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Balancete contábil e razão

O balancete contábil é um instrumento de controle interno, que mostra o estado financeiro da empresa e a evolução de seu balanço patrimonial.

Tanto o balancete como a razão são montados automaticamente a partir dos lançamentos contábeis que, por sua vez, são em grande parte criados automaticamente a partir dos pagamentos, movimentações de estoque, emissão e recebimento de notas fiscais.

Como consultar o balancete contábil?

1) Para consultá-lo, vá ao menu “Contabilidade > Balancete contábil”.

consultar tela balancete contábil

2) Defina o período (Data …. a ….):

definir o período que deseja filtrar na tela de balancete

3) O balancete tem as seguintes colunas:

  • Código, classificação e descrição: ordena-se as contas da mesma forma que o plano de contas, eventualmente com os filtros definidos no cabeçalho da grade.
  • Saldo inicial: valor acumulado (créditos – débitos na conta) até a data inicial.
  • Débitos: soma dos débitos na conta, no período
  • Créditos: soma dos créditos na conta, no período
  • Saldo final = saldo inicial + débitos – créditos

Assista ao vídeo com o tutorial completo de como gerar um balancete no ERP MAXIPROD:

O balancete contábil possui algumas ferramentas que auxiliam a análise dos dados. São elas:

Vamos acompanhar, então, a seguir, cada uma dessas ferramentas e sua utilização na análise financeira de uma empresa.

Balancete auxiliar de uma conta contábil, por cliente/fornecedor

O balancete auxiliar por cliente/fornecedor mostra os lançamentos contábeis em uma única conta contábil, e a empresa geradora de cada lançamento.

Isto permite, por exemplo, justificar o total da conta fornecedores, detalhando cada lançamento por fornecedor e por nota fiscal ou conta a pagar, além de apresentar os saldos iniciais de cada fornecedor.

Exemplo:

1) O saldo inicial da conta de fornecedores é de R$ 38.414,95. Durante o período analisado, nossa empresa pagou R$ 10.089,23 a fornecedores e contraiu R$ 2.209,06 com novos compromissos.

2) Analisamos esta conta, mostrando os fornecedores aos quais fizemos pagamentos, e com os quais adquirimos novos compromissos.

saldo da conta de fornecedores da tela de balancete

Observação: O “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor” também pode ser acessado a partir do menu “Contabilidade” > “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor”.

4) É aberta a tela de “Balancete auxiliar por cliente/fornecedor” já filtrada pela conta selecionada.

tela de balancete auxiliar por cliente/fornecedor com datas filtradas

5) Cada seção desta tela mostra um fornecedor com o qual a empresa possui obrigações de pagamento pagas ou a pagar.

6) Com o fornecedor Caradhras madeireira nossa empresa possui um saldo inicial, em créditos (obrigações a pagar), de R$ 36.694,87. Estes R$ 36.694,87 estão divididos em 4 parcelas da NF 452 em aberto .

tela de balancete auxiliar por cliente/fornecedor

7) Em maio, foi paga a parcela 4 da NF 452, de R$9.173,71.

8) Como consequência, o saldo do fornecedor Caradhras madeireira, passou para R$27.521,16.

tela de balancete auxiliar por cliente/fornecedor

9) Em junho, a parcela 4 da NF 452 não é mais exibida, pois foi quitada, e o saldo inicial passa a ser igual ao saldo final de maio:

tela de balancete auxiliar por cliente/fornecedor

10) Devido às movimentações financeiras de maio, o saldo da conta fornecedores passou para R$ 30.534,78. Ou seja, nossa empresa reduziu suas obrigações com fornecedores de R$ 38.414,95 para R$ 30.534,78.

tela de balancete auxiliar por cliente/fornecedor com movimentações

Razão

O livro razão exibe todos os lançamentos feitos em uma conta contábil, em um determinado período, totalizando os créditos e os débitos da conta e o saldo final. Dessa forma, o razão permite analisar o detalhamento dos totais de créditos e débitos das contas do balancete.

Vejamos um exemplo:

1) O balancete mostra as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$ 52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$ 30.008,06 em créditos (pagamentos).

Balancete mostra movimentações na conta bancária no Banco do Brasil

2) Vejamos a que se referem estes débitos e créditos da conta bancária no período de maio. Para isso, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu “Consultar > Razão”.

acesso à tela razão

Observação: O razão também pode ser consultado a partir do menu “Contabilidade > Razão”.

3) A tela do Razão é aberta, já filtrada pela conta selecionada.

tela razão aberta

4) A coluna histórico exibe a descrição do lançamento contábil, e as linhas do Razão mostram a evolução do saldo da conta.

coluna histórico exibe a descrição do lançamento contábil

5) Nota-se que o resultado das entradas e saídas do razão, no valor de R$53.556,91, é o saldo final exibido no balancete.

resultado das entradas e saídas do razão na tela balancete

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) permite uma análise mais detalhada das origens e destinos dos lançamentos de receitas e despesas. Ou seja, para qual conta contábil foi feito um pagamento, ou de qual fonte a receita foi gerada.

Por exemplo, quando analisamos o balancete e notamos que a conta “Caixa” tem R$ 20.000 em créditos e R$ 33.000 em débitos, além de analisarmos quais foram as notas fiscais e empresas responsáveis por esses valores, podemos também ver as origens e destinos do dinheiro: conta de luz, salários, venda de fabricação própria, rendimentos financeiros, receitas por prestação de serviços, etc.

Vejamos um exemplo:

1) Na tela do balancete ocorreram as seguintes movimentações em nossa conta bancária no Banco do Brasil: R$ 52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$ 30.008,06 em créditos (pagamentos).

tela do Balancete movimentações bancárias na conta do banco do brasil

2) Para ver os tipos de despesa em que gastamos o nosso dinheiro, selecionamos a conta Banco do Brasil e clicamos no menu “Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)”.

acessar tela Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

Observação: Pode-se também consultar o “Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)” a partir do menu “Contabilidade > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)”. Ou ainda pelo menu “Financeiro > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)”.

3) O demonstrativo é aberto já filtrando pela conta selecionada.

4) A tela de “Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)” é iniciada em branco, aguardando o preenchimento dos filtros. No exemplo, definimos que a análise será de 01/05/20 a 31/05/20, com os lançamentos feitos na conta Banco do Brasil.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) filtrar por data

5) As colunas “Código”, “Classificação” e “Descrição” identificam a conta de origem ou destino da movimentação financeira: pagamento de conta de luz, salários, segurança, despesas bancárias, receita de venda de produtos de fabricação própria, etc.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) seleção das colunas código, descrição e classificação

6) As colunas “Débito” e “Crédito” apresentam os valores movimentados em cada linha lançada. Os saldos finais de débito e crédito são os mesmos da tela de balancete: R$52.841,63 em débitos (recebimentos) e R$30.008,06 em créditos (pagamentos).

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) seleção das colunas débito e crédito

7) A coluna “Histórico” exibe o registro que originou o lançamento: uma conta manual, uma nota, um adiantamento.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) seleção da coluna histórico

8) A coluna “Pedido de venda” é preenchida quando a nota faturada está vinculada a um pedido de venda.

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico) seleção da coluna pedido de venda

Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)

O Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) exibe as mesmas informações que o Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico), mas cada linha apresenta o total de lançamentos em cada conta. Ou seja, se houve três lançamentos de pagamento de Tarifas bancárias, cada um de R$ 150,00, haverá apenas uma linha referente à conta Tarifas bancárias com o total de R$ 450,00.

Exemplo:

1) Na seção anterior, foi analisada a conta Banco do Brasil a partir do Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico). A tela desse demonstrativo exibia 37 linhas.

tela Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (analítico)

2) Agora, na tela do “Balancete”, selecione a conta Banco do Brasil e clique no menu “Consultar > Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)”.

3) Agora, ao invés de 37 linhas, são exibidas somente 9.

4) Isso acontece porque os lançamentos foram agrupados por conta contábil. Se havia 20 recebimentos resultantes de receitas de vendas, é agora exibida apenas uma linha com o seu total:

tela Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético) com linha marcada

5) Ou seja, cada linha do “Demonstrativo caixa/banco por receita/despesa (sintético)” representa uma conta contábil com um ou mais lançamentos durante o período analisado.

Balancete por centro de custos

O balancete por centro de custos apresenta os lançamentos contábeis vinculados a centros de custos em um período, ordenados por centros de custos. Neste caso, as duas primeiras colunas, Cód e Classificação, se referem a centros de custos, não a contas contábeis.

1) Para consultar o balancete por centro de custos, vá ao menu “Contabilidade > Balancete por centro de custos”.

tela Balancete por centro de custos

Serão apresentados todos os centros de custos com seus respectivos valores de saldo inicial, débitos, créditos e saldo final dentro do período de tempo filtrado.