Balancete e razão
O balancete e o livro razão, da mesma forma que a DRE, são montados automaticamente a partir dos lançamentos contábeis que, por sua vez, são em grande parte criados automaticamente a partir dos pagamentos, movimentações de estoque, emissão e recebimento de notas fiscais.
Balancete contábil
O balancete é um instrumento de controle interno, que mostra o estado financeiro da empresa e a evolução de seu balanço patrimonial.
Para consultá-lo, vá ao menu Contabilidade > Balancete contábil.
Defina o período (Data …. a ….):
O balancete tem as seguintes colunas:
- Código, classificação e descrição: as contas são ordenadas da mesma forma que o plano de contas, eventualmente com os filtros definidos no cabeçalho da grade.
- Saldo inicial: valor acumulado (créditos – débitos na conta) até a data inicial.
- Débitos: soma dos débitos na conta, no período
- Créditos: soma dos créditos na conta, no período
- Saldo final = saldo inicial + débitos – créditos
- Balancete auxiliar por cliente/fornecedor
- Razão
- Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)
- Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)
Apresentamos, a seguir, cada uma dessas ferramentas e sua utilização na análise financeira de um empresa:
Balancete auxiliar de uma conta contábil, por cliente/fornecedor
O balancete auxiliar por cliente/fornecedor mostra os lançamentos contábeis em uma única conta contábil, e a empresa geradora de cada lançamento.
Isto permite, por exemplo, justificar o total da conta fornecedores, detalhando cada lançamento por fornecedor e por nota fiscal ou conta a pagar, além de apresentar os saldos iniciais de cada fornecedor.
Exemplo:
- O saldo inicial da conta de fornecedores é R$38.414,95. Durante o período analisado, nossa empresa pagou R$10.089,23 a fornecedores e contraiu R$2.209,06 com novos compromissos.
- Analisamos esta conta, mostrando os fornecedores aos quais fizemos pagamentos, e com os quais adquirimos novos compromissos. Na tela de balancete, selecionamos a conta Fornecedores e clicamos em Consultar > Balancete auxiliar por cliente/fornecedor.
- É aberta a tela de “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor” já filtrada pela conta selecionada.
- Cada seção desta tela mostra um fornecedor com o qual a empresa possui obrigações de pagamento pagas ou a pagar.
- Com o fornecedor Caradhras madeireira nossa empresa possui um saldo inicial, em créditos (obrigações a pagar), de R$36.694,87. Estes R$36.694,87 estão divididos em 4 parcelas da NF 452 em aberto .
- Em maio, foi paga a parcela 4 da NF 452, de R$9.173,71.
- Como consequência, o saldo do fornecedor Caradhras madeireira, passou para R$27.521,16.
- Em junho, a parcela 4 da NF 452 não é mais exibida, pois foi quitada, e o saldo inicial passa a ser igual ao saldo final de maio:
- Devido às movimentações financeiras de maio, o saldo da conta fornecedores passou para R$30.534,78. Ou seja, nossa empresa reduziu suas obrigações com fornecedores de R$38.414,95 para R$30.534,78.
O “Balancete por cliente/fornecedor” também pode ser acessada a partir do menu Contabilidade > Balancete por cliente/fornecedor.
Razão
O livro Razão exibe todos os lançamentos feitos em uma conta contábil, em um determinado período, totalizando os créditos e os débitos da conta e o saldo final. Dessa forma, o Razão permite analisar o detalhamento dos totais de créditos e débitos das contas do balancete.
Vejamos um exemplo:
- O Balancete mostra as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
- Vejamos a que se referem estes débitos e créditos da conta bancária no período de maio. Para isso, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Razão.
- A tela do Razão é aberta, já filtrada pela conta selecionada.
- A coluna histórico exibe a descrição do lançamento contábil, e as linhas do Razão mostram a evolução do saldo da conta.
- Nota-se que o resultado das entradas e saídas do razão, no valor de R$53.556,91, é o saldo final exibido no balancete.
O Razão também pode ser consultado a partir do menu Contabilidade > Razão.
Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)
O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) permite uma análise mais detalhada das origens e destinos dos lançamentos de receitas e despesas. Ou seja, para qual conta contábil foi feito um pagamento, ou de qual fonte a receita foi gerada.
Por exemplo, quando analisamos o balancete e notamos que a conta “Caixa” tem R$20.000 em créditos e R$33.000 em débitos, além de analisarmos quais foram as notas fiscais e empresas responsáveis por esses valores, podemos também ver as origens e destinos do dinheiro: conta de luz, salários, venda de fabricação própria, rendimentos financeiros, receitas por prestação de serviços, etc.
Vejamos um exemplo:
- Na tela do Balancete ocorreram as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
- Para ver os tipos de despesa em que gastamos o nosso dinheiro, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).
- O demonstrativo é aberto já filtrando pela conta selecionada.
- As colunas “Código”, “Classificação” e “Descrição” identificam a conta de origem ou destino da movimentação financeira: pagamento de conta de luz, salários, segurança, despesas bancárias, receita de venda de produtos de fabricação própria, etc.
- As colunas “Débito” e “Crédito” apresentam os valores movimentados em cada linha lançada. Os saldos finais de débito e crédito são os mesmos da tela de balancete: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).
- A coluna histórico identifica o registro de origem ou destino foi originado o lançamento: conta manual, nota, adiantamento, etc.
- A coluna pedido de venda é preenchida quando a nota faturada está vinculada a um pedido de venda.
Pode-se também consultar o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) a partir do menu Contabilidade > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).
Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)
O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) exibe as mesmas informações que o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico), mas cada linha apresenta o total de lançamentos em cada conta. Ou seja, se houve três lançamentos de pagamento de Tarifas bancárias, cada um de R$ 150,00, haverá apenas uma linha referente à conta Tarifas bancárias com o total de R$450,00.
Exemplo:
- Na seção anterior, foi analisada a conta Banco do Brasil a partir do Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico). A tela desse demonstrativo exibia 37 linhas.
- Agora, na tela do Balancete, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético).
- Agora, ao invés de 37 linhas, são exibidas somente 9.
- Isso acontece porque os lançamentos foram agrupados por conta contábil. Se havia 20 recebimentos resultantes de receitas de vendas, é agora exibida apenas uma linha com o seu total:
- Ou seja, cada linha do Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) representa uma conta contábil com um ou mais lançamentos durante o período analisado.
Balancete por centro de custos
O balancete por centro de custos apresenta os lançamentos contábeis vinculados a centros de custos em um período, ordenados por centros de custos. Neste caso, as duas primeiras colunas, Cód e Classificação, se referem a centros de custos, não a contas contábeis.
Para consultar o balancete por centro de custos, vá ao menu Contabilidade > Balancete por centro de custos.
Assista ao vídeo com o tutorial completo: