Os códigos externos dos itens são os códigos pelos quais os itens são conhecidos pelos fornecedores, clientes, etc. Quando é importado o XML de uma nota fiscal recebida, podem ser automaticamente associados aos códigos internos, atribuídos pela sua empresa, simplificando o recebimento.
Esta página mostra:
- Como cadastrar automaticamente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP MAXIPROD?
- Como informar manualmente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP MAXIPROD?
- Como realizar o cadastro manual de códigos externos dos itens?
- Como importar códigos externos através de arquivo Excel?
- Como funciona a tabela de códigos externos?
- Como o código externo é usado nas vendas?
O mesmo produto pode ser comprado de diferentes fornecedores, que lhe atribuem diferentes códigos, descrições e unidades de medida. Além disso, esses itens podem ser vendidos em diferentes embalagens, isto é, diferentes quantidades do código interno por unidade do código externo.
As unidades de medida interna e de um fornecedor podem ainda ter o mesmo código e, ainda assim, ser diferentes. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa), mas com diferentes capacidades.
Por exemplo:
- A própria empresa usa o código interno, de estoque “00001” e descrição “Parafuso”.
- O fornecedor A vende o mesmo parafuso, com o código 123 – Parafuso Premium, em caixas de 20 unidades.
- O fornecedor B também o vende, como X_123 – Parafuso Gold, em caixas de 50 unidades.
- O fornecedor C idem, com o código ABC – Parafuso, em caixas de 100 unidades.
É possível associar os três códigos externos “123”, “X_123” e “ABC” ao mesmo código interno “00001”. Desta forma, ao comprar do fornecedor A ou do fornecedor B, o sistema entende que se trata do mesmo item “00001 – Parafuso”.
É importado o XML da NF recebida de um fornecedor, no qual há três itens, com os respectivos códigos e descrição:
Código Descrição
- DOB23 – Dobradiça 23mm
- PLA01 – Parafuso 10cm
- PAR10 – Placa Alumínio
Quando o XML é importado, e os códigos externos do fornecedor ainda não estão associados aos internos, a grade de itens da NF é exibida como na imagem abaixo, em que os dados dos itens do fornecedor foram importados, mas ainda não foram associados a itens cadastrados no ERP MAXIPROD:
| Observação: a coluna “Código” está em branco para todos os itens, indicando que os códigos dos itens importados no XML não foram reconhecidos por nenhum código de item cadastrado no sistema. |
O código externo pode ser associado ao código interno de duas maneiras:
a) Os itens ainda não foram cadastrados no ERP MAXIPROD e o usuário gostaria de fazer o cadastro automático.
b) Os itens já estão cadastrados no ERP MAXIPROD e o usuário deseja cadastrá-los manualmente antes da importação.
A seguir, detalhamos essas duas formas:
Como cadastrar automaticamente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP MAXIPROD?
1) Após a importação do XML, acesse o menu “Ações > Cadastrar automaticamente os itens sem código selecionados”.
2) Informe o grupo e o prefixo de código e clique para cadastrar.
3) Com isso, os itens ficam cadastrados e já vinculados aos códigos externos.
Como informar manualmente os itens que ainda não foram cadastrados no ERP MAXIPROD?
1) Primeiramente, entre na edição de cada um dos itens que não possuem código interno vinculado, clicando no ícone de “lápis” para editá-los.
2) Em seguida, no campo “Código”, digite ou busque (clicando na lupa, abrindo o cadastro de itens).
a) Selecione o código interno correspondente a esse código externo.
3) Se, após preencher o campo “Código”, a descrição interna do item for diferente da descrição usada pelo fornecedor, abrirá uma tela perguntando se deseja sobrescrever a descrição.
4) Clique no botão cinza “Salvar e fechar”. A coluna “Código” da grade de itens estará preenchida. Isto permitirá o recebimento da NF, mas, até aqui, não foi gravada no ERP MAXIPROD a associação entre o código do fornecedor e o código interno, também conhecida como referência, ou registro da associação entre o código interno do item e o código do mesmo item, dado pela empresa externa (fornecedor ou cliente).
5) Repita esse processo para todos os itens que não possuem um código interno vinculado.
6) Após associar todos os itens com os seus códigos internos, preencha os demais campos relacionados ao recebimento da nota fiscal. No fim da página, clique no botão verde “Receber”.
7) Ao clicar em “Receber”, é exibida uma mensagem perguntando se deseja gravar a associação entre o código interno e o código externo, utilizado pelo fornecedor. Esta associação também é chamada de referência. Clique no botão cinza “Sim”.
8) Com isso, as referências são gravadas. Ao importar um XML desse fornecedor, os itens já referenciados são associados automaticamente ao código interno.
Como realizar o cadastro manual de códigos externos dos itens?
Há ainda uma outra forma de associar os códigos externos aos itens cadastrados, por meio da tela “Códigos externos dos itens”:
1) Acesse o menu “Itens > Códigos externos”.
2) Clique no botão verde “Novo”. Abre a janela “Novo código externo do item”.
3) Preencha os campos “Cliente / Fornecedor” (a empresa externa), “Item” (código interno), “Código externo” (o código usado pela empresa externa para o mesmo item). O campo “Unidade de medida do fornecedor” não é de preenchimento obrigatório, sendo usado para cadastrar o fator de conversão entre as unidades interna e externa, quando têm significados diferentes, mesmo quando têm o mesmo código. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa), mas com diferentes capacidades.
4) Por fim, clique no botão verde “Salvar”.
5) Com isso, o código externo fica gravado para a empresa externa, e o reconhecimento dos itens nos XMLs seguintes dessa empresa passa a ser automático.
Como importar códigos externos através de arquivo Excel?
O ERP MAXIPROD permite a inclusão em massa de códigos externos de arquivos Excel:
1) No menu “Itens > Códigos externos”, acesse “Ações > Importar códigos externos dos itens de arquivo Excel”.
2) Siga os passos indicados:
3) As colunas marcadas com * na planilha de importação são de preenchimento obrigatório.
4) Selecione a planilha com os dados inseridos e importe-a clicando no botão verde “Importar”.
5) Com isso, os códigos externos são importados, e o sistema disponibiliza o download da planilha com o resultado de cada registro.
Como funciona a tabela de códigos externos?
A associação entre o código interno e os códigos externos correspondentes, também chamada de referências, é armazenada na tabela de códigos externos, com as seguintes propriedades:
- Código interno: do item, cadastrado nas propriedades do item.
- Empresa externa: (cliente ou fornecedor);
- Código externo: usado pela empresa externa.
- Unidade de medida externa: a unidade de medida externa pode ter o mesmo código da unidade de medida interna e, ainda assim, ser diferente. Por exemplo, ambas podem ser ‘CX’ (caixa) mas com diferentes capacidades.
- Fator de conversão: entre a unidade de medida externa, e a unidade de medida interna, que é uma propriedade do item.
No vídeo abaixo, apresentamos como cadastrar códigos externos de fornecedores no ERP MAXIPROD:
Como o código externo é usado nas vendas?
Nas propostas de venda, nos pedidos de venda e nas notas fiscais, a janela de cada item tem o campo “Código externo”, para o código pelo qual o cliente conhece aquele item. Quando o cliente já tem um código externo associado ao item, o campo é preenchido sozinho ao informar o item, e o código acompanha o item da proposta até a nota fiscal. A associação pode ser cadastrada antes, no menu “Itens > Códigos externos”, informando o cliente no campo “Cliente / Fornecedor” (veja Como realizar o cadastro manual de códigos externos dos itens?), ou criada na hora, na janela do item, como mostra o tópico abaixo.
Como informar o código externo no item?
A janela do item é a mesma na proposta, no pedido e na nota fiscal.
1) No exemplo, acesse o menu “Vendas > Pedidos de venda”, abra o pedido e clique no botão verde “Novo” para incluir um item, ou no ícone de “lápis laranja” de um item já incluído.
2) No campo “Código”, que recebe o código interno, informe o item. Se o cliente do pedido tiver código externo associado a esse item, o campo “Código externo” é preenchido com ele.
3) Para usar outro código externo, digite-o no campo “Código externo” ou clique no ícone de “lupa” ao lado dele para escolher entre os códigos externos do cliente. Se o código externo escolhido pertencer a outro item, o campo “Código” passa a mostrar esse outro item. Em item que veio de uma proposta ou de um pedido, veja antes o aviso em O que acontece com o código externo de um item que veio de uma proposta ou de um pedido?
4) Se o código externo digitado ainda não estiver associado a nenhum item para esse cliente, o sistema pergunta se deseja associá-lo ao item. Clique no botão cinza “Sim” para gravar a associação. Assim, as próximas propostas, pedidos e notas desse cliente já trazem o código ao informar o item.
Observação: se responder “Não”, o código fica só neste item do documento, sem associação ao item para esse cliente. Ao emitir a proposta, o pedido ou a nota, o sistema lista os itens com código externo ainda não associado e pergunta se deseja associá-los.
5) Clique no botão cinza “Salvar e fechar”.
6) Com isso, o item fica gravado com o código externo informado.
O que acontece com o código externo de um item que veio de uma proposta ou de um pedido?
Ao criar um pedido de venda a partir de uma proposta de venda, ou uma nota fiscal a partir de um pedido de venda, cada item é copiado com o seu código externo e fica ligado ao item de origem. No pedido, essa ligação aparece na seção “Proposta de venda” da janela do item, nos campos “Proposta de venda” e “Item de proposta de venda”. Nesse item, o campo “Código” fica bloqueado para edição, para manter a correspondência com o item de origem. O campo “Código externo” continua liberado: dá para trocar o código externo, ou preenchê-lo se estiver vazio, no pedido ou na nota, sem voltar ao documento de origem.
Na mesma seção, o link “Sobrescrever com dados do item da proposta de venda” traz de volta para o item do pedido os dados do item da proposta, inclusive o código externo.
Atenção: em item que veio de uma proposta ou de um pedido, informe um código externo do mesmo item. Um código externo de outro item muda o campo “Código” para esse outro item, que deixa de corresponder ao de origem. No pedido de venda, o sistema salva essa troca sem aviso. Na nota fiscal, não deixa salvar o item. Para voltar ao item de origem, informe de novo no campo “Código externo” um código desse item.
Onde o código externo aparece na NF-e e no DANFE?
Na NF-e, o código do produto é sempre o código interno do item. O código externo vai nas informações adicionais do produto, no formato “Código externo: “ seguido do código, e o DANFE o imprime logo abaixo da descrição do produto. Item com o campo “Código externo” vazio não leva essa informação.
Em caso de dúvida, entre em contato com o suporte.
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