NFs recebidas, importação de XML

Notas fiscais recebidas, importação de XML

O registro da NF recebida ou do respectivo arquivo XML:

  1. transfere as mercadorias compradas para o estoque;
  2. cria as contas a pagar, usadas para a gestão financeira, inclusive o fluxo de caixa.

Há 3 formas de entrada de notas fiscais: criação manual da nota, importação do ambiente nacional da Sefaz e importação do arquivo XML.

Vejamos, a seguir, as três possibilidades:

A) Criação manual de uma NF recebida

  1. Vá ao menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.
  2.  Clique em cod-externo-11.
  3.  Preencha o remetente, a operação fiscal, o número da nota, adicione os itens do pedido e forma de pagamento.

Quando clicamos em cod-externo-11 na grade de Produtos / Serviços, é aberta a janela de inserção de itens na Nota Fiscal de Recebimento.

4. Depois de preencher a Nota Fiscal, clique em referenciar-custo-de-frete-9.

B) Busca no site da Receita dos XMLs das NFs recebidas

Para buscar do ambiente nacional da Sefaz as notas fiscais emitidas contra sua empresa, acesse o menu destacado na imagem a seguir:

Observações importantes:

a) Esta importação funciona apenas com o certificado digital do tipo A1 (arquivo).

b) A Sefaz mantém as notas referentes aos últimos 3 meses.

As notas importadas entram em estado de “Digitação”, podendo ser editadas (se necessário) e recebidas, movimentando estoque e financeiro.

C) Recebimento, importação do XML da NF-e

O XML da NF-e do fornecedor pode ser importado para o ERP MAXIPROD, e associado aos respectivos pedidos de compra, onde as quantidades recebidas são registradas, item a item. Desta forma, o recebimento atualiza o estado de cada pedido de compra (não recebido, recebido parcialmente, concluído), facilitando o acompanhamento (“follow-up”) das compras.

Para importar o XML:

1. Entre no menu Compras > Notas Fiscais Recebidas.

2. Na tela de Notas Fiscais Recebidas, vá ao menu Ações > Importar XML de NF-e.

3. Selecione o arquivo XML¹ e clique em fig-19².

Uma vez conferidas as condições de pagamento e os impostos, a NF recebida é confirmada, e:

  • são geradas movimentações para o estoque, lote a lote.
  • se o item for “Estocagem com lote”, então é associado um número a cada lote, que pode ser impresso em etiquetas.
  • são automaticamente geradas as contas a pagar, refletindo as condições de pagamento, inclusive adiantamentos. Estas contas a pagar “reais” substituem as previsões geradas na emissão do pedido de compra.
  • são registrados os créditos e retenções de impostos.
  • são gerados os lançamentos contábeis da operação.

Se os códigos dos itens do seu fornecedor, no XML, não estão vinculados aos códigos do MAXIPROD, vide Código Externo.

Observação: quando se importa o XML de uma NFR, e a NCM ainda não está definida, ela é importada, mas ainda não no estado “Aprovada”.

Importar XML de CT-e

O XML de CT-e também pode ser importado na tela de notas fiscais recebidas. Porém, como em uma nota de frete não temos um produto informado no XML, será necessário fazer algumas configurações:

  1. Primeiro, crie um item, em seu cadastro de produtos, que será utilizado para representar o serviço de Frete. Para isso:
    1. Vá no menu Itens > Itens.
    2. Clique em cod-externo-11.
    3. Informe uma descrição que irá auxliar na busca do produto, por exemplo, “FRETE”. 
  2. Feito o cadastro do item FRETE, vamos preencher uma configuração da importação de CT-e, na qual informaremos ao sistema que sempre ao importar um CT-e, deverá utilizar como item o produto que cadastramos no passo anterior. Vá no menu Roda dentada > Configurações.
  3. Na tela de configurações, expanda as configurações de CT-e. 
  4. No campo “Item para importação de XML de CT-e”, busque pelo item cadastrado no passo 1.
  5. Feitas as configurações anteriores, podemos importar o XML de CT-e normalmente, para isso:
    1. Vá no menu Compras > Notas fiscais recebidas.
    2. Menu Ações > Importar XML de NF-e/CT-e.
    3. Selecione o arquivo XML do CT-e e clique em.                                             

Vinculação automática com itens do pedido de compra

Se algum dos itens da nota fiscal recebida não está vinculado com pedido de compra, o MAXIPROD exibe um aviso como o abaixo:

Aviso sobre a existência de itens sem vínculo com pedido de compra

Ao clicar no texto clique aqui ou no menu Ações > Vincular itens com pedido de compra é exibida a seguinte janela.

Janela vincular itens com pedido de compra

Após selecionar o pedido de compra, o MAXIPROD procura itens do pedido de compra correspondentes aos da nota fiscal, na seguinte sequência:

  1. Itens da nota fiscal que possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra do mesmo produto/serviço, mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.
  2. Itens da nota fiscal que não possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra com o mesmo valor unitário, a mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.

Vide também Códigos externos dos itens.