Antes do recebimento e estocagem, a nota fiscal deve estar cadastrada no ERP. Há 2 formas de cadastrá-la: por digitação manual ou por importação do arquivo XML que, por sua vez, pode ser recebido do fornecedor ou buscado no site da Receita.
As notas entram no sistema em estado de digitação. Uma vez conferidas as condições de pagamento, a NCM, e os impostos, a nota fiscal recebida é confirmada, passando para o estado de recebida, e:
- são geradas movimentações para o estoque, lote a lote.
- se o item for “Estocagem com lote”, então é associado um número a cada lote, que pode ser impresso em etiquetas.
- são automaticamente geradas as contas a pagar, refletindo as condições de pagamento, inclusive adiantamentos. Estas contas a pagar “reais” substituem as previsões geradas na emissão do pedido de compra.
- são registrados os créditos e retenções de impostos.
- são gerados os lançamentos contábeis da operação.
Se os códigos dos itens do seu fornecedor, no XML, não estão vinculados aos códigos do MAXIPROD, veja como vinculá-los manualmente.
Destino da movimentação de recebimento de um item da NFR
Quando se clica no botão “Receber” na NFR, os itens são automaticamente estocados no endereço de estoque que consta do item da NFR, que em princípio é o endereço padrão do item na empresa, mas pode ser editado antes de “Receber”. An
Valor nas notas fiscais recebidas e valor movimentado para o estoque
Dependendo das configurações dos impostos das notas fiscais recebidas, principalmente do CST do imposto, o valor do item no estoque pode ser diferente do valor constante nas notas fiscais recebidas.
Vejamos alguns casos para emissores dos regimes tributários lucro real e lucro presumido:
- ICMS: quando CST ’00 – tributada integralmente’ o valor do imposto é descontado do custo do item em estoque, pois este CST gera crédito do valor de ICMS. Para não haver este desconto, utilize o CST ’90 – outras’.
- PIS / COFINS / IPI: o CST dá direito a crédito, o valor do imposto é descontado do custo, senão não o é.
Recebimento de itens com estocagem por número de série
No recebimento de nota ou entrada manual de material com estocagem por número de série, nenhuma informação referente ao lote é preenchida. Os produtos com estocagem por número de série são estocados com qualidade de inspeção “NI” (não inspecionado), e não se consegue utilizar esse estoque até os números de série serem informados.
Uma mesma linha da nota fiscal recebida pode ter múltiplas unidades de um item, portanto múltiplos números de série. Por isso, a atribuição do NS é feita posteriormente, na tela de estoque (acessada por “Estoque > Estoque”), pelo menu “Ações > Informar número de série/lote do fabricante”. Será preciso informar o número de série de cada unidade no estoque.
Como informar o número de série de um produto recebido por nota fiscal?
O item estocado por número de série e recebido em uma nota fiscal entra em estoque com qualidade “NI” (não inspecionado), devendo-lhe ser atribuído um número de série.
Para atribuir números de série a itens do estoque:
1) Na tela de estoque, acesse o menu “Ações > Informar números de série/lote do fabricante”:
2) Na janela aberta, há duas opções: criar um número de série novo ou selecionar um já cadastrado.
2.1) se selecionada a opção “Criar números de série”:
- informe o fabricante do item recebido (campo “Fabricante”);
- indique no campo “Quantidade” a quantas unidades devem ser atribuídos números de série;
- digite um prefixo, se desejar, para os números de série a criar;
- é possível indicar também número de dígitos para o prefixo a ser criado.
Exemplo de preenchimento:
2.2) se selecionada a opção “Selecionar número de série”, selecione um número previamente cadastrado, utilizando o botão da lupa.
Exemplo de preenchimento:
Como informar o número de série para um item que foi estocado sem número de série?
Se uma unidade foi estocada originalmente com outra forma de estocagem (código do item ou lote) e a forma de estocagem do item foi alterada para número de série:
1) vá ao menu “Estoque > Estoque”.
2) na tela de estoque, vá ao menu “Ações” > opção “Informar números de série”.
3) é aberta a janela abaixo. Selecionar um número de série já existente ou criar um novo, conforme descrito no item b do tópico 3.1.
Observação: será desenvolvida a possibilidade de informar o número de série no momento da entrada ou recebimento.
Vinculação automática com itens do pedido de compra
Se algum dos itens das notas fiscais recebidas não está vinculado com pedido de compra, o MAXIPROD exibe um aviso como o abaixo:
Ao clicar no texto clique aqui ou no menu “Ações > Vincular itens com pedido de compra” é exibida a seguinte janela.
Após selecionar o pedido de compra, o MAXIPROD procura itens do pedido de compra correspondentes aos da nota fiscal, na seguinte sequência:
- Itens da nota fiscal que possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra do mesmo produto/serviço, mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.
- Itens da nota fiscal que não possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra com o mesmo valor unitário, a mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.
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