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O que fazer quando uma nota fiscal não é incluída na apuração?

A apuração de impostos é o processo pelo qual uma empresa calcula e determina os tributos a pagar. Isto exige o registro de todas as transações financeiras realizadas pela empresa, incluindo as receitas, despesas, créditos e demais elementos que afetam a carga tributária. O objetivo da apuração de impostos é o cumprimento das obrigações fiscais, ou seja, o pagamento dos impostos.

Quando uma NF não é incluída na apuração, é necessário verificar o motivo e fazer as eventuais correções. Durante a apuração, o sistema exibe mensagens indicando os documentos do período que não serão considerados na apuração, indicando o motivo. Veja abaixo alguns pontos a observar:

Qual o estado/situação da nota fiscal?

Notas em estado de “Digitação”, mesmo em situação “Autorizada”, não são consideradas na apuração. Verifique o estado da NF que não foi incluída na operação.

1) Acesse o menu superior “Vendas > Notas fiscais” para NFs emitidas, ou “Compras > Notas fiscais recebidas” para NFs recebidas.

2) Nas NFs emitidas, o estado da NF-e precisa ser “Emitida” e a situação “Autorizada”. Para saber mais sobre a diferença entre estado e situação das notas fiscais, clique aqui.

3) Para ser considerada na apuração, a NF recebida deve estar no estado “Recebida”, ou seja, NFs recebidas em estado “Digitação” não são consideradas.

A data de emissão/movimento da NF/NFR está no período da apuração?

A NF precisa estar no período da apuração, considerando a data de emissão para as NFs emitidas e a data de movimento para as NFs recebidas. Por exemplo, para apuração com data inicial 01/10/2023 e final 31/10/23, são consideradas apenas NFs com data de emissão/movimento dentro deste período.

Para saber a data de emissão/movimento da NF, siga os passos abaixo:

1) Acesse o menu superior “Vendas > Notas fiscais” para NF emitidas, ou “Compras > Notas fiscais recebidas” para NFs recebidas.

2) Na grade de notas fiscais emitidas (“Vendas > Notas fiscais”), a data de emissão é exibida na coluna “Emissão”, inicializada à esquerda na grade.

a) Na tela de edição da NF emitida, verifique o campo “Emissão”.

3) Na grade de NFs recebidas (“Compras > Notas fiscais recebidas”), a data de movimento é exibida na coluna “Movimento”, inicializada à esquerda na grade.

a) Na tela de edição da NF recebida, verifique o campo “Movimento”.

A NF está configurada para apuração na EFD ICMS/IPI (Sped Fiscal)?

Na geração da EFD ICMS/IPI (Sped Fiscal), são consideradas somente NFs configuradas para apurar no Sped Fiscal.

1) Acesse a tela de edição da NF, expanda a seção “Mais informações fiscais” e verifique o campo “EFD ICMS IPI” que possui as seguintes opções de preenchimento:

    • Não apurar
    • Registro B020 (conforme itens)
    • Registro C100
    • Registro C500
    • Registro D100
    • Registro D500

2) O campo “EFD ICMS IPI” é inicializado na NF conforme a configuração da operação fiscal. Para ver a configuração, acesse a edição da operação fiscal através do clique no ícone do lápis ao lado do campo “Operação fiscal”, expanda a seção “Inicialização da nota” e verifique o preenchimento do campo “EFD ICMS IPI”.

3) Mesmo com a NF em estado “Emitida” ou “Recebida”, pode-se alterar o preenchimento do campo “EFD ICMS IPI” sem desfazer a emissão/recebimento da NF. Para isso, expanda a seção “Mais informações fiscais” e clique no botão “Editar”.

A configuração dos impostos nos itens está correta?

A inclusão da NF na apuração depende da configuração daquele imposto nos seus itens. Portanto, os pontos a observar são o CST do imposto, e se há valor debitado ou creditado do imposto nos itens. O CST é um código numérico que indica a categoria tributária de um produto ou serviço, conforme a legislação tributária.

A escolha do CST na NF afeta a forma de cálculo e recolhimento dos impostos ICMS e IPI, através de diferentes alíquotas, isenções ou benefícios fiscais. Para saber mais sobre CST, clique aqui.

1) Acesse a tela de edição da NF e, na seção “Produtos/serviços”, dê um duplo-clique na linha do item, abrindo sua tela de edição. Embora a operação fiscal inicialize os impostos nos itens da nota, estes podem ser alteradas diretamente em cada item da NF.

2) Na tela de edição do item da NF, entre na seção “Impostos” e dê um duplo-clique na linha do imposto que não teve apuração na NF.

3) Verifique o CST, a base de cálculo, alíquota e valor. A seção “Mais campos” mostra se há valor debitado ou creditado do imposto.

4) Mesmo com a NF em estado “Emitida” ou “Recebida”, pode-se alterar o CST e demais campos declaratórios, como modalidade, natureza da base de cálculo, código de enquadramento legal ou tipo de crédito, conforme o imposto que está sendo editado, através do botão “Editar” da janela de edição do imposto. Para saber mais, clique aqui.

Após os ajustes, refaça o processo e verifique se e como a NF passou a ser considerada na apuração. Durante a apuração, o sistema pode apresentar mensagens indicando as NFs que não serão considerados, indicando o motivo.

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