Balancete contábil e razão

O balancete e o livro razão, da mesma forma que a DRE, são montados automaticamente a partir dos lançamentos contábeis que, por sua vez, são em grande parte criados automaticamente a partir dos pagamentos, movimentações de estoque, emissão e recebimento de notas fiscais.

Balancete contábil

O balancete é um instrumento de controle interno, que mostra o estado financeiro da empresa e a evolução de seu balanço patrimonial.

Para consultá-lo, vá ao menu Contabilidade > Balancete contábil.

Defina o período (Data …. a ….):

• Código, classificação e descrição: as contas são ordenadas da mesma forma que o plano de contas, eventualmente com os filtros definidos no cabeçalho da grade.
• Saldo inicial: valor acumulado (créditos – débitos na conta) até a data inicial.
• Débitos: soma dos débitos na conta, no período
• Créditos: soma dos créditos na conta, no período
• Saldo final = saldo inicial + débitos – créditos

O balancete auxiliar por cliente/fornecedor mostra os lançamentos contábeis em uma única conta contábil, e a empresa geradora de cada lançamento.

Isto permite, por exemplo, justificar o total da conta fornecedores, detalhando cada lançamento por fornecedor e por nota fiscal ou conta a pagar, além de apresentar os saldos iniciais de cada fornecedor.

Exemplo:

1. O saldo inicial da conta de fornecedores é R$38.414,95. Durante o período analisado, nossa empresa pagou R$10.089,23 a fornecedores e contraiu R$2.209,06 com novos compromissos.
2. Analisamos esta conta, mostrando os fornecedores aos quais fizemos pagamentos, e com os quais adquirimos novos compromissos. Na tela de balancete, selecionamos a conta Fornecedores e clicamos em Consultar > Balancete auxiliar por cliente/fornecedor.

   

3. É aberta a tela de “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor” já filtrada pela conta selecionada.

   

4. Cada seção desta tela mostra um fornecedor com o qual a empresa possui obrigações de pagamento pagas ou a pagar.
5. Com o fornecedor Caradhras madeireira nossa empresa possui um saldo inicial, em créditos (obrigações a pagar), de R$36.694,87. Estes R$36.694,87 estão divididos em 4 parcelas da NF 452 em aberto .
6. Em maio, foi paga a parcela 4 da NF 452, de R$9.173,71.
7. Como consequência, o saldo do fornecedor Caradhras madeireira, passou para R$27.521,16.
8. Em junho, a parcela 4 da NF 452 não é mais exibida, pois foi quitada, e o saldo inicial passa a ser igual ao saldo final de maio:
9. Devido às movimentações financeiras de maio, o saldo da conta fornecedores passou para R$30.534,78. Ou seja, nossa empresa reduziu suas obrigações com fornecedores de R$38.414,95 para R$30.534,78.

O “Balancete por cliente/fornecedor” também pode ser acessada a partir do menu Contabilidade > Balancete por cliente/fornecedor.

Razão

O livro Razão exibe todos os lançamentos feitos em uma conta contábil, em um determinado período, totalizando os créditos e os débitos da conta e o saldo final. Dessa forma, o Razão permite analisar o detalhamento dos totais de créditos e débitos das contas do balancete.

Vejamos um exemplo:

1. O Balancete mostra as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).

   

2. Vejamos a que se referem estes débitos e créditos da conta bancária no período de maio. Para isso, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Razão.
3. A tela do Razão é aberta, já filtrada pela conta selecionada.

   

4. A coluna histórico exibe a descrição do lançamento contábil, e as linhas do Razão mostram a evolução do saldo da conta.
5. Nota-se que o resultado das entradas e saídas do razão, no valor de R$53.556,91, é o saldo final exibido no balancete.

O Razão também pode ser consultado a partir do menu Contabilidade > Razão.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) permite uma análise mais detalhada das origens e destinos dos lançamentos de receitas e despesas. Ou seja, para qual conta contábil foi feito um pagamento, ou de qual fonte a receita foi gerada.

Por exemplo, quando analisamos o balancete e notamos que a conta “Caixa” tem R$20.000 em créditos e R$33.000 em débitos, além de analisarmos quais foram as notas fiscais e empresas responsáveis por esses valores, podemos também ver as origens e destinos do dinheiro: conta de luz, salários, venda de fabricação própria, rendimentos financeiros, receitas por prestação de serviços, etc.

Vejamos um exemplo:

1. Na tela do Balancete ocorreram as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
2. Para ver os tipos de despesa em que gastamos o nosso dinheiro, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).

   

3. O demonstrativo é aberto já filtrando pela conta selecionada.

   

4. As colunas “Código”, “Classificação” e “Descrição” identificam a conta de origem ou destino da movimentação financeira: pagamento de conta de luz, salários, segurança, despesas bancárias, receita de venda de produtos de fabricação própria, etc.

   

5. As colunas “Débito” e “Crédito” apresentam os valores movimentados em cada linha lançada. Os saldos finais de débito e crédito são os mesmos da tela de balancete: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
6. A coluna histórico identifica o registro de origem ou destino foi originado o lançamento: conta manual, nota, adiantamento, etc.
7. A coluna pedido de venda é preenchida quando a nota faturada está vinculada a um pedido de venda.

Pode-se também consultar o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) a partir do menu Contabilidade > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).

Balancete por centro de custos

O balancete por centro de custos apresenta os lançamentos contábeis vinculados a centros de custos em um período, ordenados por centros de custos. Neste caso, as duas primeiras colunas, Cód e Classificação, se referem a centros de custos, não a contas contábeis.

Para consultar o balancete por centro de custos, vá ao menu Contabilidade > Balancete por centro de custos.