Códigos externos dos itens

Códigos externos dos itens

Os códigos externos dos itens são os códigos pelos quais esses itens são conhecidos pelos fornecedores, clientes, etc. Quando é importado o XML correspondente à nota fiscal recebida do fornecedor, os códigos externos podem ser automaticamente associados aos códigos internos dos itens, atribuídos pela sua empresa, simplificando o recebimento.

O mesmo produto pode ser comprados de diferentes fornecedores, que lhe atribuem diferentes códigos e descrições. Por exemplo:

  • Sua empresa usa o item de código “00001”  e descrição “Parafuso”.
  • O fornecedor A vende o mesmo parafuso, mas usa o código 123 – Parafuso Premium.
  • O fornecedor B também o vende, como X_123 – Parafuso Gold.
  • O fornecedor C idem, com o código ABC – Parafusos.

Podemos associar os três códigos externos “123”, “X_123” e “ABC” ao mesmo código interno “00001”. Desta forma, ao comprar do fornecedor A, ou do fornecedor B, o sistema entende que se trata do item “00001 – Parafuso”.

Exemplo:

É importado o XML da NF recebida de um fornecedor, no qual há três itens, com os respectivos códigos e descrição:

Código              Descrição

XX23     –     Dobradiça 23mm

XX39     –     Parafuso 10cm

XX46     –     Placa Alumínio

Quando o XML é importado, e os códigos externos do fornecedor ainda não estão cadastrados, a grade de itens da NF é exibida como na imagem abaixo, onde os dados dos itens do fornecedor foram importados, mas não foram associados a itens cadastrados no MAXIPROD:

O código externo pode ser associado ao código interno de duas maneiras:

a) os itens ainda não foram cadastrados no MAXIPROD e o usuário gostaria de fazer o cadastro automático.

b) os itens já estão cadastrados no MAXIPROD e o usuário deseja cadastrá-los manualmente antes da importação.

A seguir, detalhamos essas duas formas:

a) os itens ainda não foram cadastrados no MAXIPROD e desejamos seu cadastro automático:

  1. Após a importação do XML, vá ao menu Ações > Cadastrar automaticamente os itens sem código. 2018-01-31_16-40-53
  2. Informe o grupo e o prefixo de código e clique para cadastrar. Ao final do processo, os itens estarão cadastrados e já vinculados aos códigos externos.

b) os itens estão cadastrados no MAXIPROD ou desejamos cadastrá-los manualmente antes da importação:

  1. Entre na edição de cada um dos itens que não possuem código interno vinculado.
  2.  No campo “Código”, digite ou busque (clicando na lupa, abrindo o cadastro de itens) o código interno correspondente a esse código externo.

3. Se, após preencher o campo “Código”, a descrição interna do item for diferente da descrição usada pelo fornecedor, abrirá uma tela perguntando se deseja sobrescrever a descrição.

4. Clique em cod-externo-14. A coluna “Código” da grade de itens estará preenchida. Isto permitirá o recebimento da NF, mas, até aqui, não foi gravada no MAXIPROD a associação entre o código do fornecedor e o código interno, também conhecida como referência. .

5. Repita esse processo para todos os itens que não possuem um código interno vinculado.

Após associar todos os itens com os seus códigos internos, preencha os demais campos relacionados ao recebimento da nota fiscal, e clique em referenciar-custo-de-frete-9.

Ao clicar em Receber, é exibida uma mensagem perguntado se deseja gravar a associação entre o código interno e o código externo, utilizado pelo fornecedor. Clique em cod-externo-15

São gravadas as referências. Agora, ao ser importado um XML desse fornecedor, os itens já referenciados são automaticamente associados ao código interno.

Há ainda uma outra forma de associar os códigos externos aos itens cadastrados, através da tela de “Códigos externos”:

  1. Vá ao menu superior Itens > Códigos externos.

2. Para criar uma referência (associação de código interno ao código de um fornecedor), pode-se fazer uma importação por planilha Excel, ou manualmente, clicando em cod-externo-11.

3. É aberta a tela de “Novo código externo do item”.

Preencha os campos “Cliente / Fornecedor” (a empresa externa), “Item” (código interno),  “Código externo” (o código usado pela empresa externa para o mesmo item). O campo “Unidade de medida do fornecedor” não é de preenchimento obrigatório, sendo usado para cadastrar o fator de conversão entre as unidades interna e externa, quando são diferentes.

4. Clique em referenciar-custo-de-frete-17.

Feita essa associação, isto é, uma vez gravado o código externo do cadastro próprio de item para a empresa externa, o reconhecimento dos respectivos itens dos XMLs seguintes da mesma empresa será automático.

 

Como importar códigos externos de arquivo Excel?

O MAXIPROD permite a inclusão em massa de códigos externos de arquivos Excel:

1. Vá para”Itens” > “Códigos externos” > “Ações” > “Importar de arquivo Excel”.

2. Siga os passos indicados:

3. As colunas marcadas com * na planilha de importação são de preenchimento obrigatório.

4. Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando o botão .