A Sefaz devolve esta rejeição quando a nota que você está emitindo referencia um documento cuja chave de acesso traz um CNPJ ou CPF inválido. Quase sempre a chave foi digitada com erro, na própria referência ou no cadastro da nota fiscal recebida para a qual ela aponta. Abaixo, veja como descobrir de onde vem a chave, como corrigi-la e como evitar que isso se repita.
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Por que acontece?
Do 7º ao 20º dígito, toda chave de acesso traz o CNPJ ou o CPF de quem emitiu o documento. A Sefaz confere esse trecho em cada chave da seção “Notas fiscais referenciadas” da nota. Se ele estiver zerado ou não formar um CNPJ ou CPF válido, a nota é rejeitada. Basta uma chave errada para isso, mesmo que a nota tenha outras referências.
No ERP MAXIPROD, a chave de cada referência vem de um destes lugares:
- Digitada na referência: a referência foi incluída com a opção “Informar chave de acesso”, e a chave foi digitada à mão.
- Cadastro de uma nota fiscal recebida: a referência aponta para uma nota que está no sistema, como as incluídas com a opção “Selecionar nota fiscal”. Nesse caso, o sistema envia a chave gravada no cadastro dessa nota. Se ela foi cadastrada à mão, e não pela importação do XML, a chave pode ter sido digitada com erro lá.
Como resolver?
1) Acesse o menu “Vendas > Notas fiscais” e abra a nota rejeitada clicando no ícone de “lápis laranja”.
2) Clique no botão cinza “Desfazer emissão” para liberar a nota para edição.
3) Clique em “Notas fiscais referenciadas” para abrir a seção e compare a chave de cada linha com a chave do documento original, no DANFE ou no XML que você recebeu do emitente. Confira principalmente do 7º ao 20º dígito.
4) Na linha com a chave errada, veja a coluna “Núm NF”:
a) “Núm NF” vazia: a chave foi digitada na referência. Siga em “Como corrigir a chave digitada na referência?”.
b) “Núm NF” preenchida: a chave vem da nota fiscal recebida com esse número e com a data da coluna “Emissão”. Siga em “Como corrigir a chave da nota fiscal recebida?”.
Como corrigir a chave digitada na referência?
1) Clique no ícone de “lápis laranja” da linha. Na janela “Editar nota fiscal referenciada”, corrija o campo “Chave de acesso” e clique no botão verde “Salvar”.
a) Se a referência aponta para uma nota fiscal recebida (coluna “Núm NF” preenchida), marque antes a opção “Informar chave de acesso”.
2) Em seguida, clique no botão verde “Emitir” para enviar a NF-e à Sefaz de novo.
3) Com isso, a referência vai para a Sefaz com a chave corrigida.
Como corrigir a chave da nota fiscal recebida?
1) Acesse o menu “Compras > Notas fiscais recebidas” e localize a nota com o número e a data das colunas “Núm NF” e “Emissão” da seção “Notas fiscais referenciadas”. Abra-a pelo ícone de “lápis laranja”.
2) Clique no botão cinza “Desfazer recebimento” para liberar a nota recebida para edição.
Importante: se o sistema não desfizer o recebimento, corrija a chave na própria nota rejeitada. Volte ao menu “Vendas > Notas fiscais”, abra a nota rejeitada pelo ícone de “lápis laranja” e siga “Como corrigir a chave digitada na referência?“. Nesse caso, a chave continua errada no cadastro da nota fiscal recebida.
3) No campo “Chave de acesso”, no canto superior direito, informe a chave correta.
4) Clique no botão verde “Receber” para concluir o recebimento de novo, já com a chave corrigida.
5) Volte ao menu “Vendas > Notas fiscais”, abra a nota rejeitada pelo ícone de “lápis laranja” e clique no botão verde “Emitir” para enviar a NF-e à Sefaz de novo.
6) Com isso, a referência vai para a Sefaz com a chave corrigida.
Como evitar?
- Importe o XML das notas que você recebe, em vez de cadastrá-las à mão. A chave vem do arquivo, sem digitação. Veja como em “Criação da nota fiscal recebida por importação de XML”.
- Prefira “Selecionar nota fiscal” ao referenciar um documento que já está no sistema: a chave vem do cadastro da nota. Se essa nota foi importada pelo XML, a chave não depende de digitação. A opção “Informar chave de acesso” só confere se a chave tem 44 dígitos.
- Não ignore o aviso de CNPJ ao receber uma nota cadastrada à mão. Quando o CNPJ da chave não bate com o do remetente, o sistema avisa: “O CNPJ do remetente (…) não consiste com o CNPJ da chave de acesso (…)”. Confira a chave antes de continuar.
Se restar alguma dúvida, entre em contato com o suporte.
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