O cadastramento de empresas (própria empresa, clientes, fornecedores e empresas estrangeiras) pode ser feito por digitação ou importação de planilhas Excel.
Esta página mostra:
- Vídeo: Como cadastrar empresas?
- Cadastro da própria empresa
- Cadastro de clientes
- Cadastro de fornecedores
- Como vincular um item a um fornecedor?
- Cadastro de empresas via planilha Excel
- Como definir uma empresa como filial?
- Cadastro de empresas estrangeiras
- Propriedades de clientes e fornecedores
Veja também:
- Como agrupar títulos de diferentes fornecedores?
- Como incluir campos adicionais no cadastro de empresa
Vídeo: como cadastrar empresas?
Este vídeo, disponível no YouTube, mostra como cadastrar empresas:
Cadastro da própria empresa
1) Acesse o menu “Configurações (
) > Editar minha empresa”.
2) Preencha os campos obrigatórios, sinalizados por asterisco * ou número 1 acima da palavra ¹.
3) Clique no botão “Salvar”.
Cadastro de clientes
1) Acesse o menu “Vendas > Clientes”.
1) Na tela de clientes, clique no botão “Novo”.
2) Na página de cadastro da nova empresa, escolha o tipo (cliente, fornecedor, transportadora) e preencha as demais informações.
3) Clique no botão “Salvar” e a empresa estará cadastrada.
Veja abaixo um exemplo de cliente no ERP MAXIPROD:
Cadastro de fornecedores
1) Vá ao menu “Compras > Fornecedores”.
2) Na tela de fornecedores, clique no botão “Novo”.
3) Preencha os campos obrigatórios sinalizados por asterisco * ou ¹ e marque as opções desejadas para caracterizar a empresa.
4) Clique no botão “Salvar”.
Observação: Dependendo da tela acessada (clientes, fornecedores, representante/vendedor, etc.), a respectiva opção já virá inicializada, podendo ser alterada.
Como vincular um item a fornecedores e definir o fornecedor preferencial?
Para vincular um item a fornecedores, classificá-los como Qualificado, Habilitado ou Não habilitado, e definir o fornecedor preferencial:
1) Acesse o menu “Itens > Fornecedores dos itens“.
2) Na tela “Fornecedores dos itens”, clique no botão “Novo“.
3) Preencha os campos necessários e clique em “Salvar”.
Ao criar uma solicitação de compra, ela é inicializada com o fornecedor preferencial do item, podendo-se escolher outro manualmente.
- Se o fornecedor for manualmente alterado na edição da solicitação de compra, ao criar o pedido de compra para atender essa solicitação o sistema mostrará o seguinte aviso:
- Se um fornecedor “Não habilitado” for selecionado em uma solicitação de compra, o sistema não permitirá a emissão e aprovação do respectivo pedido de compra.
4) Fornecedores e suas qualificações perante a itens foram cadastradas. O ERP está pronto para a emissão de pedidos de compra.
Cadastro de empresas por planilha Excel
No ERP MAXIPROD, pode-se cadastrar e atualizar empresas por meio da importação de planilhas Excel, simplificando a inserção e atualização de informações empresariais. Para fazer a importação:
1) Acesse a tela na qual deseja cadastrar/atualizar uma empresa, como exemplo “Vendas > Clientes”.
Observação: A importação de cadastros/atualização por planilhas Excel é independente da tela em que está sendo executada. Ou seja, é possível importar o cadastro/atualização de um fornecedor mesmo quando se está na tela “Clientes”, por exemplo.
2) A seguir, acesse o menu “Ações > Importar empresas de arquivo Excel”.
3) É aberta uma tela para importação. Faça o download da planilha modelo clicando no link “clicando aqui“. A planilha será baixada, bastando abri-la e preenchê-la com as empresas a cadastrar/atualizar.
4) Após o preenchimento, salve a planilha e utilize novamente a opção “Importar empresas de arquivo Excel“. Na tela aberta, clique no botão “Selecionar” para selecionar a planilha que contém a(s) empresa(s) e clique no botão verde “Importar“.
5) Após a importação, é baixada automaticamente uma planilha com a descrição “_resultado” no final. Nesta planilha, é exibido o resultado da importação na coluna “Resultado da importação”.
Observação: a coluna “Resultado da importação” lista as empresas importadas e aquelas nas quais houve uma falha na importação. Em casos de falha na importação, é exibido o motivo da falha.
5) Após a importação, a empresa será cadastrada ou atualizada e sua visualização também estará disponível em suas respectivas telas.
Como definir uma empresa (cliente ou fornecedor) como filial?
1) No cadastro da empresa, no primeiro campo “CPF/CNPJ e outros campos”, marque o checkbox “Empresa faz parte do grupo”.
2) Aparecerá um novo campo chamado “Empresa matriz”, de preenchimento obrigatório.
3) Para exibir as contas a receber/pagar agrupadas pelo grupo de empresas, use os filtros “Cliente (grupo)” e “Fornecedor (grupo)”, respectivamente.
Cadastro de empresas estrangeiras
Para cadastrar uma empresa estrangeira:
1) Cadastre seu município.
2) Vá ao menu superior “Vendas > Cadastros > Municípios”.
3) A tela de municípios lista todos os municípios nacionais. Para acrescentar um município estrangeiro, clique no botão “Novo”.
4) Preencha os campos “Município” e “País*”.
Observação: As empresas do exterior não tem CNPJ, que é substituído pelo “Documento de identificação de estrangeiro”.
5) O campo “Documento de identificação de estrangeiro”, deve receber o número do RNM (Registro Nacional Migratório) da CRNM (Carteira de Registro Nacional Migratório), também conhecida como “Carteira do estrangeiro” ou o número do passaporte desse estrangeiro.
6) Clique no botão “Salvar”.
Para uma explicação em vídeo, veja:
Propriedades de clientes e fornecedores
As empresas clientes e fornecedoras tem as seguintes propriedades (campos):
- Apelido: identificador alfanumérico da empresa.
- CNPJ/CPF
- Nome fantasia
- Razão social
- Regime tributário
- Inscrição estadual (tipo)
- Inscrição estadual (número)
- Inscrição municipal
- Inscrição na SUFRAMA
- Situação fiscal especial, parametrização fiscal da empresa que pode afetar a redução da base de cálculo do ICMS, e a alíquota da MVA, quando há substituição tributária.
- Website
- E-mail para envio da NF-e
- CNAE Fiscal
- Empresa faz parte do grupo: permite vincular empresas entre si (matriz e filiais).
- Endereço principal: CEP, endereço, número, complemento, bairro, caixa postal, município, telefones 1, 2, 3, 4.
- Endereços de faturamento, entrega e cobrança: mesmos campos do endereço principal.
- Limite de crédito
- Forma de cobrança padrão: associa uma forma de cobrança às vendas para esta empresa
- Tabela de preços: pode ser selecionada uma tabela de preços para cada cliente
- Representante/vendedor: podem ser cadastrados até três representantes ou vendedores internos.
- Forma de pagamento (padrão): associa uma forma de pagamento às compras desta empresa.
- Condição de pagamento: associa uma condição de pagamento às vendas para ou às compras desta empresa.
- Transportadora padrão: associa uma transportadora às vendas para ou às compras desta empresa.
- Alterar valor unitário: sobre a tabela de preços, pode haver um acréscimo ou desconto específico do cliente, que é “interno”, isto é, não aparece em documentos visíveis.
- Informações adicionais de interesse do contribuinte: texto acrescentado ao campo de mesmo nome das notas fiscais, em função do checkbox Incluir informações adicionais do cliente (se houver) da operação fiscal da nota fiscal.
- Segmento
- Região
- Perfil
- Forma de pedido
- Produtos
- Atenção
- Probabilidade de negócio
- Tamanho
- Fornecedor atual
- Estado: inadimplente, efetivo, teste, etc. Esta propriedade é usada principalmente por empresas com vendas recorrentes, tais como assinaturas e contratos de manutenção. Cada empresa pode cadastrar os valores possíveis desta propriedade, através do menu “CRM > Cadastros > Estados de CRM dos clientes”.
- Última ligação
- Última visita
- Responsável
- Campos adicionais da empresa
- Observações
- Anotações
- Contatos
- Anexos