ERP: o que é, como escolher o melhor?

Um ERP é um sistema integrado de gestão empresarial. Cuida de suas compras, estoque, vendas, produção, finanças, contabilidade,  etc  e faz com que estas funções conversem entre si. Por exemplo, a emissão de uma nota fiscal gera automaticamente os lançamentos contábeis.  Além disso, conecta-se  com clientes, fornecedores, bancos, etc.

Existe uma grande variedade de ERPs, com diferentes funções, capacidades, e preços. Ao mesmo tempo, cada tipo de negócio tem seus requisitos, de diferentes dimensões e complexidade.  Portanto, como encontrar o melhor ERP que atende as necessidades de sua empresa?

O que faz? Vale a pena?

Um ERP é uma ferramenta de automação da administração de sua empresa. Visa a tomada de decisões e ações de forma mais correta, rápida e econômica.

Como?

• Armazena as informações de forma centralizada, fácil de encontrar e atualizar. Por exemplo, os endereços e demais dados (localização, e-mail, telefone, compras, vendas…) de clientes e fornecedores.  Armazenando-se esses dados em um único lugar, eles podem ser buscados para todas as finalidades: pedidos, notas fiscais, e-mails, análises de crédito, transporte, etc. Qualquer alteração torna-se visível para todos os objetivos.
• Por ser um “sistema integrado” uma mesma ação atualiza vários cadastros, reduzindo o esforço e os erros. Por exemplo, a emissão de uma NF de venda:
  • calcula os impostos
  • gera a nota e demais documentos fiscais, e pode disparar o envio de uma cópia por e-mail
  • abate do estoque a mercadoria vendida
  • gera as contas a receber
  • cria os lançamentos contábeis
  • ou seja, mantém o cumprimento das rotinas e regras da empresa e da legislação, automatizando vários processos e cálculos, portanto assegurando que estes sejam feitos de forma rápida e correta.
• Ajuda a melhorar a qualidade das decisões, por exemplo, de suprimentos. O que deve ser comprado e produzido nas próximas semanas?  Vale a pena comprar lotes maiores de insumos, ou produzir lotes maiores de produtos?
• Em suma, ajuda sua empresa a fazer mais, melhor, de forma mais econômica.

Toda empresa precisa de um ERP?

Não. Isso depende da complexidade dos seus negócios. Um pipoqueiro não precisa: produz e vende poucos produtos, não fornece nota fiscal, seus processos são simples, os insumos são poucos e sua quantidade é visível.

Uma rede de varejo já é mais complexa: compra, estoca e vende vários produtos, emitindo notas fiscais. Um ERP ajuda a manter vários estoques atualizados, calcular os volumes de compras, fazer os recebimentos, automatizar a contabilidade, e gerar os documentos para a Receita.

Uma indústria, além disso, precisa selecionar fornecedores para múltiplos insumos, calcular as quantidades a comprar e a produzir, estruturar e controlar o chão de fábrica e assegurar a qualidade. Neste caso, um ERP se torna indispensável.

Principais critérios de seleção

A seleção de um ERP é uma decisão de médio a longo prazo. A troca do ERP exige esforço, tempo e dinheiro. Portanto, evite surpresas: invista tempo e esforço na seleção. Avalie dois ou três ERPs, testando-os nas condições reais da sua empresa.

Para reduzir os riscos e maximizar as chances de sucesso, verifique:

1. Credibilidade do fornecedor.

Primeiro, verifique se o ERP já atende empresas do mesmo ramo da sua, ou similares. A seguir, solicite referências, não apenas a respeito da qualidade do produto, mas também sobre o atendimento.

2. Comercial/administrativo, ou também industrial?

Se a sua empresa é industrial, usará estruturas de produto (ficha técnica, receita) e ordens de produção. No entanto, alguns ERPs econômicos atendem apenas os aspectos comerciais e administrativos. Verifique.

3. Online = sem investimento inicial

A arquitetura online dispensa a aquisição ou contratação de:

• servidor, com rede local
• sistema de gestão de banco de dados
• equipe de suporte de TI, responsável pela segurança e manutenção
• administrador do banco de dados (DBA)

Outra vantagem é a atualização automática de versões. Para atender a legislação, novos recursos e correções, os ERPs online estão em constante evolução, com frequentes atualizações de versão. No caso da arquitetura online, isso implica alguns minutos fora do ar, usualmente fora dos horários de trabalho. Mas o principal é que tudo isso é feito pelo provedor do ERP, sem ônus para a empresa.

A segurança evita a perda de dados, através de duplicação de bancos e/ou backups e impede acessos indevidos. Na arquitetura tradicional, as medidas necessárias são de responsabilidade da própria empresa, o que pode ser complexo e caro. Já na arquitetura online, isto é de responsabilidade do provedor do ERP.

4. Integração com outros sistemas

Um ERP deve conectar a empresa com fornecedores, clientes, bancos, governo, etc. Assim, pode emitir notas fiscais, declarações para a Receita, propostas para clientes, boletos bancários, documentos de importação/exportação, e outros.

Alguns segmentos requerem integrações mais específicas. Por exemplo, a indústria mecânica pode se beneficiar da integração com aplicativos CAD (Solidworks, Inventor, e similares). Alguns tipos de produtos são  vendidos através de e-commerce. Já o comércio varejista requer funções de ponto de venda.

5. Customização ou configuração?

Customização é o desenvolvimento por encomenda. Isso parece positivo, mas pode ter um preço elevado, pois não é diluído. Além disso, o ERP passa a ser diferente do utilizado pelos demais usuários, tornando a manutenção mais cara e complexa.

Configuração: os ERPs online costumam incluir um amplo conjunto de recursos, que o usuário usa de acordo com suas necessidades. É claro que um sistema não pode atender todas as situações imagináveis. Quando surge uma necessidade nova, ela é analisada e, constatada a sua viabilidade econômica, é implantada e disponibilizada para todas as empresas usuárias. Um ponto importante é a capacidade de configuração de relatórios e etiquetas pelos próprios usuários.

6. Pense a médio prazo

Assegure-se de que o ERP tenha recursos para acompanhar seu crescimento. Lembre-se de que a troca de um ERP requer tempo e esforço, além de perturbar as operações normais. Por exemplo:

• hoje sua empresa talvez seja do Simples, mas poderá passar a Lucro Presumido ou Real.
• sua empresa comercializa, mas amanhã pode também produzir.
• atualmente, sua empresa produz integralmente seus produtos. Futuramente, poderá produzir para terceiros ou terceirizar parte de sua produção.
• hoje, sua empresa tem 5 funcionários, mas dentro de alguns anos talvez sejam 30, ou mais.

Finalmente, lembre-se do custo. Um ERP simples demais pode limitar o desenvolvimento da empresa, mas um sofisticado demais também pode ser perigoso. Portanto, veja se os custos são compatíveis com sua situação financeira. De preferência, procure um ERP com contratação flexível, e custos que acompanham o momento econômico, tanto nos períodos de crescimento, como em eventuais crises.

Enfim, como escolher um ERP? Simule as operações da sua empresa!

Evite surpresas: teste, avalie! Aproveite o período de avaliação gratuita para simular as operações de sua empresa. Quanto mais, melhor! Assim, poderá avaliar 2 pontos essenciais: o ERP em si e, não menos importante, o suporte. Se possível, avalie 2 ou 3 ERPs. Naturalmente, esses testes requerem tempo e esforço, mas são um ótimo investimento. Se mais tarde detectado um problema maior, exigindo uma troca de ERP, o tempo e esforço serão bem maiores.

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