O recebimento de notas fiscais no ERP Maxiprod permite ao usuário vincular o item da nota recebida com o item do respectivo pedido de compra. Esta vinculação faz com que ao receber a NF, o sistema altere o estado do item do pedido de compra para “Parcialmente faturado” quando a quantidade recebida do item é menor que a quantidade do item no pedido, ou “Faturado” quando a quantidade recebida do item é igual à quantidade do item no pedido. Agora, para situações em que a quantidade do item na nota é maior que a quantidade do item no pedido, é necessário seguir os procedimentos explicados mais abaixo.
Existe a vinculação automática de itens de notas fiscais recebidas com itens de pedidos de compra, esta vinculação pode ocorrer no momento da importação da nota recebida através do XML, chave de acesso ou ambiente nacional, e para isso, o sistema considera o preenchimento da tag “xPed” no XML da nota recebida, onde caso o valor informado na tag “xPed” seja o número de um pedido de compra existente no ERP Maxiprod, o sistema vincula automaticamente. Caso contrário, se algum dos itens da nota fiscal recebida não está vinculado com pedido de compra, o ERP Maxiprod exibe um aviso como o abaixo:
“Existem itens sem vínculo com pedido de compra, clique aqui.”
Ao clicar no texto “clique aqui” ou acessar o menu “Ações” > opção “Vincular itens com pedido de compra” é exibida a seguinte janela:
Após selecionar ou informar o número do pedido de compra, o ERP Maxiprod procura itens do pedido de compra correspondentes aos da nota fiscal, na seguinte sequência:
a) Itens da nota fiscal que possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra do mesmo produto/serviço, mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.
b) Itens da nota fiscal que não possuem código de produto/serviço: procura itens do pedido de compra com o mesmo valor unitário, a mesma unidade de medida e quantidade a receber igual ou superior à quantidade do item da nota fiscal.
Se os códigos dos itens do seu fornecedor, na nota recebida, não estão vinculados aos códigos dos itens no ERP Maxiprod, faça a associação, conforme mostrado na página de ajuda sobre códigos externos.
Porém, quando a quantidade recebida do item na nota fiscal é maior que a quantidade do item no pedido de compra, o sistema não permite a vinculação automática, retornando que o item não foi vinculado com pedido de compra e, portanto, permanece sem vínculo.
Veja um exemplo:
- Tenho um pedido de compra nº 31 do “Fornecedor A”, com o item (Cód: 00013), com quantidade de 15 unidades.
- Porém, na nota fiscal enviada pelo fornecedor veio 20 unidades do item (Cód: 00013).
- Ao tentar vincular automaticamente estas 20 unidades do item (Cód: 00013) da nota recebida com as 15 unidades do item no pedido de compra, o sistema retornará a seguinte mensagem:
“0 itens foram vinculados com pedido de compra. 1 itens continuam sem vínculo. Para saber mais sobre as regras para a vinculação automática com os itens do pedido de compra, clique aqui.”
- Porém, nestes casos, a alternativa é realizar a vinculação manual do item da nota recebida com o item do pedido de compra, para isso:
— Edite o item da nota recebida através do ícone do lápis na grade de produtos e serviços da nota;
— Na tela de edição, expanda a aba “Pedido de compra”;
— Preencha o número do pedido no campo “Pedido de compra”;
— Em seguida, o sistema carregará o(s) item(ns) do pedido para seleção no campo “Item do pedido”.
- No momento do recebimento da nota através do clique no botão verde “Receber” no rodapé da tela de edição, o sistema apresentará uma mensagem de “Atenção” com os botões “Sim” ou “Não”, indicando que a quantidade recebida de um ou mais itens é maior do que a quantidade do item do pedido, e se o usuário deseja continuar mesmo assim.
- Caso esteja correta a quantidade recebida ser maior que a quantidade do item no pedido, confirme clicando no botão “Sim” da mensagem de “Atenção” exibida.
Importante: Para seguir com esta ação, o usuário precisa ter a permissão “NFR007 – Receber quantidade maior do que a do pedido de compra”.