Conciliação bancária por importação de arquivo OFX

A conciliação bancária é o processo de comparação e ajuste das movimentações e saldos financeiros registrados no ERP com as movimentações e saldos informados pelos extratos bancários, por meio de arquivos OFX (Open Financial Exchange).

Esta página mostra:

• Permissões
• Como importar o arquivo OFX?
• Como é feita a conciliação automática?
  • Como conciliar automaticamente títulos do mesmo banco?
  • Como desabilitar a conciliação automática? 
• Como é feita a conciliação manual?
• Como criar um adiantamento pelo OFX para conciliação?
• Como desfazer a conciliação de um registro OFX?

Permissões

Para usar essa funcionalidade, é necessário que o perfil do usuário tenha as permissões abaixo. Para saber mais sobre perfis de acesso e permissões, clique aqui.

• EXTR000 – Consultar extratos

Como importar o arquivo OFX?

1) Clique no menu “Financeiro > Importar OFX” e, em seguida, na tela Arquivo OFX, clique em “Importar”.

2) Na janela “Importar arquivo OFX”, clique no botão “Selecionar”.

3) Por meio do navegador, acesse a conta bancária da empresa e baixe o arquivo OFX.

4) Selecione o arquivo OFX baixado e clique em “Importar”.

Como é feita a conciliação automática?

A conciliação automática do MAXIPROD cruza os lançamentos do arquivo OFX com as movimentações já cadastradas no sistema. Para que o processo ocorra, o sistema realiza as verificações na seguinte ordem de prioridade:

1 – Validações de arquivo: antes de iniciar o vínculo dos registros, o sistema executa duas verificações:

• • Identificação da Conta Bancária: Verifica se existe uma conta bancária cadastrada correspondente à conta informada no OFX. Se a conta não for encontrada, a importação é cancelada.
  • Presença de Transações: Confirma se o arquivo contém movimentações válidas. Arquivos sem transações abortam o processo.

2 – Busca para conciliação: após validar o arquivo e transações, o sistema busca correspondências para cada linha do extrato seguindo esta ordem:

• • 1: Lançamentos contábeis: O sistema tenta primeiro conciliar o registro com um lançamento contábil não conciliado, que deve possuir a mesma conta contábil, mesma data e mesmo valor da movimentação do OFX. Se encontrado, o lançamento é marcado como conciliado e o processo para esta linha é encerrado.
  • 2: Títulos (Contas a pagar e a receber): Caso não encontre um lançamento contábil correspondente, o sistema busca títulos em aberto aplicando os seguintes critérios:
    • Banco da Forma de Cobrança: Se a opção “Conciliar apenas com títulos cuja forma de cobrança seja do mesmo banco” estiver ativada nas configurações, o sistema filtra primeiro os títulos, mantendo apenas aqueles cuja forma de cobrança pertença ao mesmo banco da conta bancária do arquivo OFX.
      • Títulos sem forma de cobrança ou formas de cobrança que não tenham banco vinculado são ignorados.
      • Importante: se a opção estiver desativada, essa verificação de banco é ignorada e o sistema analisa todos os títulos em aberto da empresa usando os critérios posteriores.
    • Valor: O saldo a baixar do título deve ser exatamente igual ao valor do lançamento no OFX.
    • Direção: A operação (pagar ou receber) deve corresponder ao sinal do valor no arquivo.
    • Data de vencimento: busca por título com a data exata de vencimento igual à data da transação OFX.
      • Se não encontrar, busca com vencimento no dia anterior (D-1).
      • Se não encontrar, busca com vencimento no dia seguinte (D+1).

3 – Resultado da importação: Após realizar a validação do arquivo e aplicar os critérios para realizar a conciliação automática, o sistema irá:

• • Realiza a baixa automática do título/lançamento e vincula ao registro do OFX, assim contando como “Conciliado“.
  • Se nenhum título ou lançamento atender aos critérios de valor, direção, vencimento (e banco, quando ativo), o item do extrato é importado com a situação “Não conciliado“, permitindo a conciliação manual posterior.

Como conciliar automaticamente títulos do mesmo banco? 

Para habilitar a configuração que permite que sejam conciliados de forma automática somente títulos cujo banco informado no campo “Forma de cobrança” seja o mesmo do arquivo OFX, é necessário habilitar as configurações do sistema.

1) Acesse “Roda dentada > Configurações > Configurações do financeiro“.

2) Marque a caixa: “Conciliar apenas com títulos cuja forma de cobrança seja do mesmo banco“.

3) Clique em “Salvar” ou “Salvar e fechar“.

Ao ocorrer conciliação do arquivo OFX, será levado em critério o banco informado no campo “Forma de cobrança”.

Como desabilitar a conciliação automática?

Podemos desativar a opção que realiza a conciliação automática de arquivos OFX ao fazer a importação. Essa opção visa dar mais controle às conciliações, nos casos:

• • Ao importar um arquivo OFX, se houver mais de um título com o mesmo valor e data de vencimento, o sistema fará a conciliação automática com o primeiro título encontrado.
  • Ao importar um arquivo OFX, se houver mais de um lançamento contábil com o mesmo valor e data, o sistema fará a conciliação automática com o primeiro lançamento contábil encontrado.

1) Para desabilitar essas opções, acesse “Roda dentada > Configurações > Configurações do financeiro”.

2) Serão apresentadas duas opções:

a) Conciliar automaticamente com o primeiro título encontrado quando houver mais de um título com o mesmo valor e data de vencimento na importação do OFX:

• • • Ao desmarcar esta opção, o sistema não fará a conciliação automática dos títulos caso encontre mais de um título com o mesmo valor e a mesma data de vencimento no momento de importar o arquivo OFX. O item do extrato OFX será importado para o sistema, mas ficará pendente de conciliação (sem ser baixado/vinculado a nenhum título automaticamente), sendo necessário realizar a conciliação manualmente.

b) Conciliar automaticamente com o primeiro lançamento contábil encontrado quando houver mais de um lançamento contábil com o mesmo valor e data na importação do OFX.

• • • Ao desmarcar esta opção, o sistema identificará dois ou mais lançamentos contábeis que possuam o mesmo valor e a mesma data do item importado do OFX, e não fará a conciliação automática com o primeiro lançamento que encontrar. A movimentação do arquivo OFX será importada normalmente, mas ficará pendente de conciliação manual.

3) Após desmarcar as opções desejadas, clique em “Salvar” ou “Salvar e fechar“.

Como é feita a conciliação manual?

1) Quando a conciliação automática não é possível, o registro do OFX permanece na grade com a situação “Não conciliado”. Porém, é possível realizar a conciliação manualmente.

2) Na tela de “Arquivo OFX”, o filtro “Conciliado” é inicializado automaticamente com a opção “Não”, ou seja, exibe os registros não conciliados.

3) A conciliação manual é possível através dos ícones exibidos na grade de “Arquivo OFX”, cada ícone possibilita uma maneira específica de realizar a conciliação manual.

a) : Abre a página de extrato para que seja selecionado o lançamento com o qual o registro OFX deve ser conciliado.

b) : Abre a página de contas a pagar/receber para que seja selecionado o registro que deve ser baixado e conciliado.

c) : Insere uma conta a pagar/receber, faz a sua baixa e conciliação.

d) : Cria uma transferência entre contas e faz a conciliação.

Como criar um adiantamento pelo OFX para conciliação?

É possível conciliar um registro de OFX com um adiantamento, criando-o no momento da conciliação. Para isso, na tela de “Financeiro > Importar OFX”, utilize a opção de conciliação com um título:

Na tela que abrir, clique na seta ao lado do botão “Novo”.

Aparecendo assim a opção de criar um “Novo adiantamento” para que possa conciliar.

Além disso, também é possível criá-lo nessa tela pelo menu “Ações > Novo adiantamento“.

Após criado, basta prosseguir normalmente com a conciliação de seu OFX, selecionando-o para baixa.

Como desfazer a conciliação de um registro de OFX

1) Na tela de “Arquivo OFX“, disponível em “Financeiro > Importar OFX“.

2) Altere o filtro “Conciliado” para “Sim“, para serem exibidos os registros que já foram conciliados.

3) Para desfazer conciliação sem excluir o lançamento, clique sobre o ícone de checagem ““, que abre a tela de extrato, exibindo o lançamento vinculado com este registro.

a) Na tela de extrato, clique sobre o ícone de checagem “ “, na coluna “Conciliado”;

b) Será exibida a seguinte mensagem: “Tem certeza de que deseja marcar este lançamento como não conciliado?“;

c) Clique em “Sim” para confirmar.

d) Pronto, o registro de OFX será marcado como “Não conciliado”, podendo ser utilizado para conciliação com outro título ou lançamento. Para encontrar este registro que foi alterado para “Não conciliado”, é preciso que o filtro “Conciliado” esteja preenchido com a opção “Não”.

No vídeo, apresentamos como realizar a conciliação bancária via arquivo OFX no ERP MAXIPROD:

Veja também:

• Como conciliar registro OFX com múltiplos títulos (baixados integral e/ou parcialmente)?
• Como conciliar através do OFX quando o valor do crédito vem descontado?
• Como conciliar títulos de retenções de contas a pagar/receber?
• Como lançar saldo inicial em contas contábeis de conciliação financeira?
• Como fazer a conciliação bancária de valores de empréstimos?