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Itens: cadastro e importação

Os itens (ou produtos), incluindo materiais e os serviços, constituem o elemento central de gestão de muitas empresas. São comprados, fabricados, movimentados, estocados e vendidos.

Siga o passo-a-passo para realizar o cadastro de itens de forma manual, a partir dos dados de um item de nota fiscal recebida ou por importação via arquivo Excel.

Veja também:

1) Manualmente:

1.1) Acesse o menu “Itens > Itens”.

1.2) Clique no botão “Novo”. A tela de inserção de novo item se abrirá.

1.3) Preencha os dados e clique no botão “Salvar”.

tela novo item

Observação: no caso de empresas industriais, muitas vezes há mais de um fornecedor de um item comprado. Se esses insumos (fornecidos por diferentes fornecedores) são funcionalmente intercambiáveis, então devem ter um único código interno, e não um código relativo a cada fornecedor. Ou seja, a quantidade total em estoque deste código será referente à soma de todas as quantidades em estoque, independente do fornecedor.

2) A partir de item da nota fiscal recebida:

Ao importar o XML de uma nota fiscal com itens ainda não cadastrados, estes aparecem sem código, como mostra a imagem. No entanto, esses itens podem ser cadastrados diretamente a partir da nota fiscal recebida:

2.1) Importe o XML. A coluna “Código”, na grade de itens, estará vazia, pois estes itens não foram identificados e também não há referências aos seus códigos externos.

2.2) Vá ao menu “Ações > Cadastrar automaticamente os itens sem código selecionados”.

2.3) É aberta uma nova janela. Selecione o “Grupo” e o “Prefixo”, caso este ainda não tenha sido cadastrado para o grupo escolhido.

2.4) Clique no botão “Cadastrar”. Será exibida uma mensagem, informando que os itens foram cadastrados com sucesso.

3) Por importação de arquivo Excel:

3.1) Acesse o menu “Itens > Itens”.

3.2) Depois clique no menu “Ações > Importar itens de arquivo Excel”.

3) É aberta a janela abaixo. Siga as instruções.

3.4) Baixe a planilha modelo, que está disponível no número “1”.

3.5) Abra a planilha modelo “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD”. Observações:

A planilha modelo é iniciada com um item já preenchido, “MALHA DE AÇO”, como exemplo.
As colunas cuja legenda tem um asterisco “*” são de preenchimento obrigatório.
O campo GRUPO deve ser preenchido com o nome de um grupo previamente cadastrado no sistema. Por exemplo, para cadastrar ou importar itens do grupo “AÇO”, é necessário cadastrar primeiro esse grupo (menu “Itens” > “Grupos”).
O mesmo vale para as unidades de medida, que só podem ser preenchidas com unidades já cadastradas.
Se as unidades de venda ou de compra são iguais à unidade principal, deixe-as em branco; somente preencha a unidade principal. Se são diferentes, preencha a coluna de unidade de conversão: “1 unidade de venda equivale a X unidades principais”.
Respeite o preenchimento dos nomes cadastrados para grupos e para unidades por extenso: maiúsculas caso assim estejam no cadastro; e não coloque espaços entre as letras, nem antes nem após as palavras, para evitar não reconhecimentos.

3.6) Concluído o preenchimento da planilha, volte para o sistema, novamente na janela para importação, clique em “Selecionar…”. Procure o arquivo na sua pasta.

3.7) Clique no botão “Importar”.

3.8) O sistema gera uma planilha de retorno “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD_resultado”, idêntica à planilha importada, com os mesmos dados, além da coluna final “Resultado da Importação” que indica, a cada linha, se o item foi importado com sucesso ou o motivo de não ter sido importado.

3.9) Caso a planilha não seja importada, o usuário deve corrigir o motivo do erro (que foi apresentado na planilha de resultado da importação) e reimportar os dados novamente.

3.10) A imagem abaixo mostra alguns dos casos comuns:

Confira o vídeo completo sobre como importar o cadastro de itens via arquivo Excel:

E veja também como cadastrar grupos e itens: