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Códigos externos dos itens e associação com o código interno

Esta página mostra:

Os códigos externos dos itens são os códigos pelos quais os itens são conhecidos pelos fornecedores, clientes, etc. Quando é importado o XML de uma nota fiscal recebida, podem ser automaticamente associados aos códigos internos, atribuídos pela sua empresa, simplificando o recebimento.

O mesmo produto pode ser comprado de diferentes fornecedores, que lhe atribuem diferentes códigos, descrições e unidades de medida. Além disso, esses itens podem ser vendidos em diferentes embalagens, isto é, diferentes quantidades do código interno por unidade do código externo.

As unidades de medida interna e de um fornecedor podem ainda ter o mesmo código, e ainda assim ser diferentes. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.

Por exemplo:

  • A própria empresa usa o código interno, de estoque “00001” e descrição “Parafuso”.
  • O fornecedor A vende o mesmo parafuso, com o código 123 – Parafuso Premium, em caixas de 20 unidades.
  • O fornecedor B também o vende, como X_123 – Parafuso Gold, em caixas de 50 unidades.
  • O fornecedor C idem, com o código ABC – Parafuso, em caixas de 100 unidades.

Podemos associar os três códigos externos “123”, “X_123” e “ABC” ao mesmo código interno “00001”. Desta forma, ao comprar do fornecedor A, ou do fornecedor B, o sistema entende que se trata do mesmo item “00001 – Parafuso”.

É importado o XML da NF recebida de um fornecedor, no qual há três itens, com os respectivos códigos e descrição:

          Código   Descrição

  • XX23        Dobradiça 23mm
  • XX39        Parafuso 10cm
  • XX46        Placa Alumínio

Quando o XML é importado, e os códigos externos do fornecedor ainda não estão associados aos internos, a grade de itens da NF é exibida como na imagem abaixo, onde os dados dos itens do fornecedor foram importados, mas ainda não foram associados a itens cadastrados no MAXIPROD:

coluna código dentro da tela de notas fiscais recebidas

O código externo pode ser associado ao código interno de duas maneiras:

a) os itens ainda não foram cadastrados no MAXIPROD e o usuário gostaria de fazer o cadastro automático.

b) os itens já estão cadastrados no MAXIPROD e o usuário deseja cadastrá-los manualmente antes da importação.

A seguir, detalhamos essas duas formas:

a) Como cadastrar automaticamente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP Maxiprod?

1) Após a importação do XML, vá ao menu “Ações” > “Cadastrar automaticamente os itens sem código”.

tela Cadastrar automaticamente os itens sem código

2) Informe o grupo e o prefixo de código e clique para cadastrar. Ao final do processo, os itens estarão cadastrados e já vinculados aos códigos externos.

b) Como informar manualmente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP Maxiprod?

1) Primeiramente, entre na edição de cada um dos itens que não possuem código interno vinculado.

2) Em seguida, no campo “Código”, digite ou busque (clicando na lupa, abrindo o cadastro de itens) o código interno correspondente a esse código externo.

lupa de busca no campo código

campo descrição na tela de seleção do item

3) Se, após preencher o campo “Código”, a descrição interna do item for diferente da descrição usada pelo fornecedor, abrirá uma tela perguntando se deseja sobrescrever a descrição.

tela perguntando se deseja sobrescrever a descrição

4) Clique no botão “Salvar e fechar”. A coluna “Código” da grade de itens estará preenchida. Isto permitirá o recebimento da NF, mas, até aqui, não foi gravada no MAXIPROD a associação entre o código do fornecedor e o código interno, também conhecida como referência, ou registro da associação entre o código interno do item e o código do mesmo item, dado pela empresa externa (fornecedor ou cliente).

campo código da tela de nota fiscal recebida

5) Repita esse processo para todos os itens que não possuem um código interno vinculado.

campo código da tela de nota fiscal recebida

6) Após associar todos os itens com os seus códigos internos, preencha os demais campos relacionados ao recebimento da nota fiscal. No fim da página, clique no botão “Receber”.

7) Ao clicar em “Receber”, é exibida uma mensagem perguntando se deseja gravar a associação entre o código interno e o código externo, utilizado pelo fornecedor. Esta associação também é chamada de referência. Clique em “Sim”.

exibida uma mensagem perguntando se deseja gravar a associação entre o código interno e o código externo

São gravadas as referências. Agora, ao ser importado um XML desse fornecedor, os itens já referenciados são automaticamente associados ao código interno.

tela códigos externos dos itens

Como realizar o cadastro manual de códigos externos dos itens?

Há ainda uma outra forma de associar os códigos externos aos itens cadastrados, através da tela de “Códigos externos”:

1) Vá ao menu superior “Itens” > “Códigos externos”.

2) Clique no botão verde “Novo”, e será aberta a tela de “Novo código externo do item”.

3) Preencha os campos “Cliente/Fornecedor” (a empresa externa), “Item” (código interno),  “Código externo” (o código usado pela empresa externa para o mesmo item). O campo “Unidade de medida do fornecedor” não é de preenchimento obrigatório, sendo usado para cadastrar o fator de conversão entre as unidades interna e externa, quando tem significados diferentes, mesmo quando tem o mesmo código. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.

novo código interno do item na tela de códigos externos

5) Por fim, clique em “Salvar”. Realizada essa associação, isto é, uma vez gravado o código externo do cadastro próprio de item para a empresa externa, o reconhecimento dos respectivos itens dos XMLs seguintes da mesma empresa passa a ser automático.

Como importar códigos externos através de arquivo Excel?

O MAXIPROD permite a inclusão em massa de códigos externos de arquivos Excel:

1) Vá para”Itens” > “Códigos externos” > “Ações” > “Importar de arquivo Excel”.

inclusão em massa de códigos externos de arquivos Excel

2) Siga os passos indicados:

importar códigos externos dos itens de arquivos Excel

3) As colunas marcadas com * na planilha de importação são de preenchimento obrigatório.

4) Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando o botão “Importar”.

Como funciona a tabela de códigos externos?

A associação entre o código interno, e os códigos externos correspondentes, também chamada de referências, é armazenada na tabela de códigos externos, com as seguintes propriedades:

  • código interno do item, cadastrado nas propriedade do item
  • empresa externa (cliente ou fornecedor)
  • código externo, usado pela empresa externa
  • unidade de medida externa: a unidade de medida externa pode ter o mesmo código da unidade de medida interna, e ainda assim serem diferentes. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.
  • fator de conversão: entre a unidade de medida externa, e a unidade de medida interna, que é uma propriedade do item

No vídeo abaixo, apresentamos como cadastrar códigos externos de fornecedores no ERP MAXIPROD: