Estoque e movimentações

Estoque e movimentações no ERP MAXIPROD

O estoque e as movimentações são os elementos centrais da gestão de materiais.

As principais informações do estoque de um item são o código, a quantidade, a propriedade e a localização (“em poder de”).  Além disso, dependendo do tipo de estocagem, registram-se também o lote, o número de série, e outras informações de rastreabilidade.  Todas as alterações de estoque são realizadas através de movimentações, que também são registradas.

O estoque conferido em determinada data é denominado “inventário”.  Somando as movimentações a partir de um inventário, podemos conhecer o estoque de qualquer item, em qualquer data.

Veja também:

Propriedades do estoque

O estoque é uma lista de registros com as seguintes informações principais:

  • Código
  • Descrição
  • Quantidade, expressa na unidade de estoque do item, que pode ser diferente das unidades de compra ou venda
  • Estoque: apelido da conta contábil que representa a situação contábil do estoque (almoxarifado, em elaboração, expedição, etc…). Estes apelidos são definidos para as contas contábeis cujo checkbox “Pode ser usado em movimentações de estoque” está marcado.
  • Valor
  • Tipo:
    • Normal: estoque normal, não em elaboração. O campo ‘OP/OM’ não é preenchido.
      • Os 3 tipos a seguir são relativos a Ordens de Produção ou de Manutenção. O campo ‘OP/OM’ é preenchido.
    • Produção: estoque em elaboração pela OP/OM, recebe o valor dos insumos que agregam valor diretamente à produção ou ao conserto. No caso de Ordem de Produção, o item constante do estoque é o item em elaboração. No caso de Ordem de Manutenção, o item não é o objeto da manutenção (vide “Objeto”, abaixo), mas sim um item como “Troca de óleo”, “Balanceamento”, ou “Inspeção de 1 ano”.
    • Consumido: registros que recebem os itens consumidos pela OP/OM, mas não incorporados ao valor do registro do tipo ‘Produção’ da OP/OM. Exemplo: peças vendidas separadamente, ou de propriedade de terceiros (usado pelo fornecedor de terceirização), que constam na NF como venda separada, ou devolução fiscal.  A OP/OM para a qual o insumo foi baixado é identificada no registro de estoque.
    • Objeto de manutenção: registro de estoque que contém o equipamento sob manutenção, identificado na tabela de lotes registrados, pelo número de série, lote interno e/ou lote do fabricante.
  • Ordem de produção ou de manutenção: identificação da OP/OM, se o estoque for do tipo Produção, Consumido ou Objeto.
  • Quantidade reservada para determinado item de pedido de venda, se houver reservas para um único item de pedido de venda
  • Qualidade: nível de qualidade do material no registro de estoque. Valores padrão: OK, NOK, NI (não inspecionado).
  • Lote registrado: apontador para um registro da tabela de lotes registrados, que contém dados tais como o fabricante, número de série, número do lote de fabricação, a data de fabricação, reanálise, etc. Vários registros de estoque podem apontar para o mesmo lote registrado. Estes dados são ou não armazenados em função da forma de estocagem  selecionada no cadastro do item. Ou seja, dependendo da forma de estocagem do item, este campo pode permanecer vazio, como por exemplo no caso de itens como rebites ou lápis, que não requerem informações de rastreabilidade. A um lote registrado pode ser associado um boletim de inspeção.
  • Lote interno: quando um item tem estocagem “por lote interno”, é criado um número de lote a cada item recebido, ou OP. Neste caso, não é criado um registro na tabela de lotes registrados.
  • Em poder de: empresa em cujo poder se encontra o material. Exemplo: estoque em poder de terceiros. “Obras” (construção e montagem): cada obra deve ser considerada como uma própria empresa (em geral, uma obra tem um CNPJ) . Em termos de estoque, movimentações e MRP os materiais devem ser considerados como “Em poder” da obra.
    Para uma empresa ter obras, ela teria que ser considerada como multi-CNPJ.
  • De propriedade de: empresa proprietária do material.  Exemplo: estoque de terceiros, em nosso poder.
  • Endereço de estoque: dependendo da forma de controle de estoques, pode ser necessária a localização por endereços de estoque, por exemplo: “prateleira A”; “Freezer Y”; “Almoxarifado escritório”, etc.  Itens de mesmo código podem ser estocados em diferentes endereços.
  • Apelido da conta contábil do estoque: aponta para uma conta contábil que tem o checkbox  “Pode ser usada em movimentação de estoque” marcado. Essas contas tem um apelido para facilitar o uso por não-contadores.
  • Separador: código do separador (contentor, unitizador) que contém este material.

Movimentações de estoque

As movimentações são registradas quando ocorrem, em geral automaticamente. O registro das movimentações permite a rastreabilidade.

Exemplos:

  • recebimento de material de fornecedor, através da leitura do arquivo XML da NF recebida
  • estocagem
  • transferência para a expedição
  • venda: transferência para cliente pela emissão da NF de saída
  • baixa de insumos para ordens de produção

As movimentações de material podem ocorrer entre os seguintes tipos de locais:

  • Entrada (ie fora da empresa)
  • Estoque
  • Insumo de OP (operação)
  • Produto de OP
  • Saída (ie para fora da empresa)

Entre esses tipos de locais, podem ocorrer várias combinações de origem e destino, tais como:

  • de Entrada para Estoque
  • de Estoque para Saída
  • de Estoque para Estoque
  • de Estoque para Insumo de OP
  • de Produto de OP para Estoque
  • estorno/devolução de cada uma dessas movimentações
  • de SC para PC há movimentação
  • de NFR para PC, e de PV para NFS não há movimentações
  •  PCs e PVs podem aparecer nas movimentações, como informação, mas não como origem ou destino

Principais propriedades das movimentações de estoque

  • Item
  • Data e hora da movimentação
  • Quantidade movimentada, expressa na unidade de medida interna do item
  • Movimentação primária ou secundária: esta propriedade é relativa ao custeio. Se o checkbox Fixar o valor desta movimentação está marcado, então a movimentação é primária, isto é, não buscado do estoque de origem da movimentação.
  • Valor:  se a movimentação é primária, o valor é buscado de um documento, como por exemplo uma nota fiscal de compra. Se é secundária, o valor é o do estoque de origem.
  • Origem: pode ser um registro de estoque, um item de pedido de compra, uma ordem de produção (como produto), etc.
  • Destino: pode ser um registro de estoque, uma ordem de produção (como insumo), uma nota fiscal de saída, etc.
  • Contas contábeis de crédito e de débito
  • Centros de custos de crédito e de débito
  • Lote interno
  • Lotes registrados de origem e de destino
  • Qualidades de origem e de destino

Emissão de NFs (saída ou recebida) com ou sem estocagem

O fato de haver ou não movimentações e estocagem na emissão de NFs de saída ou recebida depende:

a) da configuração de estoque ‘Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque’: se estiver desligada, não há movimentação de estoque.

b) da configuração “Usa contabilidade”

c) se as configurações “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” e “Usa contabilidade” estiverem ligadas, então depende da Finalidade da Operação fiscal. Se esta não for “Estoque”, então não há movimentação de estoque.

d) se a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” e “Usa contabilidade” estiverem ligadas, e a Finalidade da Operação fiscal for “Estoque”, haverá movimentação se o checkbox “Movimenta estoque” da Operação fiscal estiver ligado.

e) se a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” estiver ligada e a configuração “Usa contabilidade” estiver desligada, haverá movimentação se o checkbox “Movimenta estoque” da Operação fiscal estiver ligado, independente da Finalidade (que não aparecerá porque a configuração “Usa contabilidade” está desligada).

As instruções abaixo assumem que o usuário esteja na página de estoque, que pode ser acessada através do menuEstoque -> Estoque da página inicial.

Como criar movimentações:

A tela de movimentações é principalmente um histórico. A única operação possível nesta tela é o estorno da movimentação apontada.

Qualquer nova movimentação é feita a partir da tela de estoque.

Como inspecionar:

Para inspecionar um lote:

  1. Na grade de estoque, selecione o registro desejado e clique no menu Ações -> Inspecionar;
  2. Altere os dados pertinentes, por exemplo, a qualidade de NI para OK e em seguida clique no botão [Salvar].

 

Como dar entrada manual no estoque, sem NF:

Vide Entrada e saída manual no estoque.

Vamos colocar 50 kg de madeira no estoque, seguindo o procedimento mostrado abaixo.

 

TelaSelecionarCadastrarClicar
Grade de estoqueMenu interno Operações > Entrada manual no estoque
Tela de Acerto de estoque- Item
- quantidade
- os demais campos são opcionais
Salvar
Grade de estoque

Como dar saída manual do estoque

  1. Na grade de estoque, selecione o registro desejado;
  2. Clique no menu Ações -> Nova saída manual;
  3. Informe a quantidade que deseja diminuir do estoque e clique em [Salvar].

Como ajustar a quantidade do estoque

  1. Clique no ícone lápis do registro desejado, ou selecione um registro e clique no menu Ações -> Acerto de estoque;
  2. Preencha o campo quantidade: para aumentar ou diminuir o estoque informe valores positivos ou negativos, respectivamente.
    • Opcionalmente você pode preencher o campo quantidade final, e a quantidade da movimentação será preenchida automaticamente.
  3. Clique no botão [Salvar].