Itens: cadastramento e importação

Os itens, incluindo materiais e os serviços, constituem o elemento central de gestão da maior parte das empresas. Itens são comprados, fabricados, movimentados, estocados e vendidos. A seguir, são mostrados algumas das principais propriedades e operações relativas aos itens.

Cadastramento de um item

No menu superior, clique Itens > Itens.
Clique . Abrirá a tela de inserção de novo item.
Preencha os dados e clique em .

No caso de empresas industriais:

muitas vezes há mais de um fornecedor para um item comprado.
se esses insumos (fornecidos por diferentes fornecedores) são funcionalmente intercambiáveis, então deve haver um único código interno para este item comprado, e não um código relativo a cada fornecedor. Ou seja, a quantidade total em estoque deste código será referente à soma de todas as quantidades em estoque, independente do fornecedor.

Importação de itens

1. Vá para: “Itens” > “Itens”.

2. Vá ao menu “Ações” > “Importar itens de arquivo Excel”.

3. Será aberta a janela mostrada abaixo. Execute o passo 1.

4. Abra a planilha modelo “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD”. Abaixo seguem algumas observações sobre o preenchimento dos dados:

a) A planilha modelo é iniciada com um item já preenchido, “MALHA DE AÇO”, mostrando a forma de prencher os dados.

b) As colunas cuja legenda tem um asterisco “*” são de preenchimento obrigatório.

c) Lembre que o campo GRUPO deve ser preenchido com o nome de um grupo previamente cadastrado no sistema. Por exemplo, para cadastrar itens do grupo “AÇO”, é necessário cadastrar primeiro esse grupo (menu “Itens” > “Grupos”), para a seguir utilizá-lo na importação de itens.

d) A mesma regra para Grupos vale para as unidades de medida. Os campos de unidades só podem ser preenchidos com UN’s previamente cadastradas. Seja em “principal”, “de venda” e “de compra”.

O sistema possui uma grande variedade de unidades cadastradas, mas caso queira utilizar uma unidade ainda não cadastrada, vá para “Itens” > “Cadastros” > “Unidades de medida”. Após cadastrar a nova unidade, ela poderá ser utilizada para a importação de itens.

e) Caso as unidades de venda ou de compra sejam iguais à unidade principal, deixe-as em branco; somente preencha a unidade principal.

f) Caso as unidades de venda ou de compra sejam diferentes da unidade principal, preencha a coluna de unidade de conversão: “1 unidade de venda equivale a X unidades principais”.

g) Respeite o preenchimento dos nomes cadastrados para grupos e para unidades por extenso: maiúsculas caso assim estejam no cadastro; e não coloque espaços entre as letras, nem antes ou após as palavras, para evitar possíveis não reconhecimentos dos caracteres.

5. Concluído o preenchimento da Planilha Modelo, volte para o sistema, novamente na janela para importação de itens, clique em “Selecionar…”. Busque o arquivo no computador.

6. Clique em .

7. O sistema gera uma planilha de retorno “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD_resultado”, idêntica à planilha importada, com os mesmos dados, porém a coluna final “Resultado da Importação” indica, a cada linha, se ele foi importado com sucesso ou o motivo de não ter importado.

8. A imagem abaixo mostra alguns dos casos comuns: