Contas a receber e a pagar

Contas a receber e a pagar

As contas ou títulos a receber e a pagar são previsões que, ordenadas cronologicamente,  constituem o fluxo de caixa previsto, um dos principais instrumentos de gestão financeira.

Esta página mostra como:

Todas operações financeiras do sistema geram lançamentos contábeis. Nos exemplos, será utilizado o plano base de contas contábeis do sistema. Para mais detalhes, clique aqui.

Criação de novas contas a receber e a pagar

As contas a receber e a pagar são criadas de duas formas: manualmente ou através da emissão ou recebimento de notas fiscais.

Veja no exemplo abaixo a geração de títulos a receber através de uma nota fiscal:

  1. É criada uma nota fiscal de venda no valor de R$840,00. A condição de pagamento é em 15 e 30 dias.financeiro 1
  2. Portanto, serão gerados dois títulos a receber, conforme a imagem acima.
  3. Ao emitir a nota, são gerados automaticamente os títulos a receber:financeiro 2

A seguir, um exemplo de geração de receitas e despesas manuais. Veja como criar uma nova conta a receber (ou a pagar):

  1. Entre na tela de contas a receber: menu Financeiro > Contas a receber.financeiro 3
  2. Na tela de contas a receber, podem ser criados dois tipos de receita: “nova receita”, ou “nova receita com lançamento”. Ambas opções estão no menu “Ações“. O botão verde botao_novo corresponde à opção de criar uma “nova receita”. financeiro 4
  3. Diferença entre essas duas opções: ao selecionar uma “nova receita”, os lançamentos contábeis são gerados apenas no  recebimento. Com “nova receita com lançamento”, são gerados lançamentos contábeis na criação da nova receita e também ao fazer o recebimento. Ou seja, a escolha depende do nível de controle contábil sobre o lançamento manual. Por exemplo, talvez não seja necessário criar uma nova despesa com lançamento para a compra de um galão de água, mas talvez seja interessante lançar uma despesa com lançamento para a compra dos materiais de escritório do semestre.
  4. Veja a tela de lançamentos contábeis após receber uma “nova receita”.financeiro 7
  5. E abaixo, a tela de lançamentos contábeis após receber uma “nova receita com lançamento”.financeiro 8

Criando uma nova receita:

  1. Vá ao menu Ações > Nova receita / ou clique no botão botao_novo.
  2. É aberta a janela de uma nova receita. Informe o cliente, se houver, e o valor dessa nova receita.
  3. O campo “Conta destino” vem inicializado com a conta que está marcada como “Favorita” no plano de contas contábeis. Esse campo se refere à conta de crédito dessa receita.financeiro 5
  4. Uma vez preenchidos os dados, clique no botão botao_salvar.financeiro 9

Criando uma nova receita “com lançamento”:

  1. Vá ao menu Ações > Nova receita com lançamento.
  2. É aberta a janela de uma nova receita com lançamento. Informe o cliente, se houver, e o valor da nova receita.
  3. Diferentemente da “nova receita”, deve ser preenchido o campo “Conta”. Selecione a finalidade e a conta desejada. Faça o mesmo para a conta destino. Esses dois campos se referem ao lançamento contábil gerado ao criar a nova receita com lançamento, respectivamente, à conta a debitar e à conta a creditar o valor da receita .financeiro 6
  4. Após concluir o preenchimento dos dados, clique no botão botao_salvar.financeiro 10

Como receber ou pagar contas?

Para receber ou pagar contas, entre na edição da conta desejada e marque a opção “receber / pagar agora”. Veja o exemplo abaixo, de recebimento de uma conta – o processo é o mesmo para pagamentos.

  1. Abra a tela de contas a receber: menu Financeiro > Contas a receber.financeiro 3
  2. Procure a conta desejada, e clique no lápis lapis edicao de edição dessa conta, ou no ícone financeiro 11 que se encontra ao lado do valor total do título. A diferença é que o ícone financeiro 11 é um atalho que, ao abrir a edição do título, traz o checkbox de “Receber/baixar agora” marcado.financeiro 12
  3. Na edição do título, se entrou utilizando o lápis lapis edicao de edição, marque o checkbox “Receber/baixar agora”.
  4. Selecione a conta de débito do valor a receber.financeiro 13
  5. Um título pode ser recebido parcialmente. Para isso, informe o valor recebido no campo “Valor*”.
  6. Após o preenchimento dos dados, clique em botao_salvar.

Como desfazer um pagamento ou recebimento?

  • Entre na edição do título clicando em edit (1). Na edição do título, expanda a opção “Exibir histórico” > Clique para excluir o histórico de recebimento / pagamento.

titulos 2

ou

  • Na tela de contas a receber, selecione o título cujo recebimento deseja desfazer: Menu Consultar > Histórico. Exclua o histórico de recebimento / pagamento.

titulos 3

titulos 4

Como desfazer um desconto?

  • Entre na edição do título clicando em edit (1). Na edição do título, expanda a opção “Exibir histórico”, e clique para excluir o histórico de desconto. Feito isso, clique em botao_salvar

titulos 6

Como refazer as condições de cobrança e pagamentos gerados por notas fiscais?

Ao emitir ou receber uma nota fiscal, os títulos são gerados automaticamente, conforme indicado na área de cobrança da nota. Veja um exemplo.

financeiro 1

Ao emitir a nota fiscal, são gerados os títulos a receber.

financeiro 2

Em caso de engano, ou se for necessário mudar as condições de pagamento, é possível desfazer a emissão da nota fiscal, ou reabrir a nota fiscal de recebimento, e corrigir esses dados de cobrança. Veja abaixo como prosseguir (apresentaremos a explicação para uma nota de venda, mas nos casos de notas de compras o processo é o mesmo):

Esclarecimento sobre a ação de desfazer a emissão da nota fiscal: desfazer a emissão de uma nota já autorizada na SEFAZ não afeta o que foi enviado. A ação de desfazer é apenas interna. O ideal é evitar essa ação, pois ela torna a nota editável e permite, por exemplo, que a nota tenha informações diferentes da nota existente na SEFAZ. Após desfazer a emissão de uma nota, e feitas as alterações desejadas, quando clicar no botão “emitir” novamente , não é necessário clicar para enviar a nota, pois essa nota já está na SEFAZ.

  1. Caso não tenha clicado para receber nenhum dos títulos gerados pela nota, ou gerado boletos para esses títulos, é simples refazer as condições de cobrança: entre na edição da nota fiscal e clique, ao final dela, no botão financeiro 15 (para notas fiscais de recebimento o botão é “Reabrir“).
  2. Ao desfazer a emissão da nota, ela ficará em digitação. Com a nota em digitação, edite a forma de cobrança.
  3. Caso algum título dessa nota já possua algum lançamento contábil, por exemplo, descontos ou recebimentos / pagamentos, ao clicar para desfazer a emissão, será exibida a mensagem:financeiro 16
  4. Neste caso, é necessário desfazer os pagamentos / recebimentos, entre outros lançamentos relacionados aos títulos dessa nota. Para saber como, clique aqui.
  5. Caso já tenha sido gerado algum boleto dos títulos dessa nota, visando manter a integridade das informações do boleto, será permitido desfazer a emissão da nota, mas o campo de cobrança estará não editável. Veja a imagem abaixo:financeiro 17
  6. Observe a coluna “Bloqueado” na imagem acima. Neste caso, está preenchido com “Sim”, ou seja, o título da nota está bloqueado. Para torná-lo editável, é necessário desbloquear o título dessa nota, para depois desfazer a emissão da nota e editar a cobrança:
    1. Ainda com a nota emitida, vá para a tela de contas a receber.
    2. Clique com o botão direito do mouse sobre uma das colunas, para exibir as colunas ocultas. Para conferência, mantenha visível a coluna “Bloqueado”. financeiro 19
    3. Selecione o checkbox dos títulos da nota que estiverem bloqueados.
    4. Vá ao menu Ações > Desbloquear registros selecionados.financeiro 20
    5. Os títulos estarão desbloqueados e será possível desfazer a emissão da nota e corrigir as cobranças.financeiro 21

Renegociar títulos

Em situações de renegociação dos títulos a receber, ou seja, quando há títulos que não serão pagos conforme a condição de pagamento inicial, é possível realizar as operações mostradas a seguir: acréscimo de valor, desconto, agrupamento de títulos e parcelamento de títulos.

Acréscimo

Para aumentar o valor de um título, entre na edição lapis edicao desse título, insira o valor desejado no campo “Acréscimo”, e clique em botao_salvar.

financeiro 22

 

Desconto

Para inserir um desconto , entre na edição lapis edicao do título, insira o valor desejado no campo “Desconto”, e clique em botao_salvar.

financeiro 23

 

Agrupamento de títulos

Pode-se agrupar em um mesmo título os valores de diversos títulos pertencentes a uma mesma empresa. Para isso, selecione o checkbox dos títulos desejados e clique no menu Ações > Agrupar selecionados.

financeiro 24

Ao clicar em Agrupar os títulos, é gerado um novo título, com a soma dos valores dos títulos agrupados.

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financeiro 26

 

Parcelamento de títulos

Um exemplo de renegociação e parcelamento de um título:

  1. Sua empresa tem um título de R$6.400,00 a receber. financeiro 27
  2. O título é renegociado, gerando 3 parcelas: 2x R$2.300,00 e uma de R$2.400,00. Portanto, há um acréscimo de R$600,00 no valor total a receber.
  3. Primeiro, entre na edição lapis edicao do título e informe o acréscimo no valor a receber. financeiro 28
  4. Criam-se as parcelas a receber. Essas parcelas tem o mesmo funcionamento dos adiantamentos: criamos parcelas, atendendo às novas renegociações e, à medida que são recebidas, desconta-se o valor do título original a receber.
  5. Para criar as parcelas, vá ao menu Ações > Novo adiantamento.financeiro 29
  6. Insira o cliente e o valor da parcela.financeiro 30
  7. Recomenda-se criar uma conta contábil específica para essas operações.financeiro 31
  8. Caso a parcela se repita, com os mesmos dados e valores, marque o checkbox “Repetir” e selecione a frequência desejada.financeiro 32
  9. Após preencher os dados da nova parcela, clique em botao_salvar.financeiro 33
  10. Neste exemplo, os títulos ficarão assim:financeiro 35
  11. À medida que são recebidos os pagamentos das parcelas, estes são abatidos do título original, reduzindo a dívida do cliente. No exemplo abaixo, o cliente  paga uma parcela. financeiro 36
  12. Compensamos este valor, selecionando o título original (a dívida que foi parcelada) > Menu Ações > Compensar com adiantamento.financeiro 37
  13. É aberta uma janela para a seleção dos adiantamentos feitos por esse cliente. Selecione a parcela paga e clique em compensar.financeiro 38
  14. Ao final do processo, todas as parcelas estarão pagas e o título original integralmente compensado. financeiro 39

Como lançar compras com cartão de crédito?

Existem duas formas de lançar compras com cartão de crédito. Pode-se optar por criar uma despesa simples, sem controlar os produtos comprados, ou simular o lançamento de uma nota fiscal de recebimento, detalhando os produtos comprados com o cartão. Selecione abaixo a forma de lançamento:

A) Lançar compra de cartão de crédito detalhando os produtos comprados

B) Lançar compra de cartão de crédito sem detalhamento dos produtos comprados (lançamento simples)

A) Lançar compra de cartão de crédito indicando os produtos comprados

  1. O primeiro passo é criar uma conta contábil no passivo, que será a origem do crédito, ou seja, um “empréstimo” do banco. Nessa conta é lançada uma despesa que em uma data futura será paga com uma conta bancária.
  2. Para criar uma nova conta contábil, vá ao menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis.                                       
  3. Na tela de contas contábeis, procure uma conta contábil semelhante à que desejamos criar, por exemplo, “36 – Fornecedores”. Selecione a conta, deixando sua linha amarelada, e clique em .                                             
  4. É aberta uma janela para “Inserir conta contábil”.
  5. Preencha a descrição. A finalidade dessa conta deve ser “Título a pagar (Passivo)”.                                                                   
  6. Clique em .
  7. Uma vez criada a conta contábil, podemos criar a nota fiscal com o detalhamento de compras no cartão de crédito.
  8. Antes de criar a nota fiscal, configuramos uma operação fiscal de “compra com cartão de crédito”. Para isso, clique em Fiscal > Cadastros > Operações fiscais.                                                                                                                                      
  9. Na grade de operações fiscais, selecione uma operação fiscal de compra, por exemplo, a operação fiscal 1949, deixando a linha amarelada, e clique no menu “Duplicar o registro selecionado”.                                                                   
  10. É aberta uma janela de criação de uma nova operação fiscal, que pode ser preenchida conforme abaixo:                                                                   
  11. Expanda a opção “Mostrar inicialização do item da nota”> clique em “Pagamento”, e marque a opção “Pagamento”.
  12. Informe que a finalidade será “Despesa” e escolha uma conta padrão para os itens comprados com o cartão de crédito. Em uma mesma nota, pode haver itens com diferentes finalidades, portanto despesas com diferentes contas contábeis.
  13. A conta de crédito deve ser a conta criada nos passos 1 a 6.                                                                   
  14. Para que os itens comprados com o cartão não movimentem estoque, deixe a opção “Movimentar estoque” desmarcada.
  15. Como a nota que criaremos é fictícia, e se sua empresa gera a SPED fiscal, deixe a opção “Livros fiscais” desmarcada. 
  16. Feitas as alterações na operação fiscal, clique em .
  17. Vamos criar uma nota fiscal de compra no cartão de crédito. Para isso, vá ao menu Compras > Notas fiscais recebidas.                                                                   
  18. Na tela de notas fiscais recebidas, clique no botão verde .
  19. O “fornecedor” é o banco que oferece o crédito da compra. Se o banco não estiver cadastrado, veja como cadastrar um fornecedor.
  20. Informe a operação fiscal cadastrada nos passos 9 a 16.
  21. Informe uma série e um número fictícios.
  22. Clique no botão , para inserir os itens comprados no cartão de crédito.
  23. Se os itens comprados não estão cadastrados, veja como cadastrar novos itens.
  24. Na edição do item, pode-se alterar a finalidade da compra (diferente do que definimos no passo 12).
  25. Na seção de cobrança, informe o parcelamento do cartão de crédito.                                                                   
  26. Clique para  a nota fiscal.
  27. Ao receber a nota fiscal, são geradas as contas a pagar:                                                                   

B) Lançar compra de cartão de crédito sem detalhamento dos produtos comprados (lançamento simples).

  1. O primeiro passo é criar uma conta contábil no passivo, para lançar a despesa no “crédito” da empresa. Essa conta é a origem do crédito, ou seja, um “empréstimo” do banco. Nessa conta é lançada uma despesa que será paga por uma conta bancária.
  2. Para criar uma nova conta contábil, vá ao menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis.                                       
  3. Na tela de contas contábeis, procure uma conta contábil semelhante à que desejamos criar, por exemplo, “36 – Fornecedores”. Selecione a conta, deixando sua linha amarelada, e clique em .                                             
  4. É aberta uma nova janela para “Inserir conta contábil”.
  5. Preencha a descrição. A a finalidade dessa conta deve ser “Título a pagar (Passivo)”.                                                                   
  6. Clique em .
  7. Uma vez criada a conta contábil, podemos prosseguir com um exemplo de geração de despesa a pagar.
  8. Para criar uma nova despesa, vá ao menu Financeiro > Contas a pagar.                                             
  9. Na tela de contas a pagar, vá ao menu Ações > Nova despesa com lançamento.
  10. O “fornecedor” deve ser o banco que oferece o crédito da compra. Para cadastrar o banco, veja como cadastrar um fornecedor.
  11. Informe o valor da parcela de compra.
  12. No campo “Conta”, informe a conta cadastrada anteriormente (passos 1 a 6).
  13. No campo “Conta de destino”, informe a conta contábil que se refere à despesa sendo lançada.                                       
  14. Informe a data de vencimento do cartão.
  15. Caso haja mais parcelas a pagar, utilize a ação de “Repetir”: marque a opção “Repetir”, informe a periodicidade do lançamento da conta, e o número de repetições do lançamento.
  16. Conclua o lançamento, clicando em .

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) permite uma análise aprofundada das origens e destinos dos lançamentos. Informa para qual conta contábil foi feito um lançamento de pagamento, ou a fonte que gerou a receita.

Por exemplo, se a conta”Caixa” possui R$20.000 em créditos e R$33.000 em débitos, além das notas fiscais e empresas responsáveis por esses valores, podemos saber as finalidades para as quais o dinheiro foi movimentado, ou origem do dinheiro que entrou: conta de luz, salários, venda de fabricação própria, rendimentos financeiros, juros de bancos, receita por prestação de serviços, entre outras.

Exemplo:

  1. Vá ao menu Financeiro > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico).
  2. A tela de Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) é iniciada em branco, aguardando o preenchimento dos filtros. No exemplo, definimos que a análise será de 01/05/20 a 31/05/20, com os lançamentos feitos na conta Banco do Brasil.

  3. As colunas “Código”, “Classificação” e “Descrição” exibem a conta de origem ou destino do pagamento: pagamento de conta de luz, salários, segurança, despesas bancárias, receita de venda de produtos de fabricação própria, entre outras.

  4. As colunas “Débito” e “Crédito” exibem os valores movimentados Os saldos finais de débito e crédito são os mesmos exibidos no balancete: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).

  5. A coluna histórico exibe o registro que originou o lançamento: uma conta manual, uma nota, um adiantamento.

  6. A coluna “Pedido de venda” é preenchida quando a nota faturada está vinculada a um pedido de venda.

Contas a receber detalhadas por receita

As Contas a receber detalhadas por receita informam a fonte de cada receita:

a) De que tipo de venda vem as receitas: venda de fabricação própria ou de produtos revendidos? Qual delas oferece maior receita?

b) Existem outras fontes de receita, além da venda de produtos?

Exemplo:

  1. Vá ao menu Financeiro > Contas a receber detalhadas por receita.
  2. Além das colunas comuns à tela de contas a receber, existem as colunas “Conta destino” e “Item do pedido de venda”.
  3. A coluna “Conta destino” exibe a conta de origem da receita: se foi uma receita de venda de produtos ou serviços, ou uma receita bancária, ou um adiantamento de cliente, entre outras.
  4. A coluna “Item do pedido de venda” mostra o item do pedido de venda responsável pela receita. Diferentemente da tela de contas a receber, as contas na tela de detalhamento são separadas por parcelas e por itens dos pedidos de venda:

  5. Na imagem acima, a NF 7 gerou a parcela 1 , que resulta de dois itens do pedido de venda 10.

Contas a pagar detalhadas por despesa

As contas a pagar detalhadas por receita permitem uma análise aprofundada dos destinos das contas a pagar, informando os tipos de despesas para os quais são feitos os pagamentos:

a) as contas a pagar são geradas por qual tipo de despesas? Despesas administrativas, compras de matérias-primas ou salários?

b) Qual tipo de despesa tem maior participação nas obrigações devidas?

Exemplo:

  1. Vá ao menu Financeiro > Contas a pagar detalhadas por despesa
  2. Além das colunas comuns à tela de contas a receber, existe a coluna “Conta de destino”.

  3. A coluna “Conta de destino” mostra a conta de despesa de origem da conta a pagar foi: a compra de insumos, despesas bancárias, com segurança, com folha de pagamento, etc.