Itens: cadastramento e importação

Itens: cadastramento e importação

Os itens, incluindo materiais e os serviços, constituem o elemento central de gestão da maior parte das empresas. Itens são comprados, fabricados, movimentados, estocados e vendidos. A seguir, são mostrados algumas das principais propriedades e operações relativas aos itens.

Cadastramento de um item

  1. No menu superior, clique Itens > Itens.
  2. Clique cod-externo-11.  Abrirá a tela de inserção de novo item.
  3. Preencha os dados e clique em referenciar-custo-de-frete-17.

No caso de empresas industriais:

  • muitas vezes há mais de um fornecedor para um item comprado.
  • se esses insumos (fornecidos por diferentes fornecedores) são funcionalmente intercambiáveis, então deve haver um único código interno para este item comprado, e não um código relativo a cada fornecedor. Ou seja, a quantidade total em estoque deste código será referente à soma de todas as quantidades em estoque, independente do fornecedor.

Importação de itens

1. Vá para: “Itens” > “Itens”.

2. Vá ao menu “Ações” > “Importar itens de arquivo Excel”.

3.  Será aberta a janela mostrada abaixo. Execute o passo 1.

4. Abra a planilha modelo “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD”. Abaixo seguem algumas observações sobre o preenchimento dos dados:

a) A planilha modelo é iniciada com um item já preenchido, “MALHA DE AÇO”, mostrando a forma de prencher os dados.

b) As colunas cuja legenda tem um asterisco “*” são de preenchimento obrigatório.

c) Lembre que o campo GRUPO deve ser preenchido com o nome de um grupo previamente cadastrado no sistema. Por exemplo, para cadastrar itens do grupo “AÇO”, é necessário cadastrar primeiro esse grupo (menu “Itens” > “Grupos”), para a seguir utilizá-lo na importação de itens.

d) A mesma regra para Grupos vale para as unidades de medida. Os campos de unidades só podem ser preenchidos com UN’s previamente cadastradas. Seja em “principal”, “de venda” e “de compra”.

O sistema possui uma grande variedade de unidades cadastradas, mas caso queira utilizar uma unidade ainda não cadastrada, vá para “Itens” > “Cadastros” > “Unidades de medida”. Após cadastrar a nova unidade, ela poderá ser utilizada para a importação de itens.

e) Caso as unidades de venda ou de compra sejam iguais à unidade principal, deixe-as em branco; somente preencha a unidade principal.

f) Caso as unidades de venda ou de compra sejam diferentes da unidade principal, preencha a coluna de unidade de conversão: “1 unidade de venda equivale a X unidades principais”.

g) Respeite o preenchimento dos nomes cadastrados para grupos e para unidades por extenso: maiúsculas caso assim estejam no cadastro; e não coloque espaços entre as letras, nem antes ou após as palavras, para evitar possíveis não reconhecimentos dos caracteres.

5. Concluído o preenchimento da Planilha Modelo, volte para o sistema, novamente na janela para importação de itens, clique em “Selecionar…”. Busque o arquivo no computador.

6. Clique em fig-15.

7. O sistema gera uma planilha de retorno “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD_resultado”, idêntica à planilha importada, com os mesmos dados, porém a coluna final “Resultado da Importação” indica, a cada linha, se ele foi importado com sucesso ou o motivo de não ter importado.

8. A imagem abaixo mostra alguns dos casos comuns: