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Cadastro de empresas

O cadastramento de empresas (própria empresa, clientes, fornecedores e empresas estrangeiras) pode ser feito por digitação ou importação de planilhas Excel.

Esta página mostra:

Veja também:

Vídeo: como cadastrar empresas?

Este vídeo, disponível no YouTube, mostra como cadastrar empresas:

Cadastro da própria empresa

1) Acesse o menu “Configurações (engrenagem ícone) > Editar minha empresa”.

2) Preencha os campos obrigatórios, sinalizados por asterisco * ou número 1 acima da palavra ¹.

campos obrigatórios para editar a empresa

3) Clique no botão “Salvar”.

Cadastro de clientes

1) Acesse o menu “Vendas > Clientes”.

acesso à tela clientes do sistema

1) Na tela de clientes, clique no botão “Novo”.

tela de clientes cadastramento da nova empresa

2) Na página de cadastro da nova empresa, escolha o tipo (cliente, fornecedor, transportadora) e preencha as demais informações.

cadastramento de empresa

3) Clique no botão “Salvar” e a empresa estará cadastrada.

Veja abaixo um exemplo de cliente no ERP MAXIPROD:

edição de dados no cadastramento da empresa

Cadastro de fornecedores

1) Vá ao menu “Compras > Fornecedores”.

acesso à tela de fornecedores do sistema

2) Na tela de fornecedores, clique no botão “Novo”.

tela de fornecedores

3) Preencha os campos obrigatórios sinalizados por asterisco * ou ¹ e marque as opções desejadas para caracterizar a empresa.

cadastramento de empresa

4) Clique no botão “Salvar”.

Observação: Dependendo da tela acessada (clientes, fornecedores, representante/vendedor, etc.), a respectiva opção já virá inicializada, podendo ser alterada.

Como vincular um item a fornecedores e definir o fornecedor preferencial?

Para vincular um item a fornecedores, classificá-los como Qualificado, Habilitado ou Não habilitado, e definir o fornecedor preferencial:

1) Acesse o menu “Itens > Fornecedores dos itens“.

tela Fornecedores dos itens

2) Na tela “Fornecedores dos itens”, clique no botão “Novo“.

tela fornecedores de itens

3) Preencha os campos necessários e clique em “Salvar”.

vincular um item a um novo fornecedor

Ao criar uma solicitação de compra, ela é inicializada com o fornecedor preferencial do item, podendo-se escolher outro manualmente.

editar fornecedor do item

inserir solicitação de compra

  • Se o fornecedor for manualmente alterado na edição da solicitação de compra, ao criar o pedido de compra para atender essa solicitação o sistema mostrará o seguinte aviso:

atenção pedido de compra

editar fornecedor de item no erp maxiprod

  • Se um fornecedor “Não habilitado” for selecionado em uma solicitação de compra, o sistema não permitirá a emissão e aprovação do respectivo pedido de compra.

atenção fornecedor cadastrado como não habilitado

4) Fornecedores e suas qualificações perante a itens foram cadastradas. O ERP está pronto para a emissão de pedidos de compra.

Cadastro de empresas por planilha Excel

No ERP MAXIPROD, pode-se cadastrar e atualizar empresas por meio da importação de planilhas Excel, simplificando a inserção e atualização de informações empresariais. Para fazer a importação:

1) Acesse a tela na qual deseja cadastrar/atualizar uma empresa, como exemplo “Vendas > Clientes”.

Observação: A importação de cadastros/atualização por planilhas Excel é independente da tela em que está sendo executada. Ou seja, é possível importar o cadastro/atualização de um fornecedor mesmo quando se está na tela “Clientes”, por exemplo.

2) A seguir, acesse o menu “Ações > Importar empresas de arquivo Excel”.

3) É aberta uma tela para importação. Faça o download da planilha modelo clicando no link “clicando aqui“. A planilha será baixada, bastando abri-la e preenchê-la com as empresas a cadastrar/atualizar.

4) Após o preenchimento, salve a planilha e utilize novamente a opção “Importar empresas de arquivo Excel“. Na tela aberta, clique no botão “Selecionar” para selecionar a planilha que contém a(s) empresa(s) e clique no botão verde “Importar“.

5) Após a importação, é baixada automaticamente uma planilha com a descrição “_resultado” no final. Nesta planilha, é exibido o resultado da importação na coluna “Resultado da importação”.

Observação: a coluna “Resultado da importação” lista as empresas importadas e aquelas nas quais houve uma falha na importação. Em casos de falha na importação, é exibido o motivo da falha.

5) Após a importação, a empresa será cadastrada ou atualizada e sua visualização também estará disponível em suas respectivas telas.

Como definir uma empresa (cliente ou fornecedor) como filial?

1) No cadastro da empresa, no primeiro campo “CPF/CNPJ e outros campos”, marque o checkbox “Empresa faz parte do grupo”.

checkbox “Empresa faz parte do grupo”

2) Aparecerá um novo campo chamado “Empresa matriz”, de preenchimento obrigatório.

campo chamado “Empresa matriz”

3) Para exibir as contas a receber/pagar agrupadas pelo grupo de empresas, use os filtros “Cliente (grupo)” e “Fornecedor (grupo)”, respectivamente.

filtros “Cliente (grupo)” e “Fornecedor (grupo)”

Cadastro de empresas estrangeiras

Para cadastrar uma empresa estrangeira:

1) Cadastre seu município.

2) Vá ao menu superior “Vendas > Cadastros > Municípios”.

acesso à municípios no sistema

3) A tela de municípios lista todos os municípios nacionais. Para acrescentar um município estrangeiro, clique no botão “Novo”.

tela municípios

4) Preencha os campos “Município” e “País*”.

campo município no cadastramento de empresas estrangeiras

Observação: As empresas do exterior não tem CNPJ, que é substituído pelo “Documento de identificação de estrangeiro”.

5) O campo “Documento de identificação de estrangeiro”, deve receber o número do RNM (Registro Nacional Migratório) da CRNM (Carteira de Registro Nacional Migratório), também conhecida como “Carteira do estrangeiro” ou o número do passaporte desse estrangeiro.

cadastramento de empresas estrangeiras

6) Clique no botão “Salvar”. 

Para uma explicação em vídeo, veja:

Propriedades de clientes e fornecedores

As empresas clientes e fornecedoras tem as seguintes propriedades (campos):

  • Apelido: identificador alfanumérico da empresa.
  • CNPJ/CPF
  • Nome fantasia
  • Razão social
  • Regime tributário
  • Inscrição estadual (tipo)
  • Inscrição estadual (número)
  • Inscrição municipal
  • Inscrição na SUFRAMA
  • Situação fiscal especial, parametrização fiscal da empresa que pode afetar a redução da base de cálculo do ICMS, e a alíquota da MVA, quando há substituição tributária.
  • Website
  • E-mail para envio da NF-e
  • CNAE Fiscal
  • Empresa faz parte do grupo: permite vincular empresas entre si (matriz e filiais).
  • Endereço principal: CEP, endereço, número, complemento, bairro, caixa postal, município, telefones 1, 2, 3, 4.
  • Endereços de faturamento, entrega e cobrança: mesmos campos do endereço principal.
  • Limite de crédito
  • Forma de cobrança padrão: associa uma forma de cobrança às vendas para esta empresa 
  • Tabela de preços: pode ser selecionada uma tabela de preços para cada cliente
  • Representante/vendedor: podem ser cadastrados até três representantes ou vendedores internos.
  • Forma de pagamento (padrão): associa uma forma de pagamento às compras desta empresa.
  • Condição de pagamento: associa uma condição de pagamento às vendas para ou às compras desta empresa.
  • Transportadora padrão: associa uma transportadora às vendas para ou às compras desta empresa.
  • Alterar valor unitário: sobre a tabela de preços, pode haver um acréscimo ou desconto específico do cliente, que é “interno”, isto é, não aparece em documentos visíveis.
  • Informações adicionais de interesse do contribuinte: texto acrescentado ao campo de mesmo nome das notas fiscais, em função do checkbox Incluir informações adicionais do cliente (se houver) da operação fiscal da nota fiscal.
  • Segmento
  • Região
  • Perfil
  • Forma de pedido
  • Produtos
  • Atenção
  • Probabilidade de negócio
  • Tamanho
  • Fornecedor atual
  • Estado: inadimplente, efetivo, teste, etc. Esta propriedade é usada principalmente por empresas com vendas recorrentes, tais como assinaturas e contratos de manutenção.  Cada empresa pode cadastrar os valores possíveis desta propriedade, através do menu “CRM > Cadastros > Estados de CRM dos clientes”.
  • Última ligação
  • Última visita
  • Responsável
  • Campos adicionais da empresa
  • Observações
  • Anotações
  • Contatos
  • Anexos