Formas de estocagem e rastreabilidade

Formas de estocagem e rastreabilidade

A  forma de estocagem, uma propriedade de cada código de item, define:

  • a forma de acumulação ou agrupamento do material nos registros de estoque.
  • a existência de um registro na tabela de lotes registrados com informações adicionais sobre o lote, tais como o fabricante, a data de fabricação e a data de vencimento de cada lote ou número de série.

Veja também: Estoque e movimentações.

A estocagem pode ser feita de 4 formas:

  • pelo código do item: sem rastreabilidade, sem usar a tabela de lotes registrados.
  • por fabricante e lote de fabricante: com rastreabilidade, usando a tabela de lotes registrados.
  • pelo lote interno: rastreabilidade limitada, sem usar a tabela de lotes registrados.
  • por número de série do fabricante: com rastreabilidade, usando a tabela de lotes registrados.

O tipo de estocagem dos itens é definido na tela de edição dos itens. Para defini-lo:

  1. Entre na tela de edição dos itens, menu Itens > Itens.
  2. Clique para editar o item em que deseja definir o tipo de estocagem.
  3. Expanda a seção Estocagem, inspeção, baixa e planejamento.

  4. O campo Estocagem por, mostra os quatro tipos de estocagem para seleção.

  5. Escolha o tipo desejado e clique para a edição.

1. Estocagem por código de item (sem rastreabilidade)

  • O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, em função apenas do código, a localização e a qualidade, independente da NF recebida, da OP interna que produziu, do lote do fabricante ou número de série.
  • Ao receber este item por uma NF, entrada manual, ou conclusão de OP, não há qualquer campo de lote a preencher.
  • Não são criados registros, portanto não são armazenadas informações relevantes na tabela de “lotes registrados”.
  • A qualidade é registrada na tabela de estoque.
  • As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para uma etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP.

2. Estocagem por fabricante e lote do fabricante (produtos químicos, cosméticos, farmacêuticos, visando rastreabilidade)

A estocagem pelo lote do fabricante identifica os registros do estoque pelo lote do fabricante do material. Este tipo de estocagem utiliza a tabela de lotes registrados, onde são informados o fabricante, as datas de fabricação, vencimento, reanálise e outras observações.

O usuário informa o fabricante e o lote, no momento de entrada do material, seja uma entrada manual, ordem de produção ou nota fiscal. No caso da ordem de produção, a propriedade “fabricante” é inicializada com a própria empresa, e o lote do fabricante é inicializado com o lote interno, podendo ser editado antes da conclusão. Sempre que algum material entra no estoque, pode-se criar um novo lote, ou atribuir-lhe um lote já registrado no passado. O usuário também pode preencher as datas de fabricação, vencimento e reanálise na entrada do material, ou editar estas informações no lote registrado posteriormente.

  • é criada uma linha na tabela de “lotes registrados”, visando armazenar propriedades comuns ao lote, tais como as propriedades ANVISA. Essa linha pode ser apontada por sucessivos boletins de inspeção (BIs), mantendo um histórico de qualidade.
  • na tabela de estoque, as quantidades recebidas podem ser mantidas em registros independentes, ou acumuladas conforme o fabricante e lote do fabricante. No caso mais comum haverá apenas um recebimento por lote de um fabricante. Não obstante, a priori as quantidades recebidas serão mantidas em registros separados de estoque, podendo ser acumuladas por lote de fabricante, por configuração ou manualmente. Quando são acumuladas, a quantidade do lote adicionado é somada à do lote já existente.
  • o sistema sugere o uso ou venda do lote com a data de vencimento mais próxima, e impede o uso ou venda de lotes vencidos.

As informações de rastreabilidade de um item são automaticamente transferidas a cada movimentação: ao ser recebida a nota fiscal, os seus dados são transferidos para o estoque, de lá para a nota fiscal de venda ou ordem de produção, etc.

3. Estocagem por lote interno: acumulado no estoque por item da nota fiscal ou ordem de produção de origem

  • Não há qualquer campo de lote a preencher, mas o sistema gera automaticamente um número de lote interno.
  • O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, se tiver o mesmo código de lote interno, isto é, se for originário de um mesmo item de nota fiscal recebida ou ordem de produção.
  • As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para a etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP.
  • Não são criados registros na tabela de “lotes registrados”.

A estocagem por lote interno oferece uma forma simples de rastreabilidade. Para os materiais com este tipo de estocagem, o sistema gera um “lote interno”, ou seja, um lote sequencial com um prefixo que informa a origem do material.

Os registros de estoque de itens com este tipo de estocagem são separados de acordo com a sua origem, ou seja, se o mesmo item for recebido através de duas notas fiscais, suas quantidades ficarão separadas no estoque, com diferentes lotes internos.

O lote interno fica registrado nos registros de estoque e de movimentação. Os lotes internos tem os formatos:

  • RXpppppp:  o material entrou no estoque através de um nota fiscal recebida.
  • MNqqqqq: o material entrou no estoque através de uma entrada manual, por desmembramento, etc.
  • OPnnnnn:  o material entrou no estoque através de uma ordem de produção. Neste caso, o número do lote interno não é um sequencial, e sim o número da OP que o produziu.

onde pppppp e qqqqqq são contadores sequenciais 1, 2, 3,…

No recebimento através de uma NF, ou entrada manual no estoque, são atribuídos códigos de lote interno a cada item de NF, desde que esse item de NF tenha a propriedade “com movimentação”, herdado da operação fiscal. O lote interno é gravado no item da NF recebida armazenada no ERP, e pode ser impresso na etiqueta interna.

4. Estocagem por número de série do fabricante

Os números de série (NS) identificam permanentemente cada unidade de um produto, conferindo ao sistema de gestão as características relevantes para empresas associadas à saúde, aeronáutica e segurança:

  • rastreabilidade: os NS são registrados nas movimentações de material. Sabe-se portanto qual NS de uma peça foi inserido em qual NS de um produto.
  • histórico: é mantida uma referência a cada material identificado por NS, e suas características, mesmo que saia do estoque. Isto permite manter o seu prontuário, contendo, por exemplo, as entradas de cada veículo ou equipamento, notas fiscais referentes a manutenções, com os materiais utilizados e serviços realizados, as inspeções realizadas e as revisões agendadas.

Existe no mundo apenas uma unidade do equipamento ou veículo do mesmo item, fabricante e número de série, portanto nenhum ou um único registro da tabela de estoques conterá o material.

O ERP MAXIPROD:

  • lê e registra os números de série dos produtos fornecidos por terceiros.
  • gera os números de série dos produtos fabricados pela própria empresa. Veja como cadastrar prefixos e número de série.
  • cada unidade do item, com o seu número de série, fica em um registro separado no estoque.
  • é criado um registro na tabela de lotes registrados para este número de série, que será apontada pelas fichas de calibração de instrumentos, históricos de substituição de peças e realização de serviços.  Da mesma forma como na estocagem por lote do fabricante, se for recebida uma unidade do mesmo item e número de série de outra já registrada anteriormente, o sistema a identificará.
  • quando o material com estocagem por número de série entra no estoque, o usuário informa o número de série de cada unidade recebida. Isto é possível na tela de estoque através do menu “Ações > Informar número de série”. Ao informar o número de série de uma unidade é criado um lote registrado.
  • imprime e lê etiquetas: os números de série podem ser impressos e lidos de etiquetas, usando código de barras, segundo o padrão GS-1, ou outro, sob consulta.

No momento do recebimento de nota ou realização de entrada manual de material com estocagem por número de série nenhuma informação referente ao lote é preenchida. Os produtos com estocagem por número de série são estocados com a qualidade de inspeção “NI”, portanto não se consegue utilizar esse estoque até que os números de série sejam informados.

Uma mesma linha da NFR pode ter múltiplas unidades de um item, portanto múltiplos números de série. Por isso, a atribuição do NS é feita posteriormente, na tela de estoque. É necessário utilizar o menu “Ações > informar número de série” e informar o número de série de cada unidade no estoque.

OBS.: será desenvolvida a possibilidade de informar o número de série no momento da entrada ou recebimento (#22498).

2. Recebimento de item com número de série.

2.1. Como informar o número de série de um produto recebido por nota fiscal?

O item estocado por número de série e recebido em uma nota fiscal entra em estoque com qualidade “NI” (não inspecionado), devendo-lhe ser atribuído um número de série.

Para atribuir números de série a itens do estoque:

a) No menu “Ações”, clique a opção “Informar números de série”:

b) na janela aberta, haverá duas opções: criar um número de série novo, ou selecionar um já cadastrado.

b.1) se selecionada a opção “Criar números de série”:
– informe o fabricante do item recebido (campo “Fabricante”);
– indique no campo “Quantidade” a quantas unidades devem ser atribuídos números de série;
– digite um prefixo, se desejar, para os números de série a criar;
– é possível indicar também número de dígitos para o prefixo a ser criado.

Exemplo de preenchimento:

b.2) se selecionada a opção “Selecionar número de série”, selecione um número previamente cadastrado, utilizando o botão da lupa.

Exemplo de preenchimento:

3. Como informar o número de série de um item que foi estocado sem número de série?

Se uma unidade foi estocada originalmente com outra forma de estocagem (código do item ou lote) e a forma de estocagem do item foi alterada para número de série:

a) vá ao menu “Estoque” > opção “Estoque”.

b) na tela de estoque, vá ao menu “Ações” > opção “Informar números de série”.

c) a janela abaixo será aberta. Selecionar um número de série já existente ou crie um novo, conforme descrito no item b do tópico 3.1.

5. Formação do número de série dos produtos da própria empresa

Como é formado o número de série dos produtos da própria empresa?

O número de série é um identificador alfanumérico único para determinado fabricante. Ou seja, uma empresa que fabrica vários produtos identifica cada unidade produzida através de um número de série, com codificação única para a empresa.

A formatação (conteúdo, separadores, etc) do número de série é uma decisão interna de cada fabricante, disso resultando um identificador alfanumérico.

No MAXIPROD, o número de série será formado por:

  • um prefixo definido para cada código de item fabricado. Vários itens fabricados podem ter o mesmo prefixo.
  • um número sequencial.

5.1. Tabela de prefixos de números de série

Esta tabela tem os seguintes campos:

  • o prefixo propriamente dito, obrigatório se o produto tiver estocagem por número de série. É possível especificar um prefixo “vazio”; neste caso, o número de série será composto apenas do sequencial numérico.
  • a quantidade de caracteres do número associado ao prefixo.
  • o próximo número a ser usado.

Para criar um novo prefixo, vá ao menu “Itens” > “Cadastros” > “Prefixos de número de série”.

c) na tela aberta, clique no botão .

d) preencha os campos da seguinte janela:

  • Prefixo: campo alfanumérico preenchido com o prefixo.
  • Dígitos numéricos: quantidade de dígitos do número de série.
  • Próximo sequencial: valor da parte numérica do próximo número de série, com este prefixo.

Exemplo de cadastro:

e) clique em.

Uma vez cadastrado o prefixo, ele pode ser selecionado no campo “Prefixo do número de série” da tela de cadastro do item.

Exemplos

1. Sequencial FGZ000004:

  • o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é FGZ
  • o próximo sequencial deste prefixo é 4
  • a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 6

2. Sequencial SERIE-012:

  • o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é SERIE-
  • o próximo sequencial deste prefixo é 12
  • a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 3

3. Sequencial SP-SA0001:

  • o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é SP-SA
  • o próximo sequencial deste prefixo é 1
  • a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 4

5.2. Como associar um prefixo de número de série a um item?

Na janela de edição do item, ao selecionar a forma de estocagem “Número de série”, o campo Prefixo do número de série deve ser preenchido com um prefixo previamente cadastrado na tabela de prefixos de números de série.

Perguntas e respostas

Onde se indica que um item de uma NF recebida deve ser estocado, isto é, se deve ser transferido para o estoque do ERP? Por exemplo, quando é recebida uma NF de faxina ou material de limpeza?

Resposta: pela operação fiscal do item do espelho da nota fiscal recebida.

Como se indica que o valor médio é calculado por registro de estoque do item, ou pela média de todos os registros?

Resposta: pela conta contábil do estoque.

Todo estoque é lançado em alguma conta contábil. Algumas das contas se referem a estoques: de revenda, acabados, matéria-prima, de terceiros.
Para consultar as contas contábeis, vá para o menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis.
Para cada conta contábil, pode-se selecionar as opções “Lote” ou “Média”:

  • Lote: cada registro de estoque possui um custo próprio
  • Média: média de todos os estoques do código do item, na conta contábil.
O que significa a contratação do adicional Rastreabilidade?

Se o assinante não contrata o adicional Rastreabilidade, pode usar apenas a estocagem por código.