O fechamento contábil registra no banco de dados uma imagem dos valores das contas contábeis de uma empresa em determinada data, incluindo:
- valores das contas contábeis relativas ao estoque físico (itens comprados, em fabricação, semi-acabados, produtos), obtidos pela adição das quantidades e valores das movimentações de estoque realizadas desde fechamento de estoque precedente, aos valores desse fechamento. Para isso, é feito um fechamento de estoque, que atualiza os valores do estoque físico imediatamente antes do fechamento contábil. Vide também contabilização das movimentações de estoque.
- valores das contas relativas aos títulos a pagar e a receber, obtidos pela adição dos lançamentos contábeis realizados desde o fechamento contábil precedente, aos valores das contas desse fechamento.
Após um fechamento contábil, relativo a uma data, não podem ser alterados (inseridos, apagados ou editados) quaisquer movimentações ou lançamentos contábeis anteriores a esta data.
Usualmente faz-se um fechamento contábil por mês, que é usado como referência para as declarações legais para a receita (SPED Contábil, e outras).
Esta página mostra:
Como fazer um fechamento contábil
- se já havia sido feito um fechamento do mesmo mês, apague os lançamentos contábeis referentes às movimentações do mês do fechamento e aos meses seguintes. Exemplo: para desfazer o fechamento de outubro, se no fechamento de dezembro há lançamentos contábeis referentes a movimentações de agosto, setembro, outubro e novembro, são apagados os lançamentos contábeis referentes às movimentações de outubro e novembro, mas mantendo os lançamentos contábeis referentes a agosto e setembro. Ao apagar estes lançamentos contábeis, as respectivas movimentações são tornadas não-contabilizadas, sendo também apagados os respectivos registros da tabela MOVLC.
- fazer ou refazer os lançamentos contábeis referentes a movimentações de valor (financeiras e de estoque) realizadas durante o período, e ainda não contabilizadas, e correspondentes aos valores não contabilizados das movimentações. É gerado um único lançamento contábil por par (origem, destino) dos locais de estoque correspondentes às diferentes contas contábeis. Ao efetuar os lançamentos contábeis, os respectivos valores não contabilizados são zerados, e seu valor transferido para os valores contabilizados.
- fazer a conciliação contábil, verificando que os saldos, tanto financeiros como de estoque, correspondem aos valores do fechamento contábil precedente, acrescido dos valores dos lançamentos contábeis efetuados durante o período;
- gravar o novo fechamento contábil, e dos valores dos títulos e estoque correspondentes a essas contas.
Reabertura e refechamento contábil
Quando, após o fechamento contábil, são constatadas diferenças significativas entre os valores resultantes, e a realidade:
- o fechamento é desfeito
- são apagados os lançamentos contábeis feitos por ocasião do fechamento desfeito, resultantes de movimentações não primárias (origem do lançamento contábil = movimentação ou conta contábil_indireto).
- as movimentações físicas e financeiras são corrigidas, de forma a refletir a realidade
- é feito um novo fechamento
Datas das movimentações e dos lançamentos contábeis de movimentações primárias
No caso de reabertura e refechamento contábil, é necessário conhecer as datas de cada movimentação financeira, lembrando que a data do registro da movimentação corresponde à data da movimentação física, podendo haver outros valores propagados em datas futuras que, a princípio, não ficam registradas.
Todo valor originário de um espelho de nota fiscal chegará ao estoque através de uma movimentação primária (que pode ser de material, ou de serviço, tal como frete, inspeção, pintura, etc.).
No caso de materiais, a data de recebimento da emissão de nota fiscal é a mesma do fato gerador, que é a movimentação física para o estoque.
No caso de serviços, a nota fiscal pode ser apresentada vários dias após o fato gerador, possivelmente no mês seguinte. Neste caso, portanto, pode haver uma incidência real de custo sobre o estoque em um dia (a data do recebimento, no caso do frete), e a data de contabilização, que só ocorrerá na chegada da nota fiscal.
O exemplo a seguir mostra a necessidade de saber a data da contabilização de uma movimentação, e não apenas a data do fato gerador (a movimentação propriamente dita).
Se o material físico foi recebido em setembro (e seu valor contabilizado em setembro), e a NF de frete foi recebida e contabilizada em outubro, e reabrirmos tanto o fechamento de outubro, como o de setembro, como saberemos que o lançamento contábil do frete deve ser novamente feito em outubro, e não em setembro, que é a data do fato gerador, o frete? Para isso, é necessário saber se a data de contabilização é em setembro ou outubro.
Pela tabela de movimentações, pode-se saber a data de movimento da NF recebida. Toda movimentação originária de uma NF recebida informa a linha da NF, ou seja, sua data de movimentação. Uma NF de frete (o nome oficial é “conhecimento de frete”) pode ser associada a várias NFs de material, isto é, o veículo pode ter transportado mercadorias referentes a várias NFs de uma só vez. A partir da NF de frete serão geradas várias movimentações de frete, uma para cada movimentação física, isto é, registro de estoque de destino.