O processo de compras do ERP MAXIPROD permite controlar a aquisição de materiais e serviços desde a identificação da necessidade até o recebimento da nota fiscal, com integração entre compras, estoque, financeiro e contabilidade.
O fluxo principal é:
Solicitação de Compra → Pedido de Compra → Nota Fiscal Recebida
As etapas são integradas e podem ser relacionadas entre si, permitindo acompanhar a compra desde sua origem até o recebimento da nota fiscal.
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Fluxo de compras
No fluxo de compras, uma necessidade é registrada por meio de uma Solicitação de Compra (SC). A solicitação pode ser analisada e aprovada antes de ser encaminhada para a área de compras ou suprimentos.
A partir da solicitação, podem ser realizadas cotações, seleção de fornecedores e a criação do Pedido de Compra (PC).
Após o fornecimento dos produtos ou serviços, a operação é registrada por meio da Nota Fiscal Recebida (NFR).
O fluxo pode ser representado da seguinte forma:
Solicitação de Compra → Pedido de Compra → Nota Fiscal Recebida
Solicitação de compra
A Solicitação de Compra é utilizada para registrar uma necessidade de aquisição de produtos ou serviços.
Ela pode ser criada manualmente ou gerada pelo MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais). Após sua criação, a solicitação pode passar por um processo de aprovação antes de ser encaminhada para a área de compras ou suprimentos.
Para mais informações, consulte Solicitações de compra.
Pedido de compra
A partir da solicitação aprovada, a área de compras pode realizar as cotações, selecionar o fornecedor e criar o Pedido de Compra.
O pedido formaliza a compra, contendo as informações dos itens, quantidades, preços, condições de pagamento e fornecedor.
Depois de aprovado, o pedido pode ser enviado ao fornecedor pelo botão “Enviar e-mail”. O endereço utilizado é obtido a partir dos dados cadastrados para o fornecedor.
Para mais informações, consulte Pedidos de compra e como enviar pedido de compra por e-mail.
Nota fiscal recebida
Após o fornecimento dos produtos ou serviços, a compra é registrada por meio da Nota Fiscal Recebida.
A NFR pode ser criada a partir do pedido de compra ou pela importação do XML da NF-e. No recebimento, o ERP MAXIPROD realiza os procedimentos correspondentes à operação, como a movimentação do estoque, a geração dos títulos financeiros e os lançamentos contábeis, conforme as configurações da empresa.
Para mais informações, consulte Notas fiscais recebidas.
Quando o recebimento for parcial, é possível registrar apenas parte das quantidades do pedido. Consulte “Como receber parcialmente pedidos de compra?“.
Outras formas de realizar uma compra
O fluxo apresentado anteriormente é uma forma estruturada de realizar uma compra. O ERP MAXIPROD também permite iniciar o processo diretamente em outras etapas. Sendo elas:
Compra direta por pedido de compra
É possível criar diretamente um Pedido de Compra, sem uma Solicitação de Compra prévia.
Essa alternativa pode ser interessante para empresas menores ou para situações em que o processo de compras é mais simples e não exige uma etapa formal de solicitação.
Nesse caso, o fluxo pode ser:
Pedido de Compra → Nota Fiscal Recebida
Para mais informações, consulte Pedidos de compra.
Compra direta pela nota fiscal recebida
Também é possível registrar uma compra diretamente por meio de uma Nota Fiscal Recebida, sem que tenha sido criado anteriormente um Pedido de Compra.
Essa alternativa pode ser utilizada quando a empresa deseja registrar diretamente o documento fiscal e os efeitos correspondentes no estoque, financeiro e contabilidade.
Para mais informações, consulte Notas fiscais recebidas.
Compra a partir de cotação
Também é possível utilizar o processo de cotação de compra para comparar propostas de diferentes fornecedores antes de gerar o Pedido de Compra.
A cotação pode ser utilizada a partir de uma Solicitação de Compra e é especialmente útil quando a empresa possui procedimentos estruturados para seleção de fornecedores.
Para mais informações, consulte Cotações de compra.
Integração com o fluxo de caixa
O processo de compras possui integração com o financeiro.
Ao aprovar um Pedido de Compra, podem ser geradas previsões de pagamento de acordo com a condição de pagamento informada. Essas previsões são consideradas no Fluxo de Caixa.
Quando a Nota Fiscal Recebida é registrada, os valores correspondentes passam a representar os compromissos financeiros efetivos, conforme o processo de Contas a Pagar.
Para mais informações, consulte Como fazer previsões de pagamento a partir de pedidos de compra?.
Reservas
Se os itens da Solicitação de Compra ou do Pedido de Compra estiverem reservados para um Pedido de Venda ou uma Ordem de Produção, a reserva é mantida durante o recebimento e a estocagem.
Assim, quando o material é recebido, a quantidade correspondente permanece reservada para a finalidade definida.
Veja mais informações em Reservas de material.
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