Meu primeiro ERP

O primeiro ERP de uma empresa tem o desafio do “novo”.  Um ERP traz consigo um conjunto de regras que normalizam os procedimentos da empresa, melhoram a qualidade da informação, e a liberam de pequenas decisões e rotinas, permitindo maior dedicação às atividades-fim: produzir e vender.

Em geral, a procura do primeiro ERP resulta da percepção do crescimento da empresa, em termos de volume e complexidade de informações.

Está página mostra:

• Por onde começar na implantação do primeiro ERP?
• Vendas
• Funcionalidades adicionais em vendas
• Financeiro
• Estoque e compras
• Produção

A implantação do primeiro ERP requer um certo aprendizado em gestão empresarial e seus diferentes aspectos, tais como a gestão comercial, de produção, financeira, contábil, e outras. Cada uma destas áreas tem sua linguagem, suas tabelas, seus procedimentos. Aprendê-las exige algum esforço, que pode ser sensivelmente reduzido pela amigabilidade, ou seja, pela facilidade de aprendizado e de uso do ERP.

Em outras palavras, a implantação do primeiro ERP da empresa traz dois tipos de resultados:

• resultados diretos em qualidade de gestão e informação;
• melhorias nos processos de gestão, que desbloquearão o crescimento.

Mas a implantação tem custos:

• o tempo necessário para atualizar diversas tabelas
• o custo de eventuais erros na atualização
• o custo do ERP

À medida que o porte e a complexidade da empresa aumentam, começa a valer cada vez mais a pena, por começar a ficar difícil controlar manualmente os pedidos e contas de vários clientes, fornecedores, os estoques de vários itens e o trabalho de várias pessoas.

Gradualmente, torna-se inviável sincronizar várias linhas de várias planilhas. Para automatizar esse processo, algumas empresas passam a desenvolver “macros”, ou seja, começam a “desenvolver o seu próprio ERP”, o que é como uma pessoa costurar suas próprias roupas. É possível, mas não vale a pena.

É mais vantajoso cuidar das vendas e produção da empresa, e pagar uma pequena quantia mensal para usar um ERP já pronto e testado, que faz muitas coisas além de sincronizar linhas de planilhas: calcula impostos, necessidades de compra, fluxo de caixa, custos, etc.

Naturalmente, isto só será verdadeiro se o custo do ERP for inferior aos seus benefícios. O custo de um ERP não é somente o valor da licença e da taxa de manutenção mensal, mas também os custos de:

• servidor, rede, às vezes da licença do banco de dados
• manutenção do equipamento e do banco de dados
• pessoal de suporte, inclusive do administrador do banco
• atualizações de software (às vezes não incluídas)
• aprendizado e implantação

Os ERPs na nuvem (on-line), como o ERP INDUSTRIAL MAXIPROD evitam ou reduzem boa parte desses custos.

Por onde começar na implantação do primeiro ERP?

Cada empresa tem diferentes objetivos e necessidades. A sugestão a seguir que corresponde à sequência natural na maioria dos casos:

1. Vendas
2. Financeiro
3. Estoque e compras
4. Produção
5. Engenharia

Com a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” desmarcada em “Roda dentada > Configurações > Configurações de estoque”:

1. Cadastre ou importe os seus clientes.  Se os seus clientes estão cadastrados em planilhas Excel, estas podem ser importadas diretamente, sem redigitação. Para saber mais, clique aqui.
2. Cadastre ou importe os produtos, incluindo a NCM (classificação fiscal). Se os seus produtos estão cadastrados em planilhas Excel, estes podem ser importados diretamente, sem redigitação. Para saber mais, clique aqui.
3. Verifique se os CFOPs e as Naturezas da Operação usados por sua empresa estão cadastrados como padrão. Se não, cadastre-os. Para saber mais, clique aqui.
4. Crie a nota fiscal. Para saber mais, clique aqui.
5. Instale o certificado digital A1 ou A3 (A3 somente com Windows 10). Para saber mais, clique aqui.
6. Emita e envie (transmita) a nota fiscal eletrônica. Para saber mais, clique aqui.

Os produtos podem ser vendidos mesmo que não se encontrem no estoque do sistema. Enquanto a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” estiver desmarcada em “Roda dentada > Configurações > Configurações de estoque”, o estoque não é movimentado na emissão das notas fiscais.

Funcionalidades adicionais em Vendas

• CRM: cadastre os seus contatos junto aos clientes, crie e-mails padrão, programe as chamadas e visitas.
• Pedidos de venda: registre os pedidos de venda cujo conteúdo é transferido para as NFs, quando são faturados.
• Contas a receber: são geradas em função das condições de pagamento das notas fiscais, sendo baixadas à medida que os valores são recebidos.

Financeiro

• Lance receitas avulsas que não se originam de notas fiscais. Para saber mais, clique aqui.
• Crie despesas avulsas que não se originam de notas fiscais recebidas. Para saber mais, clique aqui.
• Gere boletos bancários das contas a receber.
• Gere cobranças via PIX.
• Gere super links de cobrança.
• Baixe as contas a receber e a pagar.
• Faça a conciliação bancária por meio de arquivo OFX. Para saber mais, clique aqui.
• Acompanhe o fluxo de caixa e os extratos das contas bancárias.

Estoques e compras

1. Ligue a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” em “Roda dentada > Configurações > Configurações de estoque”.
2. Os materiais também podem ser acrescentados ou retirados do estoque por meio de movimentações manuais, ou por meio de notas fiscais emitidas, ou recebidas.
3. Não se admite estoque negativo, portanto não é mais possível vender produtos que não se encontram em estoque. Neste caso, a opção é emitir ou receber a NF sem movimentar estoque. Para saber mais, clique aqui.
4. Cadastre e qualifique fornecedores. Para saber mais, clique aqui.
5. Crie um pedido de compra.
6. Receba a nota fiscal do fornecedor, e estoque o produto comprado.
7. Crie as contas a pagar, que podem ser cadastradas manualmente, ou automaticamente a partir das NFs recebidas dos fornecedores.

Produção

1. Configure os roteiros dos itens.
2. Crie as estruturas de produto.
3. Rode o MRP, que criará solicitações de compra (SCs) e ordens de produção (OPs).
4. Baixe os insumos do estoque para as ordens de produção.
5. Conclua as ordens de produção, transferindo o produto para o estoque.
6. Converta as solicitações de compra (SCs) em pedidos de compra.

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