Formalizar a prestação de serviços é muito importante para ter processos mais organizados e uma melhor comunicação entre os setores e pessoas envolvidas. A ordem de serviço é um documento que faz parte do fluxo de execução dos serviços e precisa de padronização, seu registro pode gerar mais informações aos gestores, reduzindo gargalos operacionais e entregando serviços de maior qualidade. No ERP MAXIPROD é possível criar as ordens de serviço por meio de pedidos de venda, alterando o tipo do item do pedido de “Produto” para “Serviço” ou “Manutenção”.
Esta página mostra:
- Como configurar a operação fiscal a ser utilizada na prestação de serviços?
- Como cadastrar o grupo para os itens do tipo serviço?
- Como cadastrar os itens do tipo serviço?
- Como cadastrar os materiais utilizados na prestação do serviço?
- Como criar a ordem de serviço por meio do pedido de venda?
- Como criar campos adicionais para utilização na ordem de serviço?
- Como personalizar o modelo de impressão da ordem de serviço?
- Como faturar o pedido referente a ordem de serviço?
Como configurar a operação fiscal a ser utilizada na prestação de serviços?
1) Informar a operação fiscal é necessário em qualquer documento de venda ou compra, portanto, para ser possível criar a ordem de serviço por meio do pedido de venda, é necessário ter a operação fiscal parametrizada. Sendo assim, acesse o menu superior “Fiscal” > “Cadastros” > “Operações fiscais”.
2) Se o faturamento do serviço for por meio de NFS-e (nota fiscal de serviço), na tela de operações fiscais localize a operação 5999 ou 6999. Os CFOPs 5999/6999 não existem de fato, no sistema é apenas um código “simbólico”, utilizado em documentos de venda ou compra que não serão transmitidos para a Sefaz, como as notas de serviço transmitidas para a prefeitura do município do emitente.
a) A operação fiscal 5999 é utilizada em documentos de venda cujo destinatário é de dentro do estado, enquanto a operação fiscal 6999 é utilizada na emissão de documentos de venda cujo destinatário é de fora do estado.
3) Para serviços de industrialização que serão faturados em NF-e (nota fiscal eletrônica), com CFOPs de industrialização efetuada para outra empresa, localize a operação fiscal que será utilizada conforme a natureza da operação, e faça as configurações necessárias. Para mais informações sobre operações fiscais, clique aqui.
4) Quando necessário, na tela de operações fiscais, selecione a operação e clique em “Duplicar o registro selecionado” para criar uma cópia, e, com isso, não perder a operação fiscal padrão como referência.
5) Na janela aberta em seguida, configure a operação fiscal resultante da duplicação. Informe um código, descrição e natureza da operação que facilite a posterior identificação.
6) No campo “CFOP” da operação fiscal, para emissão de notas de serviço, deixe informado o código simbólico “5999/6999” ou informe o código da natureza da operação conforme o padrão do município. Para informar o código conforme o padrão do município é necessário que a emissão de NFS-e esteja habilitada. Para saber mais sobre NFS-e, clique aqui.
7) A operação fiscal inicializa diversos campos na nota e nos itens da nota, inclusive os impostos nos itens, portanto, navegue entre as seções e configure os pontos importantes para inicialização automática. Para saber mais sobre operações fiscais, clique aqui.
a) Por exemplo, quando for emissão de NFS-e (nota de serviço) na seção “Inicialização do item da nota”, expanda a aba “Outros campos” e defina o “Tipo” como “Serviço”.
Como cadastrar o grupo para os itens do tipo serviço?
1) Acesse o menu superior “Itens” > opção “Grupos”.
2) Verifique se existe algum grupo cadastrado para os itens referente a prestação de serviços. Se não houver, ou desejar ter mais de um grupo, a fim de contemplar diferentes tipos de serviço, clique no botão verde “Novo”.
3) Informe um código e uma descrição para o novo grupo. Defina as demais configurações necessárias, e clique no botão verde “Salvar” para efetivar o cadastro. Para saber mais sobre grupos de itens, clique aqui.
a) Na seção “Valores iniciais dos novos itens deste grupo”, configure a procedência como “Serviço/manutenção”. Pode-se definir um prefixo padrão para o código dos itens, para isso, informe/cadastre o prefixo através do campo “Prefixo para códigos dos itens”.
b) Ainda na seção“Valores iniciais dos novos itens deste grupo” defina qual será a unidade de medida principal dos itens deste grupo. Embora itens do tipo serviço não possuam NCM, expanda a seção “Dados fiscais” e defina uma NCM simbólica para os itens do grupo, por exemplo, 00000000.
4) Acesse “Roda dentada > Configurações > Configurações de vendas” e localize o campo “Grupo de serviço padrão”. Na lupa existente ao lado deste campo, selecione o grupo criado anteriormente.
A configuração do “Grupo padrão”, para os itens do tipo “serviço”, permite que, ao preencher um item de pedido de venda do tipo “serviço”, a grade de seleção do serviço inicialize filtrada com este grupo. Ao selecionar um item deste grupo em um item de pedido de venda, a quantidade é inicializada em 1.
Como cadastrar os itens do tipo serviço?
1) Acesse o menu superior “Itens” > opção “Itens”.
2) Clique no botão verde “Novo”. Na janela aberta, informe o grupo criado anteriormente, a descrição do item e demais campos necessários. Clique em “Salvar” para efetivar o cadastro. Para saber mais sobre cadastro de itens, clique aqui.
a) Lembre-se de definir a procedência como “Serviço/manutenção”, caso não seja inicializada automaticamente.
b) No campo “Unidade” informe a unidade de medida do item serviço, pode ser “h – horas”, “d – dias”, ou qualquer outra unidade de medida. Para cadastrar novas unidades de medida, acesse “Itens > Cadastros > Unidades de medida”. Para saber mais, clique aqui.
Como cadastrar os materiais utilizados na prestação do serviço?
1) Os materiais utilizados na prestação de serviços podem ser cadastrados como itens-filhos do item serviço. Portanto, cadastre-os normalmente (se preferir, cadastre-os em um grupo específico).
2) Após os materiais utilizados na prestação do serviço estarem cadastrados, acesse o cadastro do item serviço e expanda a seção “Estrutura do produto”. Clique no botão verde “Novo” e insira cada item material como item-filho e suas respectivas quantidades em relação à unidade do item serviço.
Como criar o pedido de venda referente a prestação de serviços?
1) Acesse o menu superior “Vendas” > “Pedidos de venda”.
2) Clique no botão verde “Novo” para criar um novo pedido, ou faça a edição de um pedido já existente.
3) Na janela de criação do pedido de venda, informe o cliente e a operação fiscal.
4) Através do botão verde “Novo”, insira os itens que compõem a ordem de serviço. Preencha a quantidade conforme a unidade de medida, o valor unitário, data de entrega e previsão de entrega, entre outros campos que se fizerem necessários.
a) É importante que o campo “Tipo” esteja preenchido como “Serviço”, por permitir que a grade para seleção dos itens seja inicializada filtrando apenas itens com procedência “Serviço/manutenção”.
b) Para configurar a inicialização do tipo do item, na edição da operação fiscal, seção “Inicialização do item da nota”, expanda a aba “Outros campos” e defina o “Tipo” como “Serviço”.
5) Preencha os demais campos necessários no pedido de venda, como, por exemplo, forma de pagamento, meio de pagamento, forma de cobrança e condição de pagamento. Siga com o fluxo de emissão/aprovação do pedido. Para saber mais sobre pedidos de venda, clique aqui.
6) Quando o pedido de venda incluir trabalho de manutenção, é possível criar a ordem de manutenção automaticamente a partir do pedido de venda. Uma ordem de manutenção é criada automaticamente a partir de um item de pedido de venda, se este informar o serviço e o objeto da manutenção.
b) Portanto, o tipo deve ser “Manutenção”. Quando é selecionado o tipo “Manutenção”, embora o serviço seja o item do pedido, é exibido um campo chamado “Objeto de manutenção” na seção “Ordem de manutenção”. Ao lado direito torna-se visível o campo “Lote do objeto de manutenção”.
b) Após inserir o item de serviço e informar o objeto de manutenção, clique para “Emitir e aprovar” o pedido de venda e, com isso, será gerada a ordem de manutenção (OM) que atende ao pedido. A OM será reservada automaticamente para o pedido de venda. Para saber mais sobre ordens de manutenção, clique aqui.
c) Na ordem de manutenção, os itens-filhos do item serviço são inicializados como insumos, podendo ser baixados, incorporando seu custo ao custo do item serviço, que pode ser movimentado no faturamento da ordem de serviço (pedido de venda), destinando o custo a uma conta de despesa.
Como criar campos adicionais para utilização na ordem de serviço?
É possível criar campos adicionais para pedidos de venda, portanto, se a ordem de serviço necessita de campos personalizados, cadastre estes campos adicionais e organize-os através dos grupos de campos adicionais.
1) Para criar os grupos de campos adicionais, acesse o menu superior “Vendas” > “Cadastros” > “Grupos de campos adicionais dos pedidos de venda”.
a) Utilize o botão verde “Novo” para cadastrar um novo grupo de campo adicional ou utilize o ícone do lápis para editar os grupos cadastrados.
b) Na janela de inserção de novo grupo de campos adicionais, preencha o código, a descrição e defina se será necessário o usuário possuir determinado perfil de acesso para consultar e/ou determinado perfil de acesso para editar. Para saber mais, clique aqui.
2) Em seguida, acesse o menu superior “Vendas” > “Cadastros” > “Campos adicionais dos pedidos de venda”.
a) Utilize o botão verde “Novo” para cadastrar novo campo adicional ou utilize o ícone do lápis para editar os campos cadastrados.
b) Na janela de inserção/edição do campo adicional, informe o grupo a qual o campo deverá pertencer, se preferir informe a ordem, preencha a descrição, informe o tipo e clique no botão verde “Salvar” para efetivar o cadastro. Para saber mais sobre campos adicionais, clique aqui.
3) No pedido de venda, cada grupo de campos adicionais será apresentado como uma seção abaixo dos dados de transporte.
Como personalizar o modelo de impressão da ordem de serviço?
É possível personalizar um modelo de relatório para impressão do pedido de venda, a ser utilizado quando o pedido se tratar de uma ordem de serviço. No relatório, inclusive, o cabeçalho pode se referir apenas a ordem de serviço e não a um pedido de venda. Ou melhor, é possível gerar a impressão da ordem de serviço através do pedido de venda.
1) Utilize a ferramenta de relatórios personalizados e, com isso, configure um modelo para ser utilizado na impressão da ordem de serviço. A partir dos modelos-padrão, pode-se personalizar impressão de propostas, pedidos de venda, notas fiscais, etiquetas, recibos e outros documentos em Word ou Excel.
a) Os relatórios são agrupados por finalidade, por exemplo: proposta, pedido de venda, nota fiscal, contas a receber, entre outras.
b) Para cada finalidade, podem existir vários modelos de relatórios, em formato .xlsx (Excel) ou .doc/.docx (Word). Os modelos-padrão são fornecidos pelo ERP MAXIPROD e não podem ser alterados pelos assinantes. Mas, cada assinante pode criar os seus próprios relatórios personalizados, a partir de um modelo padrão.
c) No menu de relatórios de cada tela são listados os modelos das finalidades associadas (por código) a essa tela. Portanto, se uma finalidade está associada a uma tela, e for criado um novo modelo de relatório desta finalidade, esse relatório aparecerá no menu de relatórios da tela.
d) Cada finalidade tem um conjunto de tags, que são identificadores de campos. As tags são inseridas pelos usuários nos modelos de relatórios personalizados. Quando é gerado um relatório desse modelo, as tags são substituídas pelos seus respectivos textos (strings, números, códigos de barras, imagens). Para saber mais, clique aqui.
2) Na tela de pedidos de venda, acesse o submenu “Imprimir/exportar” > “Configurar relatórios personalizados do pedido de venda”.
a) Na janela com os modelos de relatórios, localize o modelo que mais se aproxima do que você deseja, e clique no ícone da flecha para baixar.
b) No modelo baixado, em Word ou Excel, faça as devidas alterações, modificando fonte, colunas, linhas, tabelas. Para os trechos do modelo que deve ter informações fixas, insira-as diretamente no modelo, enquanto para os trechos que deve trazer informações do pedido, utilize as tags. Tags são palavras-chaves que servem para carregar os dados do registro sobre o qual está sendo gerado o relatório.
c) Nos modelos de relatórios personalizados, as tags são colocadas no local em que a informação será exibida. Por exemplo, os dados iniciais do cliente podem ser inseridos da seguinte forma:
Prezado [[ContatoComercial.Nome]],
Empresa [[Cliente.NomeFantasia]].
Localizada em: [[Cliente.Endereco.Completo]]
d) Na janela de “Modelos de relatórios”, as tags disponíveis podem ser consultadas através do menu “Consultar > Dicionário de tags”.
3) Após concluir a confecção do modelo para impressão da ordem de serviço, utilize o botão verde “Novo” da janela de “Modelos de relatórios” para fazer a importação do modelo para o sistema.
a) Clique no botão cinza “Selecionar” para localizar o arquivo nas pastas locais do computador.
b) Em seguida, após selecionar o arquivo com o modelo, clique no botão cinza “Enviar arquivos”.
4) A partir do momento que o modelo estiver importado na grade de modelos de relatórios da finalidade “Pedido de venda”, é possível gerar a impressão de um pedido utilizando o modelo importado. Para isso, abra a tela de edição do pedido e acesse “Imprimir/exportar” > “Modelo importado anteriormente”.
5) Na janela de “Modelos de relatórios” da finalidade “Pedido de venda”, é possível selecionar o modelo importado anteriormente, e defini-lo como padrão. Utilize o menu “Ações” > “Definir padrão”.
6) Para gerar a impressão do pedido com a composição dos itens (detalhamento por itens-filhos), neste caso insumos utilizados na prestação do serviço, utilize o relatório padrão cujo nome é “Relatório da composição dos itens do pedido de venda”.
a) Este modelo exibe a composição da estrutura do(s) item(ns) do pedido, e é totalmente possível baixá-lo e personalizar conforme for necessário.
Como faturar o pedido referente a ordem de serviço?
1) Após o pedido estar no estado “Aprovado”, é possível faturá-lo. Para isso, acesse o rodapé da tela de edição do pedido e clique no botão “Faturar este pedido”. Esta opção inicializa a edição de uma NF com todos os itens do pedido.
2) Se o usuário quiser faturar apenas alguns itens do pedido, pode optar por selecionar os itens que deseja faturar e clicar no ícone da seta para cima ao lado do botão “Faturar este pedido”, optando por “Com os itens selecionados”. Para saber mais sobre a emissão de notas fiscais, clique aqui.
3) Na tela de edição da NF-e/NFS-e, faça as devidas edições, verifique atentamente a série fiscal informada, o tipo de documento fiscal e demais informações necessárias.
4) Navegue até o rodapé da tela de edição e clique no botão verde “Emitir” para gerar as movimentações e lançamentos contábeis.
5) Para transmitir a nota fiscal, utilize o botão “Enviar” que fica disponível após a emissão.
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