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Itens: cadastro e importação

Os itens (ou produtos), incluindo materiais e os serviços, constituem o elemento central de gestão de muitas empresas. São comprados, fabricados, movimentados, estocados e vendidos.

Veja abaixo como cadastrar itens manualmente, a partir de uma nota fiscal recebida ou por importação de planilha Excel.

Veja também:

1) Manualmente:

1.1) Acesse o menu “Itens > Itens”.

1.2) Clique no botão “Novo”. A tela de inserção de novo item se abrirá.

1.3) Preencha os dados e clique no botão “Salvar”.

tela novo item

Observação: muitas vezes há mais de um fornecedor de um item comprado. Se esses insumos, de diferentes fornecedores, são funcionalmente intercambiáveis, então devem ter um único código interno, e não um código relativo a cada fornecedor. Ou seja, a quantidade total em estoque deste código será a soma de todas as quantidades em estoque, independente do fornecedor.

2) A partir de item da nota fiscal recebida:

Ao importar o XML de uma nota fiscal com itens ainda não cadastrados, estes aparecem sem código, como mostra a imagem. Esses itens podem ser cadastrados diretamente a partir da nota fiscal recebida:

2.1) Importe o XML.  A coluna “Código”, na grade de itens, estará vazia, pois estes itens não foram identificados e também não há referência aos seus códigos externos.

2.2) Vá ao menu “Ações > Cadastrar automaticamente os itens sem código selecionados”.

2.3) É aberta uma nova janela. Selecione o “Grupo” e o “Prefixo”, caso este ainda não tenha sido cadastrado para o grupo escolhido.

2.4) Clique no botão “Cadastrar”. Será exibida uma mensagem, informando que os itens foram cadastrados com sucesso.

3) Por importação de arquivo Excel:

3.1) Acesse o menu “Itens > Itens”.

3.2) Clique no menu “Ações > Importar itens de arquivo Excel”.

3) É aberta a janela abaixo. Siga as instruções.

3.4) Baixe a planilha modelo, clicando no link do número “1”.

3.5) Abra a planilha modelo “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD”. Observações:

  • A planilha modelo é iniciada com um item já preenchido, “MALHA DE AÇO”, como exemplo.
  • As colunas cuja legenda tem um asterisco “*” são de preenchimento obrigatório.
  • O campo GRUPO deve ser preenchido com o nome de um grupo previamente cadastrado. Por exemplo, para cadastrar ou importar itens do grupo “AÇO”, é necessário cadastrar primeiro esse grupo (menu “Itens” > “Grupos”).
  • O mesmo vale para as unidades de medida, que só podem ser preenchidas com unidades já cadastradas.
  • Se as unidades de venda ou de compra são iguais à unidade principal, deixe-as em branco; somente preencha a unidade principal. Se são diferentes, preencha a coluna de unidade de conversão: “1 unidade de venda equivale a X unidades principais”.
  • Respeite o preenchimento dos nomes cadastrados para grupos e para unidades por extenso: maiúsculas caso assim estejam no cadastro; e não coloque espaços entre as letras, nem antes nem após as palavras, para evitar não-reconhecimentos.

3.6) Concluído o preenchimento da planilha, volte para o sistema, novamente na janela para importação, clique em “Selecionar…”. Procure o arquivo na sua pasta.

3.7) Clique no botão “Importar”.

3.8) O sistema gera uma planilha de retorno “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD_resultado”, idêntica à planilha importada, com os mesmos dados, além da coluna final “Resultado da Importação” que indica, a cada linha, se o item foi importado com sucesso ou o motivo de não ter sido importado.

3.9) Caso a planilha não seja importada, o usuário deve corrigir o motivo do erro (que foi apresentado na planilha de resultado da importação) e importar os dados novamente.

3.10) A imagem abaixo mostra alguns casos comuns:

Confira o vídeo completo sobre como importar o cadastro de itens via arquivo Excel:

E veja também como cadastrar grupos e itens: