Grupos, parâmetros: cadastramento e importação

Grupos, parâmetros: cadastramento e importação

Os grupos são usados para segmentar e organizar o cadastro de itens, agrupando-os em conjuntos de itens com características semelhantes.

Por exemplo, uma empresa que produz bicicletas poderia segmentar o cadastro de itens entre os grupos “Mountain Bike”, “Fixa”, “BMX” e “Speed”. Cada grupo representa um conjunto de bicicletas com características semelhantes.

Os itens também poderiam ser organizados em “Acabados”, “Intermediários” e “Insumos”, cada grupo representando o nível dos itens em uma estrutura de produto. Por exemplo, os itens “mesas” pertenceriam ao grupo “Acabados”; os itens de “tampos” e “pés” pertenceriam ao grupo “Intermediários”; e os itens comprados, como os parafusos, cola, verniz e madeira pertenceriam ao grupo “Insumos”.

Por que usar grupos de itens?

  1. Os grupos facilitam a pesquisa de itens, reduzindo o risco de criação de itens idênticos com códigos diferentes, gerando compras, estoque e produção desnecessários.
  2. Os grupos facilitam a criação de itens: quando um item é criado dentro de um grupo, muitos campos são preenchidos automaticamente, podendo ser alterados se desejado. O roteiro de produção (as operações) e a estrutura de produto (a ficha técnica, receita, itens-filho) são herdados do grupo, podendo ser alterados. A geração dos códigos e a descrição dos itens podem ser automatizados. Deve ser evitado o cadastramento de:
    1. grupos muito genéricos, como: peças, subconjuntos, matérias primas, produtos;
    2. grupos em função da estrutura dos produtos, tais como “peças do produto X”.
  3. Um grupo de itens pode ter parâmetros, com valores para os seus itens, tais como altura, largura e cor.
  4. Permitem atualizar em massa o cadastro dos itens. Por exemplo, pode-se atualizar com um clique as NCMs de todos os itens de um grupo.

Vide também:

E se a empresa preferir não usar grupos?

Não há problema. O MAXIPROD vem inicializado com um grupo “PADRAO” e, se nada for feito, todos os itens, pertencerão automaticamente a esse grupo –  e tudo se passa como se ele não existisse.

Veja, nesta página:

Como cadastrar grupos?

  1. Vá ao menu principal Itens > Grupos.
  2. Na tela de grupos, clique no botão verde .
  3. Na tela de “Novo grupo”, informe o código do grupo e a descrição.
  4. O campo “Dentro do grupo” indica que este grupo pertence um grupo maior, conforme explicado na seção  Grupos dentro de grupos.
  5. Clique em “Mostrar valores iniciais dos novos itens deste grupo”.
  6. Podem ser definidos valores que inicializam os novos itens criados no grupo. Por exemplo, o texto “Insumos” no campo “Descrição” faz com que todos os itens criados no grupo sejam inicializados com essa descrição. O mesmo vale para a procedência, o tipo de estocagem, e outras propriedades.
  7. No campo “Prefixo dos códigos dos itens”, pode ser selecionado, através da lupa de seleção, um prefixo para os códigos dos itens do grupo.
  8. É aberta uma janela para seleção de um prefixo de código de item. Pode-se criar um novo prefixo (clicando no botão ) ou selecionar algum já existente.
  9. Clique no botão .

Hierarquia de grupos, criação de subgrupos de grupos

Para criar um grupo S como subgrupo de um grupo G: na tela de edição do grupo S preencha o campo Dentro do grupo com o código do grupo G:

                                                                 Inserção de um grupo em outro

resultando uma hierarquia de grupos, como a exibida abaixo:

Cada grupo pode ter parâmetros. Assim, os parâmetros das cadeiras de escritório são o conjunto de parâmetros dos móveis, das cadeiras, e das próprias cadeiras de escritório.

Não há limite na quantidade de níveis em grupos, subgrupos, etc.

  1. Os relatórios utilizando grupos dentro de grupos podem ser gerados usando o  filtro “Grupo do grupo”. Este filtro, em todas as telas, é inicializado oculto, mas pode ser tornado visível, conforme mostrado aqui
  2. O filtro “Dentro do grupo” traz todos os itens dos grupos que pertencem ao grupo que estamos filtrando. Ao preencher o filtro “Grupo do grupo” com o grupo “Linha básica”, são exibidos todos os itens dos grupos “Bolos linha básica” e “Pães linha básica”.

Como importar o cadastro de grupos?

O MAXIPROD permite a inclusão em massa de grupos por importação de arquivo Excel. Para importar:

1. Vá para “Itens” > “Grupos” > “Ações” > “Importar de arquivo Excel”.

2. Siga os passos indicados na imagem abaixo:

3. As colunas marcadas com * são de preenchimento obrigatório.

4. Selecione a planilha e importe-a por meio do botão .

Como atualizar o cadastro dos itens do grupo?

Pode-se atualizar em massa todos os itens de um grupo. Por exemplo, para alterar a procedência de todos os insumos para “Comprado”:

  1. Clique no menu Itens > Grupos.
  2. Na tela de grupos, edite o grupo ao qual pertencem esses itens, como por exemplo o grupo “Insumos”.
  3. Na edição do grupo, expandir o menu “Mostrar valores iniciais para os novos itens deste grupo”.
  4. Por exemplo, editamos o campo “Procedência”, alterando-o para “Comprado”.
  5. Podem ser editados vários campos.
  6. Feitas as alterações desejadas, clicar em .

  7. Será exibido um aviso listando os campos que serão editados em todos os itens do grupo. Cuidado: esta ação não poderá ser revertida.
  8. Ao final do processo, é exibida uma mensagem informando que todos os itens foram atualizados com sucesso.

Como criar parâmetros em um grupo?

Os parâmetros de um grupo são sempre cadastrados pelos usuários. Não há grupos com parâmetros já cadastrados. O cadastro de parâmetros é livre, não havendo limites para a quantidade de parâmetros de um grupo.

Para cadastrar parâmetros:

  1. Clique no menu Itens > Grupos.
  2. Na tela de grupos, clique para editar () o grupo em que deseja inserir os parâmetros.
  3. Na edição do grupo, expanda a seção “Parâmetros do grupo”.
  4. É aberta uma grade com os parâmetros do grupo. Para cadastrar um parâmetro novo, clique em .
  5. Preencha os campos “Código” e “Descrição”.                                                                         
  6. O checkbox Identificador é usado quando não deve haver 2 itens no grupo com a mesma combinação de valores dos parâmetros. Por exemplo: produzimos mesas e recebemos as medidas das mesas de nossos clientes, assim como o tipo de madeira e a pintura; todos esses valores são preenchidos nos parâmetros de um item mesa; porém, pode ocorrer o caso de diferentes clientes solicitarem a mesma combinação de medidas, cor e tipo de madeira. Para evitar o cadastramento de itens repetidos, podemos dizer que todos os parâmetros do grupo mesa são identificadores. Caso algum usuário tente cadastrar um item igual, ele receberá uma mensagem de aviso de que aquele item já existe.                                                                 
  7. O campo Tipo aceita os seguintes valores:
    • Número: são aceitos apenas valores numéricos no preenchimento deste parâmetro.
    • Texto: são aceitos valores alfanuméricos.
    • Valores pré-definidos: são aceitos apenas valores pré-cadastrados em um conjunto de opções. Veja como:
      1. Selecione a opção “Valores pré-definidos” e clique na lupa de busca.

      2. Se o conjunto de opções ainda não existir, clique em botao_novo.

      3. Preencha o código, a descrição e clique em referenciar-custo-de-frete-17.

      4. Cadastre os valores desse conjunto de opções. Selecione o conjunto e vá ao menu Consultar > Opções (valores).

      5. Para cadastrar um valor, clique em botao_novo.

      6. Preencha o campo Valor e clique em referenciar-custo-de-frete-17.                                             
      7. repita esse processo para todos os valores permitidos do conjunto de opções. Feito isso, feche a janela de valores do conjunto e selecione-o como conjunto de opções do parâmetro cadastrado.
    • Calculado: uma expressão que referencia os outros parâmetros cadastrados do grupo. Por exemplo, se o parâmetro “Altura” é uma relação entre o parâmetro Largura (LAR) e comprimento (COM), podemos selecionar a opção “Calculado” e informar a expressão:

  8. Se o parâmetro tem um valor padrão, ou seja, ao criarmos um novo item no grupo, este parâmetro será inicializado com determinado valor, marque o campo Valor padrão e preencha-o com o valor desejado.                                                   
  9. Clique em .                                                                                                                   
  10. Repita esse processo até cadastrar todos os parâmetros do grupo.

Como atribuir valores aos parâmetros dos itens de um grupo?

O grupo MESA, por exemplo, tem os parâmetros altura, largura, comprimento, madeira e cor:

Ao cadastrar um item do grupo Mesa, preenchem-se os valores desses parâmetros:

Veja abaixo algumas funções envolvendo o uso de parâmetros:

Importação de parâmetros dos itens por arquivo Excel

Para incluir em massa valores de parâmetros dos itens por importação de arquivo Excel, siga os seguintes passos:

1. Vá para “Itens” > “Itens” > “Ações” > “Importar parâmetros de itens de arquivo Excel”.

2. Siga os passos indicados na imagem abaixo:

3. As colunas marcadas com * são de preenchimento obrigatório.

4. Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando o botão .

Como encontrar um produto em um grupo, usando o valor dos parâmetros?

Pode-se encontrar um item dentro de um grupo, usando os parâmetros:

  1. Vá ao menu Itens > Grupos.
  2. Na tela de Grupos, selecione o grupo de itens e clique no menu Consultar > Itens por parâmetros.
  3. É aberta uma tela tendo como filtros os parâmetros do grupo. Preencha-os com os valores desejados, e a grade exibirá os itens correspondentes.
  4. Pode-se procurar o item usando parâmetros ao montar uma proposta ou pedido de venda: na edição do item de pedido ou proposta, ao lado do campo Código, há uma lupa de busca de produtos: . Clique-a.
  5. É aberta a tela de seleção do grupo. Selecione o grupo ao qual pertence o item e clique .

  6. É aberta a tela de busca de itens mostrada no ponto 3.

Geração automática dos códigos dos itens

O gerador de códigos de itens gera códigos compostos de um prefixo definido para cada grupo, seguido por até 7 dígitos numéricos. Para cada prefixo, há uma sequência de dígitos numéricos. Se o código já existe, então é tentado o imediatamente superior, e assim por diante.

Para criar os prefixos, vá até a tela-raiz, menu Itens > Prefixos de códigos de itens, onde são cadastrados os prefixos e o código inicial para cada um.

Quando se cria um item dentro de um grupo:

  • by default, é selecionado o prefixo associado ao grupo;
  • o usuário pode selecionar qualquer outro prefixo cadastrado. O prefixo pode ser selecionado clicando na lupa ao lado e abrindo a tela de seleção, ou digitando os seus caracteres.

Por exemplo, os itens do grupo “Mesa de jantar”, que tem o prefixo MJANT serão MJANT0001, MJANT0002, etc.

Geração automática da descrição dos itens

Os valores dos parâmetros podem ser usados na montagem da descrição do item. Por exemplo, ao criar uma mesa de mogno, com as medidas 3 x 1,5 x 0,68 m, estes valores podem fazer parte da  descrição do item.

Para isso, o campo de descrição da seção de valores iniciais dos itens do grupo deve ser preenchido com a sintaxe mostrada abaixo:

  1. Vá ao menu Itens > Grupos.
  2. Abra a tela de edição do grupo:

  3. Na edição do grupo, expanda a seção “Mostrar outras configurações”.

  4. Marque a opção “Atualizar a descrição dos itens automaticamente de acordo com os parâmetros“. 

  5. Clique na seção “Valores iniciais dos novos itens deste grupo”.
  6. No campo Descrição, é usada a seguinte sintaxe para gerar a descrição automaticamente:
    1. Informe o texto livremente. Por exemplo, para que a descrição dos itens comece com a palavra “Mesa”, digite-a nesse campo.

    2. As partes do texto em que desejamos inserir os valores de algum parâmetro são preenchidas usando a sintaxe ‘#NOME_DO_PARAMETRO’.  Por exemplo, para inserir o valor do parâmetro “Madeira”, que tem código “MAD”, escrevemos ‘#MAD’.

    3. Pode-se combinar vários parâmetros na descrição. Na imagem abaixo está a descrição do exemplo:

  7. Se já houver itens cadastrados com a descrição desatualizada, utilize a ação de atualizar o cadastro de todos os itens do grupo com a alteração feita no campo descrição, com a ação global “Salvar e atualizar itens”. Para mais informações, consulte esta seção da página.
  8. Após atualizar o campo descrição dos itens, selecione o grupo cadastrado e vá ao menu Ações > Gerar descrição automática para todos os itens do grupo selecionado.

  9. O resultado é mostrado abaixo:

A organização acima também é conhecida como grade dos itens.

Como gerar os itens automaticamente a partir dos parâmetros?

Em um cenário onde todos os parâmetros de um grupo possuem um conjunto limitado de opções, ou seja, todos os parâmetros são do tipo “Valores pré-definidos”, e estão marcados como parâmetros “Identificadores”, podemos utilizar uma ação que cadastra automaticamente os itens correspondentes a todas as combinações possíveis dos conjuntos de opções dos parâmetros.

Exemplo:

  1. A empresa possui o Grupo MADEIRA cadastrado.

  2. Este grupo tem dois parâmetros: Madeira e Lixação.

  3. Esses dois parâmetros são identificadores e do tipo “Valores pré-definidos”.
  4. O parâmetro “Madeira” tem o seguinte conjunto de opções:
  5. O parâmetro “Lixação” tem o seguinte conjunto de opções:

  6. Pode haver 8 x 3 = 24 combinações de valores desses parâmetros, portanto podem ser criadas 24 mesas diferentes. Ao invés de cadastrar cada uma das combinações, criando manualmente os novos itens, podemos utilizar uma ação de criação automática: na tela de grupos, selecionamos o grupo desejado, e clicamos em menu Ações > Gerar itens do grupo-grade.

  7. Ao final do processo, é exibida uma mensagem: 
  8. Consultando os itens do grupo, vemos que todas as combinações foram cadastradas, gerando automaticamente os 24 itens. Este tipo de apresentação também é conhecido como grade de itens de um grupo.

Estado “em digitação” de um item com parâmetros identificadores

Em um grupo, não pode haver dois itens com os mesmos valores em todos os parâmetros identificadores. No entanto, quando se cadastra um novo item, o valor de seus parâmetros identificadores ainda não foi definido, portanto ele não deve ser comprado ou fabricado. Isto é indicado pelo estado em digitação do item. Uma vez definidos os valores dos parâmetros identificadores (e outras informações), o item pode ser passado para o estado válido.

Parâmetros: funções avançadas

Os parâmetros dos itens permitem ainda funções mais avançadas e que impactam diretamente na criação de novos itens e na estrutura de produtos destes itens. Podemos automatizar a criação de estruturas de produtos, criando expressões entre os parâmetros dos itens-pais e dos itens-filhos.

Além de automatizar a criação de estruturas de produtos, é possível definir as quantidades dos itens-filhos em função dos parâmetros dos itens-pais.

Estes dois casos, e alguns outros, são detalhados nas seguintes páginas de ajuda:

Como cadastrar a estrutura e o roteiro de um grupo?

O cadastramento de estrutura e roteiro dos grupos é semelhante ao de roteiro e estrutura dos itens.

Podem ser criados roteiro e estrutura de um grupo para inicializar o roteiro e estrutura dos itens criados dentro desse grupo. Se houver uma operação “10 – Corte” e um item-filho “Madeira” no grupo “Mesa”, todo item criado dentro do grupo “Mesa” será inicializado com a mesma operação e item-filho.

Vejamos um exemplo:

  • Vá ao menu Itens > Grupos.
  • Na tela de grupos, selecione o grupo cujo roteiro e estrutura deseja informar.
  • Vá ao menu Consultar > Roteiro do grupo.
  • Clique em para inserir novas operações no roteiro de produção do grupo.

  • Para inserir itens-filho, selecione o grupo e vá ao menu Consultar > Estrutura do grupo.
  • Clique em para inserir itens-filhos. Pode-se inserir itens-filho fixos e opcionais, bem como grupos-filho fixos e opcionais.

Itens-filho opcionais na estrutura de produto de um grupo

Na estrutura de produto de um grupo há um checkbox permanente/opcional em cada linha de item/grupo filho. Se for permanente, o item/grupo filho aparecerá como filho de todos os itens criados no grupo. Se for opcional haverá um checkbox para inclusão ou não, pelo usuário, na estrutura de produto de cada item do grupo.

Na estrutura de produto de um item:

    • para apagar a ligação do item-pai com um item-filho opcional de um grupo, clicar o ‘x’ de apagar a ligação, na coluna à esquerda da grade de estrutura de produto. A partir daí, é como se o checkbox de opcional tivesse sido desmarcado. O registro pai-filho é apagado.
    • para recolocar este item-filho:
      • marcar o checkbox de inclusão dos itens-filho opcionais do grupo do item-pai, na região dos filtros: reaparecerão os itens e grupos-filho, em vermelho, pois ainda não foram selecionados. O registro pai-filho ainda não é inserido.
      • ao selecionar um item-filho opcional marcando o checkbox à esquerda da grade, é inserido o registro pai-filho, e a linha deixa de ser vermelha.

A imagem abaixo mostra o item-filho “Gaveta” como “opcional” dos itens-pai pertencentes ao grupo MESA. Ao criar um item no grupo MESA, decidimos se a nova mesa terá gavetas.

  1. Para definir que um item-filho é opcional, selecione a opção “Opcional” no campo “Inserção”.
  2. Grupos-filho: na estrutura de produto do grupo MESA, o grupo TAMPO está marcado como grupo-filho. Isto significa que toda nova mesa terá um item que pertence ao grupo TAMPO.
  3. Para selecionar um grupo-filho, clique no botão verde na tela de edição da estrutura do grupo, e a seguir na lupa () de seleção de Item-filho.

  4. É aberta a tela de seleção de itens. Para ver os grupos, marque a opção “Grupo” no filtro “Visualizar Grupo/Item”.
  5. Selecione o grupo desejado e clique em .