Balancete contábil e razão

Balancete e razão

O balancete e o livro razão, da mesma forma que a DRE, são montados automaticamente a partir dos lançamentos contábeis que, por sua vez, são em grande parte criados automaticamente a partir dos pagamentos, movimentações de estoque, emissão e recebimento de notas fiscais.

Balancete contábil

O balancete é um instrumento de controle interno, que mostra o estado financeiro da empresa e a evolução de seu balanço patrimonial.

Para consultá-lo, vá ao menu Contabilidade > Balancete contábil.

Defina o período (Data …. a ….):

O balancete tem as seguintes colunas:

  • Código, classificação e descrição: as contas são ordenadas da mesma forma que o plano de contas, eventualmente com os filtros definidos no cabeçalho da grade.
  • Saldo inicial: valor acumulado (créditos – débitos na conta) até a data inicial.
  • Débitos: soma dos débitos na conta, no período
  • Créditos: soma dos créditos na conta, no período
  • Saldo final= saldo inicial + débitos – créditos
O balancete contábil possui algumas ferramentas que auxiliam a análise dos dados. São elas:

Apresentamos, a seguir, cada uma dessas ferramentas e sua utilização na análise financeira de um empresa:

Balancete auxiliar de uma conta contábil, por cliente/fornecedor

O balancete auxiliar por cliente/fornecedor mostra os lançamentos contábeis em uma única conta contábil, e a empresa geradora de cada lançamento.

Isto permite, por exemplo, justificar o total da conta fornecedores, detalhando cada lançamento por fornecedor e por nota fiscal ou conta a pagar, além de apresentar os saldos iniciais de cada fornecedor.

Exemplo:

  1. O saldo inicial da conta de fornecedores é R$38.414,95. Durante o período analisado, nossa empresa pagou R$10.089,23 a fornecedores e contraiu R$2.209,06 com novos compromissos.
  2. Analisamos esta conta, mostrando os fornecedores aos quais fizemos pagamentos, e com os quais adquirimos novos compromissos. Na tela de balancete, selecionamos a conta Fornecedores e clicamos em Consultar > Balancete auxiliar por cliente/fornecedor.

  3. É aberta a tela de “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor” já filtrada pela conta selecionada.

  4. Cada seção desta tela mostra um fornecedor com o qual a empresa possui obrigações de pagamento pagas ou a pagar.
  5. Com o fornecedor Caradhras madeireira nossa empresa possui um saldo inicial, em créditos (obrigações a pagar), de R$36.694,87. Estes R$36.694,87 estão divididos em 4 parcelas da NF 452 em aberto .
  6. Em maio, foi paga a parcela 4 da NF 452, de R$9.173,71.
  7. Como consequência, o saldo do fornecedor Caradhras madeireira, passou para R$27.521,16.
  8. Em junho, a parcela 4 da NF 452 não é mais exibida, pois foi quitada, e o saldo inicial passa a ser igual ao saldo final de maio:
  9. Devido às movimentações financeiras de maio, o saldo da conta fornecedores passou para R$30.534,78. Ou seja, nossa empresa reduziu suas obrigações com fornecedores de R$38.414,95 para R$30.534,78.

O “Balancete por cliente/fornecedor” também pode ser acessada a partir do menu Contabilidade > Balancete por cliente/fornecedor.

Razão

O livro Razão exibe todos os lançamentos feitos em uma conta contábil, em um determinado período, totalizando os créditos e os débitos da conta e o saldo final. Dessa forma, o Razão permite analisar o detalhamento dos totais de créditos e débitos das contas do balancete.

Vejamos um exemplo:

  1. O Balancete mostra as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).

  2. Vejamos a que se referem estes débitos e créditos da conta bancária no período de maio. Para isso, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Razão.
  3. A tela do Razão é aberta, já filtrada pela conta selecionada.

  4. A coluna histórico exibe a descrição do lançamento contábil, e as linhas do Razão mostram a evolução do saldo da conta.
  5. Nota-se que o resultado das entradas e saídas do razão, no valor de R$53.556,91, é o saldo final exibido no balancete.

O Razão também pode ser consultado a partir do menu Contabilidade > Razão.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) permite uma análise mais detalhada das origens e destinos dos lançamentos de receitas e despesas. Ou seja, para qual conta contábil foi feito um pagamento, ou de qual fonte a receita foi gerada.

Por exemplo, quando analisamos o balancete e notamos que a conta”Caixa” tem R$20.000 em créditos e R$33.000 em débitos, além de analisarmos quais foram as notas fiscais e empresas responsáveis por esses valores, podemos também ver as origens e destinos do dinheiro: conta de luz, salários, venda de fabricação própria, rendimentos financeiros, receitas por prestação de serviços, etc.

Vejamos um exemplo:

  1. Na tala do Balancete, ocorreram as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
  2. Para ver os tipos de despesa em que gastamos o nosso dinheiro, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).

  3. O demonstrativo é aberto já filtrando pela conta selecionada.

  4. As colunas “Código”, “Classificação” e “Descrição” identificam a conta de origem ou destino da movimentação financeira: pagamento de conta de luz, salários, segurança, despesas bancárias, receita de venda de produtos de fabricação própria, etc.

  5. As colunas “Débito” e “Crédito” apresentam os valores movimentados em cada linha lançada. Os saldos finais de débito e crédito são os mesmos da tela de balancete: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
  6. A coluna histórico identifica o registro de origem ou destino foi originado o lançamento: conta manual, nota, adiantamento, etc.
  7. A coluna pedido de venda é preenchida quando a nota faturada está vinculada a um pedido de venda.

Pode-se também consultar o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) a partir do menu Contabilidade > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).

 

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) exibe as mesmas informações que o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico), mas cada linha apresenta o total de lançamentos em cada conta. Ou seja, se houve três lançamentos de pagamento de Tarifas bancárias, cada um de R$ 150,00, haverá apenas uma linha referente à conta Tarifas bancárias com o total de R$450,00.

Exemplo:

  1. Na seção anterior, foi analisada a conta Banco do Brasil a partir do Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico). A tela desse demonstrativo exibia 37 linhas.
  2. Agora, na tela do Balancete, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético).

  3. Agora, ao invés de 37 linhas, são exibidas somente 9.

  4. Isso acontece porque os lançamentos foram agrupados por conta contábil. Se havia 20 recebimentos resultantes de receitas de vendas, é agora exibida apenas uma linha com o seu total:
  5. Ou seja, cada linha do Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) representa uma conta contábil com um ou mais lançamentos durante o período analisado.

Balancete por centro de custos

O balancete por centro de custos apresenta os lançamentos contábeis vinculados a centros de custos em um período, ordenados por centros de custos.  Neste caso, as duas primeiras colunas, Cód e Classificação, se referem a centros de custos, não a contas contábeis.

Para consultar o balancete por centro de custos, vá ao menu Contabilidade > Balancete por centro de custos.