Manter a produtividade e a qualidade são um desafio para grande parte das empresas brasileiras. Mas apesar de ser desafiador, atualmente, o mercado já disponibiliza tecnologias que tornam esses processos mais simples e automatizados, como é o caso do ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa).

O ERP é um sistema de gestão completo e integrado que automatiza os processos administrativos da empresa.

As diferentes áreas (compras, vendas, engenharia, produção, contabilidade, estoque etc.) são integradas, e as informações passam a estar armazenadas em um banco de dados.

Consequentemente, há uma redução de erros provenientes de falhas humanas, o que, por sua vez, diminui desperdícios e retrabalhos, levando a uma economia de recursos e maior eficiência na gestão do negócio.

Como acontece o processo de escolha do sistema ERP

Hoje, no mercado, vemos uma grande variedade de ERPs, com diferentes funções, funcionalidades e preços. Diante de tantas opções, como encontrar o sistema que atende as necessidades da minha organização e suporte o crescimento do negócio?

De fato, é uma decisão complexa. E não deve ser tomada de uma hora para a outra. Afinal, a troca de um ERP exige esforço, tempo e dinheiro, e cada negócio tem seus próprios requisitos e complexidades.

Portanto, o processo de seleção do ERP deve ser feito com cautela e sabedoria, a fim de evitar surpresas durante o processo. Sendo assim, para ajudar nessa escolha, detalhamos alguns critérios importantes antes de escolher um sistema de gestão para o seu negócio.

• Analise a sua empresa e defina as prioridades

Em primeiro lugar, comece observando quais são os setores que necessitam de mais de automação e integração. E quais processos são prioritários e precisam ser aprimorados.

Como falamos anteriormente, o ERP precisa estar em aderência com o seu negócio, para atender às necessidades atuais e demandas futuras. Sendo assim, faça uma análise do momento atual da sua empresa e de todas as expectativas do seu negócio.

• Avalie a credibilidade do fornecedor

Verifique a reputação do fornecedor, e se informe sobre o processo de implantação, a experiência da empresa e o atendimento/suporte. Avalie a satisfação dos clientes, e solicite referências de outras empresas que usam ou já usaram o ERP.

Lembre que o seu relacionamento com o fornecedor será de longo prazo. Dessa forma, para estreitar essa relação com o fornecedor e entender o funcionamento do sistema, teste-o com dados da sua empresa e avalie todas as funcionalidades e soluções. Aproveite 15 dias de avaliação grátis na Maxiprod.

• Verifique se o ERP atende seu nicho e quais funcionalidades oferece

Verifique, primeiro, se o ERP é industrial ou apenas comercial/administrativo.

Foque no ERP que melhor atende seu segmento de mercado. Depois, avalie se as suas necessidades serão supridas.

Se seu negócio é industrial, precisará de funcionalidades como estruturas de produto (ficha técnica, receita) e ordens de produção. Em contrapartida, outros ERPs podem ser mais econômicos. Contudo, atendem apenas os aspectos comerciais e administrativos.

Compare os recursos e benefícios oferecidos por cada ERP. Ao escolher um sistema de gestão aderente ao seu negócio, sua empresa ganha eficiência, através de processos mais ágeis e decisões mais corretas.

• Procure um sistema que ofereça teste gratuito, além de treinamentos

Para entender melhor, antes de contratar, como o sistema funciona, uma boa opção é realizar um teste gratuito e verificar se atende as demandas do negócio. O ERP MAXIPROD oferece 15 dias de teste grátis!

Como acontece com qualquer sistema, os usuários podem necessitar de tempo e esforço para se familiarizar com o ERP. Por isso, é importante optar por um sistema de gestão que ofereça treinamento, tutoriais e um bom suporte.

• Priorize o modelo online

A arquitetura online dispensa investimento inicial e a aquisição ou contratação de:

• servidor, com rede local
• sistema de gestão de banco de dados
• equipe de suporte de TI, responsável pela segurança e manutenção
• administrador do banco de dados (DBA)

Outro diferencial do modelo online é a atualização automática de versões, realizada pelo provedor do ERP. Em um software de gestão local, as atualizações são de responsabilidade da própria empresa, o que torna o processo complexo e caro.

Além disso, os ERPs online garantem um acesso seguro aos dados. E como não dependem de um servidor local, permitem o acesso ao sistema de qualquer parte do mundo. Nesse caso, é necessário apenas a conexão à internet.

• Analise a integração com outros sistemas

Um sistema de gestão deve conectar a empresa com fornecedores, clientes, bancos, governo, etc. Assim, ele poderá emitir notas fiscais, declarações para a Receita, propostas para clientes, boletos bancários, documentos de importação/exportação, entre outras ações.

No entanto, alguns segmentos requerem integrações mais específicas. A indústria mecânica, por exemplo, pode se beneficiar da integração com aplicativos CAD, tais como Solidworks e Inventor. Já distribuidores e varejistas podem se favorecer da integração com sistemas de e-commerce (Tray, WooCommerce e PrestaShop), que o ERP MAXIPROD oferece.

• Pense a médio prazo e opte por um ERP flexível

A troca de sistema requer tempo, dinheiro e esforço, como já comentamos. Portanto, assegure-se de que o ERP tenha recursos para acompanhar o crescimento do seu negócio. Por exemplo:

• Hoje, sua empresa talvez seja do Simples, mas no futuro poderá passar a Lucro Presumido ou Real;
• Sua empresa comercializa, mas amanhã poderá produzir;
• Atualmente, seu negócio produz integralmente seus produtos. Futuramente, poderá produzir para terceiros ou terceirizar parte de sua produção;
• Hoje, sua organização conta com 5 funcionários. Contudo, dentro de alguns anos talvez sejam 30 ou mais;

A possibilidade do software crescer com a empresa chama-se escalabilidade. Inicialmente, você pode optar por funções mais simples, mas depois pode precisar de novos serviços e recursos. Por isso, é importante que o software permita alterações na quantidade de usuários e funcionalidades.

No ERP MAXIPROD, você pode mudar ou cancelar um plano facilmente, sem multas ou taxas. O ERP é flexível e se adapta às necessidades da sua organização.

• Lembre-se do investimento

Veja se os custos são compatíveis com a situação financeira do seu negócio, avaliando valores e planos e condições oferecidos pela desenvolvedora.

Simule as operações da sua empresa por 15 dias gratuitos

Evite surpresas. Realize o teste gratuito na Maxiprod e avalie! Aproveite o período de avaliação gratuita para simular as operações de sua empresa.

Assim, você consegue avaliar não só o sistema e as funcionalidades, mas também o nosso serviço de suporte e atendimento.