Pedidos de compra

Esta página mostra como criar e emitir pedidos de compra (PCs, também conhecidos como ordens de compra) manualmente, a partir de solicitações de compra, cotações de fornecedores, ou por importação de arquivo Excel.

Está página mostra:

• Criação de um pedido
• Propriedades
• Itens dos pedidos de compra
• Como duplicar pedidos de compra?

Como criar pedidos de compra

Há quatro formas de criar um PC: manualmente, por solicitação de compra, por cotação de compra ou por importação via arquivo Excel.

1) Manualmente:

1.1) Para acessar a tela vá no menu “Compras > Pedidos de compra”.

1.2) Em seguida, clique no botão “Novo”.

1.3) É aberta a janela para o cadastramento de um novo pedido.

1.4) Preencha os campos indicados na imagem abaixo.

1.5) Depois de preencher o pedido, clique em “Emitir e aprovar”.

1.6) Clicando em “Criar NF recebida”, é aberta a nota fiscal de recebimento desse pedido.

1.7) Feito. A NF foi vinculada ao PC.

2) Por solicitação de compra:

2.1) Acesse a tela de solicitações de compra por meio do menu “Compras > Solicitações de compra”.

2.2) Selecione uma ou mais solicitações de compra em estado “A comprar”.

2.3) Vá ao menu “Ações > Criar pedido de compra”.

2.4) Selecione o fornecedor para o pedido de compra a ser criado e clique em “Confirmar”.

2.5) Abre-se a janela de um pedido com os itens das solicitações selecionadas.

3) Por cotações:

3.1) Acesse a tela de cotações de compra através do menu “Compras > Cotações de compra”.

3.2) Abra uma cotação de compra com estado “Concluída”.

3.3) Vá ao rodapé da janela e clique no botão “Criar pedido de compra”.

3.4) Abre-se a janela de um pedido de compra com os dados da cotação selecionada.

4) Por importação via arquivo Excel:

4.1) Vá ao menu “Compras > Pedidos de compra”.

4.2) Vá ao menu “Ações > Importar pedidos de compra de arquivo Excel”.

4.3) Siga os passos apresentados na tela:

4.4) Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando no botão “Importar”.

Como duplicar pedidos de compra?

1) Acesse a grade de pedidos de compra por meio do menu superior “Compras > Pedidos de compra”.

2) Na grade de pedidos de compra, selecione o(s) pedido(s) que deseja duplicar, independente do seu estado atual, e clique em “Ações > Duplicar os registros selecionados”.

3) Na janela apresentada na sequência, confirme clicando em “Sim”.

4) O resultado será exibido em seguida. Clique no ícone “+” do lado direito da janela de resultado para ver os detalhes.

Propriedades dos pedidos de compra (PC)

• Emissor: empresa que emite o PC.
• Fornecedor: empresa que vende os produtos e serviços.
• Operação fiscal
• Estado: um pedido de compra pode estar em um dos seguintes estados:

• • digitação: o PC está sendo editado. Seus itens são considerados pelo MRP/ficha-futura, mas não pelo fluxo de caixa.
  • a aprovar: o PC foi emitido, mas ainda não aprovado, portanto não pode ser enviado para o fornecedor. Pedidos de compra nesse estado são considerados para contabilização do fluxo de caixa e do limite de crédito.
  • aprovado: o pedido de compra deve ser enviado para o fornecedor, e está à espera de produtos, parte dos quais já podem ter sido recebidos. Pedidos nesse estado são considerados para contabilização do fluxo de caixa, do limite de crédito e do MRP.
  • recebido com entrega futura: foi recebida a NF de cobrança do pedido, mas nem todos os produtos foram recebidos.
  • recebido: todos os produtos foram recebidos. Não são considerados em fluxo de caixa, limite de crédito e MRP.
  • cancelado

Portanto, quando o PC é reaberto, não há alteração no estado das solicitações de compra que originaram os seus itens, permanecendo “Compradas”. Apenas quando a quantidade do item do é reduzida, ou eliminada, as solicitações de compra retornam ao estado “A comprar”.

Propriedades dos itens dos pedidos de compra (PCITs)

• Pedido de compra: código do pedido de compra
• Item #: número do item do pedido de compra
• Tipo: define se o item é Produto, Serviço ou Manutenção.
• Código: código do cadastro do item.
• Código externo: código dado a um item por um fornecedor ou cliente, muitas vezes diferente do código atribuído pela própria empresa.
• Descrição: descrição inserido no cadastro do item.
• Quantidade
• Valor unitário: informado manualmente ou inicializado pelo campo
• Valor total: multiplicação da quantidade do item pelo seu valor unitário.
• Entrega (em pedidos): data na qual será feita a entrega de cada item do pedido.
• Previsão de entrega (em pedidos): inicializado igual à data de entrega, mas pode ser alterada.
• Pagamento: S/N
  • Conta:
    • Finalidade: “Despesa” ou “Outras contas”.
    • Centro de custos crédito: cria um vínculo entre a conta e um centro de custos.
• Pedido do cliente: campo livre para informar o número do pedido do cliente.
• Item (nº): campo para informar o item do pedido do cliente.
• Pesos: inicializáveis a partir do cadastro dos itens.
• Frete: se marcada a opção “Informar nos itens”, poderá ser do tipo “Total” ou “Unitário”.
• Frete total: calcula o valor total do frete.
• Seguro: se marcada a opção “Informar nos itens”, poderá ser informado em cada item.
• Outras despesas: se marcada a opção “Informar nos itens”, poderá ser informado em cada item.
• Este item recebe rateio do frete, seguro e outras despesas informados nos totais do pedido de compra: S/N.
• NCM: Nomenclatura Comum Mercosul.
• CEST: Código Especificador da Substituição Tributária.
• Origem da mercadoria: preenchimento de 0 a 8 – por padrão, preenchido com 0. Inicializado pelo campo correspondente, do cadastro de itens:

No vídeo abaixo, apresentamos a funcionalidade no ERP MAXIPROD: