Itens: cadastramento e importação

Itens: cadastramento e importação

Os itens, incluindo materiais e os serviços, constituem o elemento central de gestão da maior parte das empresas. São comprados, fabricados, movimentados, estocados e vendidos. A seguir, são mostrados algumas das suas principais propriedades e operações:

Cadastramento de um item

  1. No menu superior, clique Itens > Itens.
  2. Clique cod-externo-11.  Abrirá a tela de inserção de novo item.
  3. Preencha os dados e clique em referenciar-custo-de-frete-17.

No caso de empresas industriais, muitas vezes há mais de um fornecedor de um item comprado. Se esses insumos (fornecidos por diferentes fornecedores) são funcionalmente intercambiáveis, então devem ter um único código interno, e não um código relativo a cada fornecedor. Ou seja, a quantidade total em estoque deste código será referente à soma de todas as quantidades em estoque, independente do fornecedor.

Importação de itens

1. Vá para: “Itens” > “Itens”.

2. Vá ao menu “Ações” > “Importar itens de arquivo Excel”.

3.  Será aberta a janela mostrada abaixo. Execute o passo 1.

4. Abra a planilha modelo “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD”. Abaixo seguem algumas observações sobre o preenchimento dos dados:

a) A planilha modelo é iniciada com um item já preenchido, “MALHA DE AÇO”, mostrando a forma de preencher os dados.

b) As colunas cuja legenda tem um asterisco “*” são de preenchimento obrigatório.

c) O campo GRUPO deve ser preenchido com o nome de um grupo previamente cadastrado no sistema. Por exemplo, para cadastrar itens do grupo “AÇO”, é necessário cadastrar primeiro esse grupo (menu “Itens” > “Grupos”), para depois usá-lo na importação de itens.

d) A mesma regra para Grupos vale para as unidades de medida. Os campos de unidades só podem ser preenchidos com unidades previamente cadastradas, sejam a “principal”, “de venda” e “de compra”.

O sistema possui várias unidades pré-cadastradas. Para cadastrar uma unidade nova, vá para “Itens” > “Cadastros” > “Unidades de medida”. Após cadastrar a nova unidade, ela poderá ser utilizada na importação de itens.

e) Se as unidades de venda ou de compra são iguais à unidade principal, deixe-as em branco; somente preencha a unidade principal. Se são diferentes, preencha a coluna de unidade de conversão: “1 unidade de venda equivale a X unidades principais”.

g) Respeite o preenchimento dos nomes cadastrados para grupos e para unidades por extenso: maiúsculas caso assim estejam no cadastro; e não coloque espaços entre as letras, nem antes nem após as palavras, para evitar não reconhecimentos.

5. Concluído o preenchimento da Planilha Modelo, volte para o sistema, novamente na janela para importação de itens, clique em “Selecionar…”. Busque o arquivo no computador.

6. Clique em fig-15.

7. O sistema gera uma planilha de retorno “Planilha_Modelo_Itens_MAXIPROD_resultado”, idêntica à planilha importada, com os mesmos dados, além da coluna final “Resultado da Importação” que indica, a cada linha, se o item foi importado com sucesso ou o motivo de não ter sido importado.

8. A imagem abaixo mostra alguns dos casos comuns: