Contas contábeis, planos de contas

Contas contábeis, plano de contas padrão e personalizado

Como regra geral, o plano de contas é dividido em quatro grandes grupos: Ativo, Passivo, Receitas e Despesas. Os dois primeiros correspondem às contas patrimoniais da empresa, e os dois últimos às contas de resultado. Cada um desses quatro grupos tem subdivisões.

No caso de assinaturas multi-CNPJ, o plano de contas de todas as empresas é o mesmo, mas as contas são separadas por emrpesa.

O ERP vem inicializado com um plano de contas padrão.

O assinante tem duas opções:

  1. Usar o plano de contas padrão, acrescentando novas contas contábeis próprias, se necessário. Nesta opção, as contas do plano padrão não podem ter editadas pelos usuários.
  2. Tornar o plano de contas próprio, ou seja, o que permite editar todas as contas contábeis.

1. Contas contábeis: propriedades

  • código
  • descrição
  • ativa/inativa: podem ser feitos lançamentos contábeis apenas em contas ativas
  • grupo, ou natureza da conta: contas sintéticas “raiz”, sem contábil conta mãe: Ativo, Passivo, Receitas e Despesas
  • tipo analítica/sintética: podem ser feitos lançamentos contábeis apenas em contas analíticas. As contas sintéticas apenas acumulam os valores das contas analíticas, facilitando a interpretação. Uma conta sintética pode ser a conta mãe de várias contas analíticas, e de várias contas sintéticas, criando-se uma hierarquia de contas contábeis, denominada “plano de contas”.
  • conta contábil mãe (ou “Dentro de”): toda conta contábil tem uma conta mãe, exceto os grupos Ativo, Passivo, Receitas e Despesas
  • classificação: uma conta contábil pode ser identificada, dentro do plano de contas, através de uma sequência de sufixos separados por pontos. Cada nível acrescenta um novo sufixo, e o valor do sufixo corresponde à sua posição entre as contas filhas de um mesma conta mãe. Por exemplo, uma conta “Bancos” de classificação 1.01.01.02, pode ter contas filhas 1.01.01.02.01 Banco do Brasil, 1.01.01.02.02 Bradesco,  1.01.01.02.03 Itaú, 1.01.01.02.04  Banrisul, etc. O primeiro nível da classificação corresponde aos grupos Ativo, Passivo, Receitas e Despesas
  • finalidade: indica as funcionalidades e situações nas quais a conta contábil será utilizada. Por exemplo: no caso de uma conta contábil usada no recebimento de um valor a receber, apenas contas de finalidade “Caixa/Banco (Ativo)” podem ser utilizadasO conjunto de finalidades é fixo, não configurável.
  • favorita da finalidade (S/N):  esta opção define a conta preferencial da finalidade. Por exemplo, se a conta “Banco do Brasil” for a favorita da finalidade “Caixa/Banco (Ativo)”, então ao efetuar um pagamento ou um recebimento, esta conta é selecionada automaticamente, podendo ser alterada manualmente.
  • conta de estoque (S/N): define se a conta contábil pode ser usada como origem ou destino de movimentações de estoque.
  • apelido: cada conta de estoque tem um apelido, que é usado nas áreas de materiais, não-contábeis, da empresa (recebimento, almoxarifado, produção, expedição). É mais simples do que classificação ou descrição da conta,  mais extensa e escrita em linguagem contábil. O apelido é digitado pelo responsável pelo plano de contas, e cada apelido pode ser usado apenas em uma conta contábil. Ou seja, não pode haver 2 contas contábeis com o mesmo apelido.
  • centro de custos (S/N): define se lançamentos nessa conta podem ser associados a centros de custos. Quando podem, esses centros de custos são definidos na grade do rodapé da tela de edição de contas.
  • pedido de venda (S/N): define se lançamentos nessa conta podem ser associados a pedidos de venda.
  • ratear no custo de produção (S/N): define se o custeio rateia o valor da conta entre os itens produzidos desde o último fechamento de estoque (“Estoque > Ações > Recalcular custos do estoque atual”).
  • Grupo no DRE/balanço: indica a linha da DRE à qual o valor da conta contábil é somado.
  • Conta referencial da SPED: indica a conta correspondente no plano de contas referencial da SPED. Só precisa ser preenchido se a empresa gera a SPED através do MAXIPROD.

2. Como criar novas contas contábeis?

Para criar novas contas contábeis:

  1. Vá ao menu Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis:
  2. Na tela de conta contábeis, procure uma conta semelhante à que deseja criar. Por exemplo, para criar uma nova conta de caixa ou banco, pode-se selecionar a conta 1.01.01.02.01 – Banco do Brasil
  3. Após selecionar a conta contábil, clique no botão verde
  4. Digite a descrição da nova conta.
  5. Complete os campos da tela com as propriedades descritas acima, e clique em .

3. Criação de plano de contas próprio

O plano de contas inicial é não editável, ou seja, caso seja necessário alterar alguma dessas contas, como descrição ou finalidade, é necessário tornar esse plano de contas próprio. Para isso, vá ao menu roda dentada 1 > Configurações. Na tela de configurações, expanda a opção “Exibir configurações contábeis” e clique em saldo inicial 4.

saldo inicial 5

Após concluir o processo, todas as contas contábeis se tornam editáveis (lapis edicao).

Veja também: Saldo inicial de uma conta contábil.