Solicitações de compra

Solicitações de compra

As solicitações de compra (SCs) registram necessidades (o que, quanto, para quando e para que finalidade), sem definir o fornecedor, o preço final e outras informações.

Esta página inclui:

O processo de compra é composto de duas etapas:

  1. a SC é criada e aprovada pelo planejamento de materiais e produção, seja manualmente, ou pelo MRP.
  2. a área de compras/suprimentos solicita as cotações, seleciona o fornecedor, e lhe envia o pedido de compra.

Observação: nas solicitações e pedidos de compra deve ser usado o código interno do item, cadastrado pela própria empresa, não o código usado por cada fornecedor. No recebimento, é feito o mapeamento entre o código usado pelo fornecedor na NF recebida e no XML, e o código interno. Veja em códigos externos dos itens.

Cada solicitação de compra indica a necessidade de uma certa quantidade de um único item, para determinada data. Seu uso é interessante para empresas que dispõem de processos mais estruturados de decisão da compra, cotações e seleção de fornecedores. Em situações mais simples, a SC pode ser dispensada, criando-se diretamente o pedido de compra.

Propriedades das solicitações de compra:

  • Código: as solicitações de compra sugeridas não tem código; recebem um número quando passam para os estados A aprovar ou A comprar;
  • Item: código interno do item
  • Origem: ‘Man’: SC criada manualmente;  ’MRP’: SC criada automaticamente pelo MRP;
  • Quantidade: quantidade necessária para a data de necessidade. Quando a SC é gerada pelo MRP, este valor é inicializado pelo MRP, podendo ser editado;
  • Unidade.  Pode ser usada:
    • a unidade de estoque
    • a unidade de compra cadastrada para o item
    • outra unidade de medida; neste caso deve ser digitado o fator de conversão para a unidade de estoque.
  • Estado: cada SC pode estar em um dos seguintes estados.
    • Sugerida : antes de ser associada a um pedido de compra, a SC precisa passar para o estado “A comprar”. As SCs sugeridas são anuladas no início da execução do MRP. Pode ser tornada móvel ou fixa pelo usuário. Enquanto a SC está neste estado, seu código permanece vazio.
    • Suspensa: a SC foi criada, e deve ser considerada como atendida pelo MRP, mas não deve ser comprada. Isto é usado nos casos em que o item está na estrutura de produto, e o MRP sugere a sua compra, mas, por um motivo qualquer, o gestor decidiu que a compra não deve se efetivar.  A SC suspensa evita que, a cada execução do MRP, seja sugerida uma nova SC para a mesma necessidade.
    • A comprar: a SC deve ser convertida em pedido de compra. O MRP considera SCs nesse estado para determinação das suas sugestões. Neste estado, são consideradas duas outras variáveis:
      • QtFixa (S/N): se ‘S’, a quantidade é mostrada em vermelho, indicando que o MRP não poderá alterar automaticamente a quantidade, nem agrupar com outras solicitações de compra. Apenas SCs com QtFixa = ‘S’ podem ser convertidas em pedidos de compra. QtFixa = ‘N’ indica que a quantidade poderá se ajustar automaticamente em função, por exemplo, de alterações na demanda ou na estrutura de produto. Se a SC é criada pelo MRP, QtFixa é inicializado em ‘N’, existindo um checkbox “Fixar a quantidade”, que pode ser marcado manualmente.  Se a SC é criada manualmente, QtFixa é inicializado em ‘S’.
      • DtFixa (S/N):  se ‘S’, a quantidade e mostrada em vermelho, indicando que o MRP não poderá alterar automaticamente a data de necessidade. ‘N’ indica que o MRP ajustará a data de recebimento da SC em função de alterações na data de necessidade. Se a SC é criada pelo MRP, QtFixa é inicializado em ‘N’, existindo um checkbox “Fixar a data”, que pode ser marcado manualmente. Se QtFixa = ‘N’, então DtFixa = ‘N’, obrigatoriamente, ie se a quantidade é móvel, então a data também o será. Se a SC é criada manualmente, DtFixa é inicializado em ‘S’.
    • Comprada: toda a quantidade da SC já foi transferida para pedidos de compra. Caso sejam criados pedidos com apenas parte da quantidade da SC, o seu estado é mantido “A comprar”. Se o pedido de compra é reaberto, voltando para o estado “Digitação”, a SC é mantida “Comprada”, retornando para “A comprar” apenas quando os itens dos pedidos de compra são eliminados, ou suas quantidades reduzidas;
    • Cancelada
  • Observações: cadastrado para a SC e herdado pela PC. Este campo contém dados específicos da aquisição, sem alterar as características do item. Como exemplo, em uma SC de 1.000,00 parafusos coloca-se a observação “Embalar em caixas de 100 unidades.”, já em outra SC do mesmo item coloca-se a observação “Embalar em caixas de 200 unidades.”.
  • Perfil comprador: perfil de compra utilizado pelo usuário (comprador) que criou a SC;
  • Data de necessidade: gerada pelo MRP.  Esta data é definida no momento da criação da SC, como sendo a data de consumo do material (por uma OP, ou pedido) menos o prazo de recebimento interno (propriedade do item).
  • Data de entrega:  é copiada da data de necessidade pelo MRP, enquanto é móvel, podendo ser editada manualmente.  Se é fixa, não é alterada pelo MRP.
  • Fornecedor: em alguns casos, como por exemplo de terceirização, pode ser necessário definir o fornecedor já na SC (e não só depois, no pedido de compra), para o MRP poder determinar a quantidade dos insumos de nossa empresa já em poder do terceirizador, para abater da quantidade total de insumos necessária para a produção.
  • Finalidade: as opções de finalidade das SCs são um subconjunto das finalidades das operações fiscais, podendo ter os seguintes valores:
    • estoque (para consumo, industrialização, comercialização)
    • imobilizado
    • despesa
    • livre
  • Conta contábil: conforme  a finalidade, é selecionada uma conta contábil de um conjunto de contas contábeis associadas a essa finalidade. Se a finalidade da SC é “estoque” (ou “imobilizado”, ou “despesa”), então a seleção deve ser do conjunto de contas contábeis de finalidade “estoque” (ou “imobilizado”, ou “despesa”, respectivamente). Nesta seleção, a conta contábil deve ser inicializada com a configuração da conta contábil associada ao “tipo do item” (vide propriedades fiscais do cadastro de itens), podendo o usuário selecionar uma outra conta de finalidade estoque, imobilizado ou despesa.
  • Item do pedido de venda: este campo só é usado se  a finalidade (vide a descrição deste campo) não é “estoque”.
  • Associação com itens de pedidos de compra: as SCs tem uma relação n:n com os itens dos pedidos de compra (ITPC), ou seja, cada SC pode ser atendida por vários ITPCs, e vice-versa.  Essa relação é exibida por uma grade na tela de ITPC, que mostra as SCs atendidas pelo ITPC.
  • Centro de custos: deve ser especificado quando a conta contábil tem finalidade “imobilizado”.
  • Data de criação: data de criação da SC;
  • Dt firm: data em que a SC é tornada (QtFixa = ‘S’);
  • Orfã: quantidade não mais necessária de SCs com (QtFixa = ‘S’), calculada pelo MRP. Se (QtFixa = ‘N’), o MRP ajusta a quantidade.
  • Criador: usuário criador da SC
  • Data de cancelamento
  • Cancelador: Usuário que cancelou a SC

Ciclo típico das solicitações de compra:

Se a SC é criada pelo MRP:

  1. A SC é criada com QtFixa = ‘N’ e DtFixa = ‘N’, em estado “Sugerida”.
  2. O planejador confirma a SC, passando-a para o estado “Comprar”
  3. O planejador aprova a quantidade a comprar, tornando QtFixa = ‘S’, mas mantém a flexibilidade quanto à data da aquisição.
  4. Mais perto do prazo de aquisição, o planejador pode tornar DtFixa = ‘N’, para evitar que o MRP possa alterar a data de necessidade, mas isso não é obrigatório.
  5. A SC é transferida para um Pedido de Compra, passando-a para o estado “Comprada”.

Se a SC é criada manualmente:

  1. A SC é criada no estado “Comprar”, com QtFixa = ‘S’ e DtFixa = ‘S’.
  2. A SC é transferida para um Pedido de Compra, passando ao estado “Comprada”.

Como reservar uma solicitação de compra para um pedido de venda?

Quando se cria uma SC, é aberto um espaço para o usuário indicar o item de pedido de venda para o qual o material da SC será usado.

Se a finalidade da SC não é estoque, o valor deste espaço é gravado no campo de “Item de pedido de venda” da próprias SC. Se é de estoque, é criada uma reserva:

  • o valor não é gravado no campo “Item de pedido de venda” da SC, mas é criada uma reserva da quantidade total da SC para o item de pedido de venda;
  • se, a seguir, a quantidade da SC é editada, e a quantidade da SC era igual à quantidade da reserva, então a quantidade da reserva a acompanha automaticamente;
  • se, por outro lado, a quantidade reservada é editada diretamente através da tela de reservas, e a quantidade reservada deixa de ser igual à quantidade da SC, então uma alteração na quantidade da SC deixa de ser automaticamente refletida na quantidade da reserva.
Transferência de solicitações de compra para um item de pedido de compra

Várias SCs podem ser transferidas para um item de PC.  Uma SC pode ser transferida para um item de PC em digitação, aprovado ou emitido. As reservas acompanham a transferência, isto é, se determinada quantidade de uma SC estava reservada para um item de pedido de venda, a mesma quantidade, agora do pedido de compra, continuará reservada para o item de pedido de venda.

Como agrupar solicitações de compra sugeridas?

Frequentemente o MRP sugere diversas solicitações de compra de um mesmo produto, pois gera cada SC em função da data de sua necessidade.

Mas, se suas datas de necessidade são próximas, pode ser melhor agrupá-las, para que gerem uma única compra.

Para agrupar solicitações de compra:

  1. Após rodar o MRP ou gerar as necessidades brutas de pedidos de venda, acesse a tela de Solicitações de compra;
  2. Selecione as solicitações de compra sugeridas a agrupar ou filtre a tela conforme desejado > Ações > Agrupar selecionadas ou Agrupar filtradas:

  3. Uma vez realizada a ação, é exibida uma janela de resultados, mostrando as novas SCs com a quantidade total agrupada e/ou as solicitações que não foram agrupados:

  4. Caso haja vínculos ou reservas para as solicitações de compra agrupadas, estes serão mantidos e podem ser verificados a partir da edição do registro ou através do menu “Consultar”.

Dúvidas frequentes

Após o MRP, a data de necessidade de uma SC em estado “a comprar”, com data e quantidade não fixas, está vazia, e a quantidade é zero. Por que?

Se a necessidade desaparece, sua data e quantidade são desfixados, apesar de a SC continuar existindo.

Qual é o critério de agrupamento de SCs pelo MRP?

Veja em MRP: agrupamento e ajuste de quantidades de SCs e OPs.