Códigos externos dos itens e associação com o código interno

Códigos externos dos itens e associação com o código interno

Os códigos externos  são os códigos pelos quais os itens são conhecidos pelos fornecedores, clientes, etc. Quando é importado o XML de uma nota fiscal recebida, podem ser automaticamente associados aos códigos internos, atribuídos pela sua empresa, simplificando o recebimento.

O mesmo produto pode ser comprados de diferentes fornecedores, que lhe atribuem diferentes códigos, descrições e unidade de medida. Além disso, esses itens podem ser vendidos em diferentes embalagens, ie diferentes quantidades do código interno por unidade do código externo.

As unidades de medida interna e de um fornecedor podem ainda ter o mesmo código, e ainda assim ser diferentes.  Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.

Por exemplo:

  • A própria empresa usa o código interno, de estoque “00001”  e descrição “Parafuso”.
  • O fornecedor A vende o mesmo parafuso, com o código 123 – Parafuso Premium, em caixas de 20 unidades.
  • O fornecedor B também o vende, como X_123 – Parafuso Gold, em caixas de 50 unidades.
  • O fornecedor C idem, com o código ABC – Parafuso, em caixas de 100 unidades.

Podemos associar os três códigos externos “123”, “X_123” e “ABC” ao mesmo código interno “00001”. Desta forma, ao comprar do fornecedor A, ou do fornecedor B, o sistema entende que se trata do mesmo item “00001 – Parafuso”.

Exemplo:

É importado o XML da NF recebida de um fornecedor, no qual há três itens, com os respectivos códigos e descrição:

          Código   Descrição

  • XX23        Dobradiça 23mm
  • XX39        Parafuso 10cm
  • XX46        Placa Alumínio

Quando o XML é importado, e os códigos externos do fornecedor ainda não estão associados aos internos, a grade de itens da NF é exibida como na imagem abaixo, onde os dados dos itens do fornecedor foram importados, mas ainda não foram associados a itens cadastrados no MAXIPROD:

O código externo pode ser associado ao código interno de duas maneiras:

a) os itens ainda não foram cadastrados no MAXIPROD e o usuário gostaria de fazer o cadastro automático.

b) os itens já estão cadastrados no MAXIPROD e o usuário deseja cadastrá-los manualmente antes da importação.

A seguir, detalhamos essas duas formas:

a) os itens ainda não foram cadastrados no MAXIPROD e desejamos cadastrá-los automaticamente:

  1. Após a importação do XML, vá ao menu Ações > Cadastrar automaticamente os itens sem código. 2018-01-31_16-40-53
  2. Informe o grupo e o prefixo de código e clique para cadastrar. Ao final do processo, os itens estarão cadastrados e já vinculados aos códigos externos.

b) os itens estão cadastrados no MAXIPROD ou desejamos cadastrá-los manualmente antes da importação:

  1. Entre na edição de cada um dos itens que não possuem código interno vinculado.
  2.  No campo “Código”, digite ou busque (clicando na lupa, abrindo o cadastro de itens) o código interno correspondente a esse código externo.

3. Se, após preencher o campo “Código”, a descrição interna do item for diferente da descrição usada pelo fornecedor, abrirá uma tela perguntando se deseja sobrescrever a descrição.

4. Clique em cod-externo-14. A coluna “Código” da grade de itens estará preenchida. Isto permitirá o recebimento da NF, mas, até aqui, não foi gravada no MAXIPROD a associação entre o código do fornecedor e o código interno, também conhecida como referência, ou registro da associação entre o código interno do item e o código do mesmo item, dado pela empresa externa (fornecedor ou cliente).

5. Repita esse processo para todos os itens que não possuem um código interno vinculado.

Após associar todos os itens com os seus códigos internos, preencha os demais campos relacionados ao recebimento da nota fiscal, e clique em referenciar-custo-de-frete-9.

Ao clicar em Receber, é exibida uma mensagem perguntado se deseja gravar a associação entre o código interno e o código externo, utilizado pelo fornecedor. Esta associação também é chamada de referência. Clique em cod-externo-15

São gravadas as referências. Agora, ao ser importado um XML desse fornecedor, os itens já referenciados são automaticamente associados ao código interno.

Há ainda uma outra forma de associar os códigos externos aos itens cadastrados, através da tela de “Códigos externos”:

  1. Vá ao menu superior Itens > Códigos externos.
  2. Pode-se importar as associações entre códigos interno e externos através de uma planilha Excel, ou manualmente, clicando em cod-externo-11.
  3. É aberta a tela de “Novo código externo do item”.

Preencha os campos “Cliente / Fornecedor” (a empresa externa), “Item” (código interno),  “Código externo” (o código usado pela empresa externa para o mesmo item). O campo “Unidade de medida do fornecedor” não é de preenchimento obrigatório, sendo usado para cadastrar o fator de conversão entre as unidades interna e externa, quando tem significados diferentes, mesmo quando tem o mesmo código. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.

4. Clique em referenciar-custo-de-frete-17.

Feita essa associação, isto é, uma vez gravado o código externo do cadastro próprio de item para a empresa externa, o reconhecimento dos respectivos itens dos XMLs seguintes da mesma empresa é automático.

Tabela de códigos externos

A associação entre o código interno, e os códigos externos correspondentes, também chamada de referências, é armazenada na tabela de códigos externos, com as seguintes propriedades:

  • código interno do item, cadastrado nas propriedade do item
  • empresa externa (cliente ou fornecedor)
  • código externo, usado pela empresa externa
  • unidade de medida externa: a unidade de medida externa pode ter o mesmo código da unidade de medida interna, e ainda assim serem diferentes. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.
  • fator de conversão: entre a unidade de medida externa, e a unidade de medida interna, que é uma propriedade do item

Como importar códigos externos através de arquivo Excel?

O MAXIPROD permite a inclusão em massa de códigos externos de arquivos Excel:

1. Vá para”Itens” > “Códigos externos” > “Ações” > “Importar de arquivo Excel”.

2. Siga os passos indicados:

3. As colunas marcadas com * na planilha de importação são de preenchimento obrigatório.

4. Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando o botão .