O que é um ERP e como funciona?

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O que é um ERP e como funciona?

ERP significa Enterprise Resource Planning, e pode ser traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa.

É um sistema integrado de gestão empresarial, que atende diferentes áreas de uma organização, como compras, estoque, vendas, produção, financeiro, contabilidade, entre outras – e permite que conversem entre si.

Quanto mais otimizadas e sincronizadas estiverem essas áreas, mais eficiente será a execução das tarefas e maior será a produtividade do seu negócio.

Pare para pensar. Na sua empresa, você não consegue controlar o estoque? Não sabe o que está sendo produzido neste momento? Tem dificuldades para cumprir obrigações fiscais? Ou problemas na gestão da terceirização? Estes são sinais de que o seu negócio necessita de um ERP.

Como funciona o ERP em uma empresa

O ERP é estruturado em funcionalidades, que correspondem aproximadamente aos departamentos de uma empresa. Alguns exemplos de funcionalidades básicas de um ERP são:

erp funcionalidades principais

Além disso, o sistema de gestão ERP funciona sobre um banco de dados, reunindo todas as informações em uma única plataforma.

Portanto, o mesmo sistema, permite emitir notas fiscais, criar pedidos de venda, garantir a rastreabilidade, ver as contas a pagar e a receber, planejar as compras e a produção, fazer a gestão do estoque e acompanhar o fluxo de caixa, entre outras atividades.

Vamos analisar, por exemplo, os benefícios de um sistema ERP em uma empresa que produz sob demanda.

Depois que a equipe de vendas cadastra os pedidos de venda, o setor de PCP planeja a produção usando o MRP. Isso, por sua vez, resulta nas quantidades de itens a fabricar e comprar nas datas certas e fornecedores apropriados, para entregar o produto no prazo prometido.

A seguir, a emissão da nota fiscal é facilitada, pois o pedido de venda contém todos os dados, funcionando como uma pré-nota. Por fim, a equipe financeira recebe as previsões de recebimento do cliente e de pagamento dos fornecedores.

Se cada colaborador precisasse lidar com cada função em um sistema separado, os dados ficariam isolados por departamento e as tarefas se tornariam bem mais trabalhosas e sujeitas a erros.

Veja no diagrama abaixo o fluxo de dados do ERP MAXIPROD

Fluxograma do erp maxiprod

Benefícios de um ERP

Então, agora que você já sabe o que é um ERP e como ele funciona, está na hora de entender quais são as principais vantagens de utilizar esse software na sua companhia.

Veja alguns dos benefícios de contar com um sistema integrado:

  • É seguro e fácil de usar. Além disso, promove a integração das áreas da sua empresa e aumenta a produtividade;
  • Centraliza os dados da sua empresa, facilitando sua busca e atualização. Assim, os mesmos dados a respeito dos itens, dos clientes, fornecedores, finanças e demais áreas podem ser buscados para diferentes finalidades, como, por exemplo, pedidos, notas fiscais, e-mails, análises de crédito, transporte etc.;
  • Garante o cumprimento das rotinas e regras da empresa e da legislação. Isto permite automatizar processos e cálculos.
  • Ajuda a melhorar a qualidade das decisões, eliminando erros e retrabalho. A emissão de uma nota fiscal de venda, por exemplo, calcula impostos, gera a nota e demais documentos fiscais, abate a mercadoria vendida do estoque, gera as contas a receber e cria lançamentos contábeis;
  • Aprimora o controle da produção. Consequentemente, há redução de riscos e do tempo de realização das operações;
  • Reduz o tempo gasto em atividades burocráticas, uma vez que vários processos são automatizados. Com a redução dos processos rotineiros e dos erros, há maior disponibilidade para as atividades-fim;

Meu negócio necessita de um software de gestão?

Para empresas que, no dia-a-dia, precisam lidar com processos complexos e o gerenciamento de diferentes áreas, contar com um ERP é uma vantagem estratégica.

É importante lembrar que os processos internos de uma empresa podem mudar. Hoje, sua empresa pode ser do Simples Nacional e ter poucos funcionários, mas futuramente pode passar a ser Lucro Presumido ou Real e contar com mais colaboradores. Ou, em outros contextos, pode optar por não mais apenas comercializar e também começar a produzir, ou ainda terceirizar sua produção.

Portanto, é importante ter um sistema de gestão que atenda não só os requisitos atuais, mas que também seja flexível e suporte o crescimento da sua empresa.

Se está em dúvida a respeito da implantação de um ERP, esteja atento a algumas questões. É necessário avaliar, por exemplo, o tempo que os colaboradores levam para realizar determinadas tarefas, os custos dos eventuais erros nos processos e também o custo do ERP a ser contratado.

No entanto, se a sua empresa é de grande porte e lida com processos complexos ou precisa conciliar diferentes funções, um sistema de gestão é indispensável.

Em um mercado cada vez mais competitivo, ter uma gestão empresarial eficiente com um software ERP pode ser um diferencial decisivo.

Afinal, com os dados integrados em um só sistema, planilhas, documentos e informações em geral não se perdem entre os setores e se mantêm atualizados.

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