Formas de estocagem e rastreabilidade

Formas de estocagem e rastreabilidade

A  forma de estocagem é uma propriedade de cada código de item cadastrado, que define:

  • a forma de acumulação do material nos registros de estoque
  • a existência de um registro na tabela de lotes registrados com informações adicionais sobre o lote, tais como o fabricante, a data de fabricação, e a data de vencimento de cada lote ou número de série.

A estocagem pode ser feita de 4 formas:

1. Estocagem por fabricante e lote do fabricante (produtos químicos, cosméticos, farmacêuticos, visando rastreabilidade)

A estocagem pelo lote do fabricante identifica os registros do estoque pelo lote do fabricante do material. Este tipo de estocagem utiliza a tabela de lotes registrados, onde são informados o fabricante, as datas de fabricação, vencimento, reanálise e outras observações.

O usuário informa o fabricante e o lote, no momento de entrada do material, seja uma entrada manual, ordem de produção ou nota fiscal. No caso da ordem de produção, a propriedade “fabricante” é inicializada com a própria empresa, e o lote do fabricante é inicializado com o lote interno, podendo ser editado antes da conclusão. Sempre que algum material entra no estoque, pode-se criar um novo lote, ou atribuir-lhe um lote já registrado no passado. O usuário também pode preencher as datas de fabricação, vencimento e reanálise na entrada do material, ou editar estas informações no lote registrado posteriormente.

  • é criada uma linha na tabela de “lotes registrados”, visando armazenar propriedades comuns ao lote, tais como as propriedades ANVISA. Essa linha pode ser apontada por sucessivos boletins de inspeção (BIs), mantendo um histórico de qualidade.
  • na tabela de estoque, as quantidades recebidas podem ser mantidas em registros independentes, ou acumuladas conforme o fabricante e lote do fabricante. No caso mais comum haverá apenas um recebimento por lote de um fabricante. Não obstante, a priori as quantidades recebidas serão mantidas em registros separados de estoque, podendo ser acumuladas por lote de fabricante, por configuração ou manualmente. Quando são acumuladas, a quantidade dos lote “adicionado” é somada à do lote já existente.

2. Estocagem por número de série do fabricante

3. Estocagem por código de item (sem rastreabilidade)

  • O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, em função apenas do código, a localização e a qualidade, independente da NF recebida, da OP interna que produziu, do lote do fabricante ou número de série.
  • Ao receber este item por uma NF, entrada manual, ou conclusão de OP, não há qualquer campo de lote a preencher
  • Não são criados registros, portanto não são armazenadas informações relevantes na tabela de “lotes registrados”
  • A qualidade é registrada na tabela de estoque.
  • As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para uma etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP.

4. Estocagem por lote interno: acumulado no estoque por item da nota fiscal ou ordem de produção de origem

  • Não há qualquer campo de lote a preencher, mas o sistema gera automaticamente um número de lote interno.
  • O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, se tiver o mesmo código de lote interno, ie se for originário de um mesmo item de nota fiscal recebida ou ordem de produção.
  • As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para a etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP
  • Não são criados registros na tabela de “lotes registrados”.

A estocagem por lote interno oferece uma forma simples de rastreabilidade. Para os materiais com este tipo de estocagem, o sistema gera um “lote interno”, ou seja, um lote sequencial com um prefixo que informa a origem do material.

Os registros de estoque de itens com este tipo de estocagem são separados de acordo com a sua origem, ou seja, se o mesmo item for recebido através de duas notas fiscais, suas quantidades ficarão separadas no estoque, com diferentes lotes internos.

O lote interno fica registrado nos registros de estoque e de movimentação. Os lotes internos tem os formatos:

  • RXpppppp:  o material entrou no estoque através de um nota fiscal recebida.
  • MNqqqqq: o material entrou no estoque através de uma entrada manual, por desmembramento, etc
  • OPnnnnn:  o material entrou no estoque através de uma ordem de produção. Neste caso, o número do lote interno não é um sequencial, e sim o número da OP que o produziu.

onde pppppp e qqqqqq são contadores sequenciais 1, 2, 3,…

No recebimento através de uma NF, ou entrada manual no estoque, são atribuídos códigos de lote interno a cada item de NF, desde que esse item de NF tenha a propriedade “com movimentação”, herdado da operação fiscal.  O lote interno é gravado no item da NF recebida armazenada no ERP, e pode ser impresso na etiqueta interna.

 

Perguntas e respostas

Onde se indica que um item é “com/sem” estocagem?  Por exemplo, quando é recebida uma NF de faxina ou material de limpeza?

Resposta: pelo item  do espelho da nota fiscal, inicializado pela operação fiscal.

Como se indica que o valor médio é calculado por registro de estoque do item, ou pela média de todos os registros?

Resposta: pela conta contábil do material.

O que significa a contratação do adicional Rastreabilidade ?

Se o assinante não contrata o adicional Rastreabilidade, pode usar apenas a estocagem por código.