Cadastro de empresas

O cadastramento de empresas (própria empresa, clientes, fornecedores e empresas estrangeiras) pode ser feito por digitação ou importação de planilhas Excel.

Esta página mostra:

• Vídeo: Como cadastrar empresas?
• Cadastro da própria empresa
• Cadastro de clientes
• Cadastro de fornecedores
• Como vincular um item a um fornecedor?
• Cadastro de empresas via planilha Excel
• Como definir uma empresa como filial?
• Cadastro de empresas estrangeiras
• Propriedades de clientes e fornecedores

Veja também:

• Como agrupar títulos de diferentes fornecedores?
• Como incluir campos adicionais no cadastro de empresa

Vídeo: como cadastrar empresas?

Este vídeo, disponível no YouTube, mostra como cadastrar empresas:

Cadastro da própria empresa

1) Acesse o menu “Configurações () > Editar minha empresa”.

2) Preencha os campos obrigatórios, sinalizados por asterisco * ou número 1 acima da palavra ¹.

3) Clique no botão “Salvar”.

Cadastro de clientes

1) Acesse o menu “Vendas > Clientes”.

1) Na tela de clientes, clique no botão “Novo”.

2) Na página de cadastro da nova empresa, escolha o tipo (cliente, fornecedor, transportadora) e preencha as demais informações.

3) Clique no botão “Salvar” e a empresa estará cadastrada.

Veja abaixo um exemplo de cliente no ERP MAXIPROD:

Cadastro de fornecedores

1) Vá ao menu “Compras > Fornecedores”.

2) Na tela de fornecedores, clique no botão “Novo”.

3) Preencha os campos obrigatórios sinalizados por asterisco * ou ¹ e marque as opções desejadas para caracterizar a empresa.

4) Clique no botão “Salvar”.

Observação: Dependendo da tela acessada (clientes, fornecedores, representante/vendedor, etc.), a respectiva opção já virá inicializada, podendo ser alterada.

Como vincular um item a fornecedores e definir o fornecedor preferencial?

Para vincular um item a fornecedores, classificá-lo como Qualificado, Habilitado ou Não habilitado, e definir o fornecedor preferencial:

1) Acesse o menu “Itens > Fornecedores dos itens“.

2) Na tela “Fornecedores dos itens”, clique no botão “Novo“.

3) Preencha os campos necessários e clique em “Salvar”.

Ao criar uma solicitação de compra, ela é inicializada com o fornecedor preferencial do item, podendo-se escolher outro manualmente.

• Se o fornecedor for manualmente alterado na edição da solicitação de compra, ao criar o pedido de compra para atender essa solicitação o sistema mostrará o seguinte aviso:

• Se um fornecedor “Não habilitado” for selecionado em uma solicitação de compra, o sistema não permitirá a emissão e aprovação do respectivo pedido de compra.

4) Fornecedores e suas qualificações perante a itens foram cadastradas. O ERP está pronto para a emissão de pedidos de compra.

Cadastro de empresas por planilha Excel

Pode-se cadastrar e atualizar empresas por importação de planilha Excel. Para fazer a importação:

1) Acesse a tela na qual deseja cadastrar/atualizar uma empresa, como exemplo “Vendas > Clientes”.

Observação: A importação de cadastros/atualização por planilhas Excel é independente da tela em que está sendo executada. Ou seja, pode-se importar o cadastro/atualização de um fornecedor na tela “Clientes”, por exemplo.

2) A seguir, acesse o menu “Ações > Importar empresas de arquivo Excel”.

3) É aberta uma tela para importação. Faça o download da planilha modelo clicando no link “clicando aqui“. A planilha será baixada, bastando abri-la e preenchê-la com as empresas a cadastrar/atualizar.

4) Após o preenchimento, salve a planilha e utilize novamente a opção “Importar empresas de arquivo Excel“. Na tela aberta, clique no botão “Selecionar” para selecionar a planilha que contém a(s) empresa(s) e clique no botão verde “Importar“.

5) Após a importação, é baixada automaticamente uma planilha com a descrição “_resultado” no final. Nesta planilha, é exibido o resultado da importação na coluna “Resultado da importação”.

Observação: a coluna “Resultado da importação” lista as empresas importadas e aquelas nas quais houve uma falha na importação. Em casos de falha na importação, é exibido o motivo da falha.

5) Após a importação, a empresa será cadastrada ou atualizada e sua visualização também estará disponível em suas respectivas telas.

Como definir uma empresa (cliente ou fornecedor) como filial?

1) No cadastro da empresa, no primeiro campo “CPF/CNPJ e outros campos”, marque o checkbox “Empresa faz parte do grupo”.

2) Aparecerá um novo campo chamado “Empresa matriz”, de preenchimento obrigatório.

3) Para exibir as contas a receber/pagar agrupadas pelo grupo de empresas, use os filtros “Cliente (grupo)” e “Fornecedor (grupo)”, respectivamente.

Cadastro de empresas estrangeiras

Para cadastrar uma empresa estrangeira:

1) Cadastre seu município.

2) Vá ao menu superior “Vendas > Cadastros > Municípios”.

3) A tela de municípios lista todos os municípios nacionais. Para acrescentar um município estrangeiro, clique no botão “Novo”.

4) Preencha os campos “Município” e “País*”.

Observação: As empresas do exterior não tem CNPJ, que é substituído pelo “Documento de identificação de estrangeiro”.

5) O campo “Documento de identificação de estrangeiro”, deve receber o número do RNM (Registro Nacional Migratório) da CRNM (Carteira de Registro Nacional Migratório), também conhecida como “Carteira do estrangeiro” ou o número do passaporte desse estrangeiro.

6) Clique no botão “Salvar”. 

Para uma explicação em vídeo, veja:

Propriedades de clientes e fornecedores

As empresas clientes e fornecedoras tem as seguintes propriedades (campos):

• Apelido: identificador alfanumérico da empresa.
• CNPJ/CPF
• Nome fantasia
• Razão social
• Regime tributário
• Inscrição estadual (tipo)
• Inscrição estadual (número)
• Inscrição municipal
• Inscrição na SUFRAMA
• Situação fiscal especial, parametrização fiscal da empresa que pode afetar a redução da base de cálculo do ICMS, e a alíquota da MVA, quando há substituição tributária.
• Website
• E-mail para envio da NF-e
• CNAE Fiscal
• Empresa faz parte do grupo: permite vincular empresas entre si (matriz e filiais).
• Endereço principal: CEP, endereço, número, complemento, bairro, caixa postal, município, telefones 1, 2, 3, 4.
• Endereços de faturamento, entrega e cobrança: mesmos campos do endereço principal.
• Limite de crédito
• Forma de cobrança padrão: associa uma forma de cobrança às vendas para esta empresa 
• Tabela de preços: pode ser selecionada uma tabela de preços para cada cliente
• Representante/vendedor: podem ser cadastrados até três representantes ou vendedores internos.
• Forma de pagamento (padrão): associa uma forma de pagamento às compras desta empresa.
• Condição de pagamento: associa uma condição de pagamento às vendas para ou às compras desta empresa.
• Transportadora padrão: associa uma transportadora às vendas para ou às compras desta empresa.
• Alterar valor unitário: sobre a tabela de preços, pode haver um acréscimo ou desconto específico do cliente, que é “interno”, isto é, não aparece em documentos visíveis.
• Informações adicionais de interesse do contribuinte: texto acrescentado ao campo de mesmo nome das notas fiscais, em função do checkbox Incluir informações adicionais do cliente (se houver) da operação fiscal da nota fiscal.
• Segmento
• Região
• Perfil
• Forma de pedido
• Produtos
• Atenção
• Probabilidade de negócio
• Tamanho
• Fornecedor atual
• Estado: inadimplente, efetivo, teste, etc. Esta propriedade é usada principalmente por empresas com vendas recorrentes, tais como assinaturas e contratos de manutenção.  Cada empresa pode cadastrar os valores possíveis desta propriedade, através do menu “CRM > Cadastros > Estados de CRM dos clientes”.
• Última ligação
• Última visita
• Responsável
• Campos adicionais da empresa
• Observações
• Anotações
• Contatos
• Anexos