ERP: o que é, como escolher o melhor ?

ERP: o que é, como escolher o melhor para sua empresa?  Um ERP é um sistema integrado de gestão empresarial.  Cuida de suas compras, estoque, vendas, fluxo de caixa, contabilidade, produção, logística e manutenção. Não apenas faz a gestão de cada uma dessas funções, mas faz com que elas conversem entre si. Além da gestão interna da empresa, o ERP se conecta com clientes, fornecedores, bancos, governo e outras organizações externas.

A seleção de um ERP é uma decisão de médio a longo prazo. A troca do ERP exige um esforço  significativo de treinamento, cadastramento, e testes  – e isso consome tempo. Portanto, evite surpresas: invista tempo e esforço na seleção. Avalie dois ou três candidatos. É claro, analise os sites na Internet, mas, se possível, faça um teste nas condições reais da sua empresa.

Seleção do ERP: principais critérios

Para reduzir os riscos e maximizar as chances de sucesso, verifique os seguintes pontos:

1. Credibilidade e capacidade do fornecedor.

Primeiro, verifique se o ERP já atende empresas do mesmo ramo da sua, ou com operações similares.  Normalmente, o site do ERP exibe uma lista de clientes. Então, solicite referências, não apenas a respeito da qualidade do produto, mas também sobre a qualidade do atendimento. Veja se a lista inclui alguns dos seus concorrentes.

2. Comercial/administrativo, ou também industrial ?

Caso sua empresa seja industrial ou de manutenção,  possivelmente usará  estrutura de produto (ficha técnica, receita),  roteiro de produção, ordens de produção, e apontamento de mão de obra. Quase todos os ERPs de grande porte disponibilizam essas funcionalidades, mas vários ERPs econômicos atendem apenas os aspectos comerciais e administrativos. Verifique.

3. Online = investimento inicial zero

Na arquitetura tradicional, o sistema roda em um servidor local, acessado através de uma rede de computadores. Esta arquitetura se justifica em empresas de grande porte, com centenas de usuários, e resulta em custos significativos, tais como a aquisição ou contratação de:

• servidor, com rede local
• sistema de gestão de banco de dados
• equipe de suporte de TI, responsável pela segurança e manutenção
• administrador do banco de dados (DBA)

Uma variante da arquitetura tradicional é a nuvem privativa, que usa um servidor na nuvem, mas mantém vários serviços locais.

Já na arquitetura online (web, nuvem) esses custos são compartilhados por muitas empresas. Não apenas os custos, mas também as responsabilidades, são transferidas para o provedor do ERP.

Outra vantagem da arquitetura online é a atualização automática de versões. Para atender a legislação, novas funcionalidades, ou correções, os ERPs online estão em constante evolução, com frequentes atualizações de versão. No caso da arquitetura online, isso implica alguns minutos fora do ar, usualmente fora dos horários de trabalho normal. O principal, é que todo o trabalho é realizado pelo provedor do ERP.

Uma questão frequentemente levantada é a segurança, que tem 2 objetivos: (a) evitar a perda de dados, através de duplicação de bancos e/ou backups e (b) impedir acessos indevidos. Na arquitetura tradicional, as medidas necessárias são de responsabilidade da própria empresa, o que pode ser complexo e caro para empresas menores. Já na arquitetura online, isto é de responsabilidade do provedor do ERP.

4. Verifique as opções de integração com outros sistemas

Um ERP deve conectar a empresa com fornecedores, clientes, bancos, vários órgãos do governo, etc.  Assim, pode emitir notas fiscais, declarações para a Receita, propostas para clientes, boletos bancários, documentos de importação/exportação, e  outros.

Alguns segmentos necessitam de integrações mais específicas. Por exemplo, a indústria mecânica pode se beneficiar da integração do ERP com ferramentas de projeto (Solidworks, Inventor, e similares).  Alguns tipos de produtos podem ser vendidos através de comércio eletrônico (“e-commerce”) ou força de vendas.  Já o comércio varejista requer de funções de ponto de venda que podem ser realizadas pelo ERP, ou através da integração com um aplicativo de PDV.

Portanto, verifique se as funcionalidades necessárias para sua empresa são realizadas pelo ERP, ou se este disponibiliza a integração com um aplicativo externo que realiza essas funcionalidades.

5. Customização ou configuração ?

Customização, ou personalização, é o desenvolvimento de uma funcionalidade por encomenda de uma empresa. Em princípio, parece uma característica positiva, mas isso pode ter um preço elevado.  O custo do desenvolvimento em si pode ser alto, pois não é diluído. Além disso, após uma customização o aplicativo passa a ser diferente do utilizado pelos demais usuários. Como consequência, a manutenção se torna mais complexa, portanto mais cara.

Configuração: os provedores de ERPs online procuram oferecê-los com um amplo conjunto de funcionalidades, que o usuário seleciona e configura de acordo com suas necessidades. É evidente que um sistema não pode atender todas as situações imagináveis, mas com a experiência no mercado chega-se a um conjunto suficiente para a grande maioria dos casos. E, quando surge uma necessidade nova, ela é analisada e, constatada a sua viabilidade econômica, é implantada e disponibilizada para todas as empresas usuárias. Uma ponto importante é a capacidade de configuração de relatórios e etiquetas pelos próprios usuários.

6. Pense a médio prazo

De forma geral, um dos principais objetivos de um empresário é crescimento. Como consequência, sua empresa terá mais pessoas, mais equipamentos, mais produtos, e processos mais variados e complexos. Portanto, assegure-se de que o ERP tem recursos para acompanhar seu crescimento.  Lembre-se que a troca de um ERP é um processo caro, em termos de tempo e esforço, além de perturbar as operações normais.

Para reduzir a necessidade de troca, não basta que o ERP atenda as necessidades atuais. É necessário que contemple o crescimento, que gerará novas necessidades a curto e médio prazo. Por exemplo:

• hoje sua empresa talvez seja do Simples, mas poderá passar a Lucro Presumido ou Real.
• hoje, sua empresa comercializa, mas amanhã pode também produzir.
• hoje, sua empresa produz integralmente seus produtos. Futuramente, poderá também produzir para terceiros ou talvez terceirizar parte de sua produção.
• hoje, sua empresa tem 5 funcionários, mas dentro de alguns anos talvez sejam 30, ou mais.

Finalmente, lembre-se do custo. Conforme vimos acima, um ERP simples demais pode limitar o desenvolvimento da empresa. Por outro lado, um ERP sofisticado demais pode quebrá-la. Portanto, assegure-se de que os custos de aquisição, de implantação e de operação sejam compatíveis com sua situação financeira. De preferência, procure um ERP com contratação flexível, e custos que acompanham o momento econômico, tanto nos períodos de crescimento, como em eventuais crises.

Ou seja, o custo deve ser proporcional aos usuários e às funcionalidades ativadas, com disponibilidade de recursos técnicos para o futuro.

Enfim, como escolher um ERP adequado?  Simule as operações da sua empresa!

Evite surpresas: teste, avalie !!!!!    Aproveite o período de avaliação gratuita disponibilizado pelo provedor do ERP online, para simular as operações de sua empresa. Quanto mais, melhor! Assim, poderá avaliar 2 pontos essenciais: o ERP em si e, não menos importante, a qualidade do suporte.  Se possível, avalie 2 ou 3 ERPs.  Naturalmente, esses testes requerem tempo e esforço, mas são um ótimo investimento. Lembre-se que, se depois da implantação é detectado um problema maior, exigindo uma troca de ERP, o tempo e esforço serão bem maiores.

Veja como um ERP pode ajudar a aumentar a eficiência no seu ramo de negócios, clicando em uma das opções abaixo:

Metal-mecânica   –   Bens de capital   –    Máquinas e equipamentos     

Eletro-eletrônica, instrumentação    –    Plásticos, papéis e embalagens

Cosmética, farmacêutica, química    –    Alimentos     

Manutenção e serviços   –   Distribuidor, atacado

Principais funcionalidades do ERP MAXIPROD

Há vários ERPs de boa qualidade; sugerimos que analise o nosso e alguns outros.  As principais funcionalidades do ERP MAXIPROD são (clique para saber mais sobre cada função):

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