Como lançar a depreciação/amortização dos bens no ERP MAXIPROD?

Esta página mostra:

• O que é depreciação?
• O que é amortização?
• Considerações importantes sobre depreciação
• Depreciação automática
• Como lançar a depreciação/amortização no ERP MAXIPROD por meio de lançamento contábil?
• Como lançar a depreciação/amortização no ERP MAXIPROD por meio de documento fiscal?

O que é depreciação?

A depreciação é todo processo de desvalorização que afeta o valor de um bem com o passar do tempo, como o desgaste e a obsolescência. Ela afeta bens de qualquer tipo, desde o valor dos veículos, passando pelas máquinas e equipamentos utilizados na produção, até o edifício da empresa. Por essa razão, a depreciação pode ocorrer de diversas formas.

Por exemplo, o prédio da empresa deprecia em função dos desgastes naturais do tempo, assim como o valor dos veículos deprecia em consequência do uso constante e dos eventuais reparos. As máquinas e equipamentos depreciam por conta do uso e das manutenções, mas podem também deixarem de ser úteis, mesmo estando em perfeito estado de funcionamento, devido ao surgimento de produtos mais sofisticados com novas tecnologias.

O que é amortização?

A amortização funciona um pouco diferente da depreciação, por consistir na alocação sistemática do valor amortizável de um ativo intangível ao longo de sua vida útil. Um ativo intangível com vida útil definida deve ser amortizado de forma sistemática durante todo o seu período de utilidade. Alguns exemplos de ativos intangíveis são os direitos de exploração de serviços públicos mediante concessão (caso das empresas de energia elétrica e saneamento básico), marcas e patentes, direitos autorais, softwares, etc.

A principal distinção entre esses dois encargos é que, enquanto a depreciação incide sobre os bens físicos (corpóreos), a amortização relaciona-se com a diminuição de valor dos direitos com prazo limitado (legal ou contratualmente).

Considerações importantes sobre depreciação

1) É importante o usuário compreender que existe mais de uma metodologia de cálculo da depreciação e amortização de bens. Portanto, recomendamos consultar profissionais especializados na área, para que os cálculos sejam realizados da maneira que melhor atenda ao contexto da empresa.

2) Por exemplo, o cálculo da depreciação, para qualquer tipo de produto, tem como base três indicativos principais:

• Vida útil: O tempo que leva para um determinado produto, após sua compra ou aquisição, tornar-se um custo e não gerar caixa ou lucro.
• Método de depreciação: Há diversos métodos utilizados para o cálculo de depreciação de um bem ou produto. O método base é o chamado método linear, mas há outros, como o método da soma dos dígitos e o método das horas de trabalho.
• Base de cálculo de depreciação: O cálculo da depreciação se baseia em alguns indicadores, como o valor residual (também chamado valor de sucata) e o valor de vida útil. Cada produto terá valores distintos para esses indicadores e servirá de base para o cálculo da depreciação anual.

3) Nem todos os bens são depreciáveis; confira na tabela abaixo exemplos de bens depreciáveis e não depreciáveis.

4) A legislação estabelece diversas regras para o registro da depreciação no balanço de empresas. Essas regras estabelecem diretrizes importantes para o cálculo de impostos e balanço patrimonial.

Alguns dos indicadores determinados pela legislação são:

• Estimativa de vida útil;
• Taxa de depreciação para cada bem;
• Regras de uso e manutenção do equipamento.

5) A depreciação linear é a forma mais básica de depreciação, portanto, a usaremos como referência. Embora cada empresa deva decidir a metodologia a ser utilizada em conjunto com o profissional da sua confiança.

A fórmula de base para o cálculo da depreciação linear de um bem é a seguinte:

DA = (VI – VR)/VU

DA = Depreciação anual.
VI = Valor inicial ou de aquisição.
VR = Valor residual ou de sucata.
VU = Vida útil

Para fazer o cálculo, na prática, imagine que queremos calcular os custos de depreciação do equipamento de uma empresa com os seguintes valores:

Valor de aquisição (VI) = R$ 200.000.
Valor residual (VR) = R$ 20.000.
Vida útil (VU) = 10 anos.

Assim, temos:

DA = (200.000 – 20.000)/10 = R$ 18.000

Desta forma, anualmente o equipamento da empresa trará um custo adicional de R$ 18.000 às suas despesas.

6) A tabela abaixo mostra a taxa anual de depreciação estabelecida pela Receita Federal para cada tipo de bem.

Saiba mais em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/

Depreciação automática

Atualmente, o ERP MAXIPROD permite que o cálculo da depreciação seja feito de forma automática, conforme o cadastro do Ativo Imobilizado. Essa alternativa gera lançamentos contábeis, sem a necessidade da criação manual. Para saber mais sobre o cadastro e depreciação de ativos, clique aqui.

Como lançar a depreciação/amortização no ERP MAXIPROD por meio de lançamento contábil?

1) O lançamento da depreciação/amortização no ERP MAXIPROD pode ser realizado por meio de um lançamento contábil ou pela emissão de uma nota fiscal com a discriminação dos itens que compõem o registro. Para saber sobre o lançamento de operações com base em amortizações ou depreciações de bens para geração da EFD Contribuições, clique aqui.

2) Para realizar um lançamento contábil referente à depreciação/amortização, acesse “Contabilidade > Lançamentos contábeis” .

a) Na tela de lançamentos contábeis, clique no botão verde “Novo”.

b) Na janela de inserção do novo lançamento contábil, informe a “Data do lançamento”, a “Conta de débito”, “Conta de crédito”, “Valor” e “Descrição para o histórico” do lançamento.

c) A “Conta de débito” deve ser a conta de destino do lançamento contábil, portanto, preencha com a conta referente à depreciação/amortização.

d) A “Conta de crédito” preencha com a conta em que foi feito o lançamento inicial quando da aquisição/compra do bem. Provavelmente uma conta da finalidade “Imobilizado”.

e) Informe o valor da depreciação/amortização, preencha o histórico e clique no botão verde “Salvar”. Saiba mais sobre lançamentos contábeis clicando aqui.

3) Em seguida, acesse o balancete, razão, DRE ou balanço patrimonial e verifique a alteração nos saldos das contas/grupos envolvidos(as).

Como lançar a depreciação/amortização no ERP MAXIPROD por meio de documento fiscal?

Para lançar a depreciação/amortização por meio de um documento fiscal, acesse:

1) “Fiscal > Cadastros > Séries de documentos fiscais” e cadastre uma nova série fiscal sem valor fiscal para esta finalidade. Clique no botão “Novo” e preencha um código para a série, um número sequencial inicial do documento. Preencha também o campo “Tipo de documento”, neste caso, com a opção “Nenhum”.

2) Crie uma nova operação fiscal, acesse “Fiscal > Cadastros > Operações fiscais”, selecione uma operação fiscal (1999 ou 1949) e clique em “Duplicar o registro selecionado” para criar uma operação fiscal com base na operação escolhida.

Na criação da operação fiscal, devem ser feitas algumas configurações:

a) Na aba “Inicialização da nota”, preencha o campo “Série” com uma série previamente criada para esta finalidade.

b) Se a EFD Contribuições será gerada e precisa destes lançamentos no registro F120, preencha o campo “Documento fiscal” com “F120 – Bens Incorporados ao Ativo Imobilizado – Operações Geradoras de Créditos com base nos Encargos de Depreciação/Amortização”.

c) Na mesma aba, preencha o campo “EFD ICMS IPI” com “Não apurar”, pois este documento não deve ser destacado na EFD Fiscal.

d) Na seção “Pagamento” da aba “Inicialização do item da nota”, desmarque a opção “Com pagamento” e marque a opção “Gerar lançamento contábil”.

e) Em seguida, preencha o campo “Débito (Finalidade)”. Se a conta a ser informada for da finalidade despesa, preencha o campo com “Despesa”; se for de outras finalidades, preencha o campo com “Outras contas”. Informe uma conta contábil referente à operação que está realizando. No campo “Crédito”, preencha a conta de crédito do lançamento contábil a ser gerado, portanto, preencha com a conta na qual o valor do bem foi lançado quando houve a compra/aquisição.

f) Na seção “Movimentar estoque”, desmarque a opção.

g) Para a geração do registro F120 na EFD Contribuições, destaque apenas o PIS/COFINS, se for o caso. O campo “Natureza da base de cálculo” do PIS deve ser preenchido com as opções 09 ou 11, válidas para a geração do registro F120.

3) Pode ser criado, na tela de notas fiscais, o documento fiscal de depreciação/amortização. Assim, no menu “Vendas > Notas fiscais”, crie um novo documento. Informe dados da nota, preferencialmente:

• O campo “Operação fiscal” como “Entrada” e com a operação anteriormente criada.
• O campo “Série” com a série anteriormente criada.
• Na seção “Mais informações fiscais”, no canto superior direito, o campo “Documento fiscal” com “F120 – Bens Incorporados…”.
• Na seção “Mais informações fiscais”, no canto superior direito, o campo “EFD ICMS IPI” com “Não apurar”.

4) Na grade de “Produtos e serviços” da nota, insira através do botão verde “Novo” os itens que fazem parte do registro, é necessário preencher apenas a quantidade com 1 (um) e o valor unitário com o valor da depreciação/amortização para aquele item.

a) Selecione ou cadastre o item. Para o cadastramento de itens, vá ao menu “Itens > Itens” e clique no botão verde “Novo”.

b) Na criação deste item, preencha o campo “Descrição”.

c) Na seção “Dados fiscais” do cadastro do item, deve ser preenchido o campo “NCM” com a NCM de código “00000000”, utilizada para casos variados.

d) Na seção “Dados fiscais”, preencha o campo “Origem da mercadoria”. Aqui pode ser utilizada a opção “0 – Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3, 4, 5 e 8”.

e) Na seção “Dados fiscais”, na aba “Sped Contribuições”, preencha o campo “Identificação dos bens incorporados ao ativo imobilizado”.

f) Clique no botão verde “Salvar” ou no botão verde “Salvar e fechar” para concluir o cadastro do item.

5) Após realizar a inserção do(s) item(ns) no documento fiscal de depreciação/amortização, preencha o campo “Forma de pagamento” com “Outros”, o campo “Meio de pagamento da NF-e” com “Sem pagamento” e o campo “Condição de frete” com “9 – Sem ocorrência de transporte”.

6) Para conferir os lançamentos contábeis oriundos da emissão da nota, por meio da tela de edição da nota, acesse “Consultar > Lançamentos contábeis”.

7) Em seguida, acesse o balancete, razão, DRE ou balanço patrimonial e verifique a alteração nos saldos das contas/grupos envolvidos(as) na emissão do documento fiscal de depreciação/amortização.

Veja também:

• Como lançar ativos imobilizados?
• Balanço Patrimonial
• DRE
• SPED Contribuições
• Registro F120: Bens Incorporados ao Ativo Imobilizado – Operações Geradoras de Créditos – Encargos de Depreciação/Amortização
• Registro F130: Bens Incorporados ao Ativo Imobilizado – Operações Geradoras de Créditos com Base no Valor de Aquisição/Contribuição