Rastreabilidade

Rastreabilidade e a tabela de lotes registrados

A rastreabilidade é o registro da história de um produto, desde a origem dos seus insumos, visando o atendimento dos padrões de controle de qualidade.

Registra:

  • para cada insumo, informações como o fabricante, o lote, suas datas de fabricação e validade. Estas informações são gravadas na tabela de lotes registrados
  • para cada operação, ou etapa da produção, informações sobre o equipamento e pessoas responsáveis, bem como boletins de inspeção.

A rastreabilidade é um requisito de qualidade e é obrigação legal em áreas críticas para a saúde (ANVISA) e segurança, como as indústrias alimentícia, farmacêutica, cosmética e aeronáutica:

Veja também formas de estocagem, ordens de manutençãoboletim de inspeção.

A rastreabilidade é usada não apenas na produção, mas também na manutenção. Por exemplo, o histórico de veículo ou equipamento em manutenção é composto pelo conjunto de notas fiscais, peças substituídas, calibrações, etc. Em caso de problemas, estes documentos, que referenciam o veículo ou equipamento, facilitam a investigação da sua origem.

Formas de estocagem com rastreabilidade

A rastreabilidade pode ser ativada para qualquer item, selecionando-se a forma de estocagem por lote, ou por número de série no cadastro do item.

4 tabelas internas armazenam as informações de rastreabilidade:

  • a tabela de lotes registrados armazena dados próprios de cada lote ou número de série produzido. À tabela de lotes registrados associamos a identidade do fabricante, a data de validade, os boletins de inspeção, etc.
  • a tabela de estoque, indica o local no qual determinado material se encontra agora. Cada registro da tabela de estoque pode apontar para um registro da tabela de lotes registrados. Cada porção do estoque pode pertencer a um lote.
  • a tabela de movimentações identifica os insumos de cada produto, indicando o lote de cada insumo que foi baixado do estoque para cada ordem de produção.
  • a tabela de operações da ordem de produção registra as datas, os equipamentos e pessoas que participaram de cada operação, as paradas, inspeções de produção e demais eventos.

Através dos ponteiros para a tabela de lotes registrados, cada movimentação transfere automaticamente as informações de rastreabilidade da sua origem para seu destino: ao receber a nota fiscal, os dados de cada item recebido são transferidos para o estoque, de lá para a nota fiscal de venda ou ordem de produção, etc.

Exemplo:  a tela de situação da produção (ou multinível realizado) mostra a origem de cada insumo da ordem de produção 5241 de uma Mesa.

Multinível realizado, rastreabilidade, Anvisa, data de validade

Multinível realizado da ordem de produção OP5241, de 25 mesas, mostrando que:

  • linha 2: os pés foram produzidos pela OP 5243
  • linha 3: a madeira do pé foi recebida pela linha 1 da NF 665 do fornecedor ACP
  • linha 4: a origem da caixa de papelão não é rastreável, pois esse item não é estocado por lote
  • etc…

Tabela de lotes registrados armazena dados de rastreabilidade

A tabela de lotes registrados armazena propriedades permanentes associadas a um lote de material, ou a um equipamento. Algumas propriedades de uma determinada unidade, ou porção de material, tem um escopo mais amplo do que o registro de estoque, como por exemplo:

  • a data de fabricação, algumas propriedades físico/químicas: a movimentação do material entre diferentes estoques, ou sua subdivisão em porções menores não altera essas propriedades.
  • o número de série: mesmo que um equipamento tenha saído da empresa, não sendo mais associado a um registro de estoque, em muitos casos é desejável poder reconhecê-lo e manter o seu histórico de manutenção, ou calendário de inspeções, por exemplo. Por exemplo, a rastreabilidade registra o número de série de uma fonte de alimentação que foi substituída durante a manutenção de um equipamento eletrônico.

Estas propriedades não se alteram por movimentações, subdivisões, etc. Por exemplo, mesmo que um medicamento seja fracionado, embalado em frascos e distribuído para diferentes farmácias, algumas propriedades, tais como o lote do fabricante e a data de validade, são próprias do material original, e se mantém invariantes, independente da localização, registrada na tabela de estoque.

As propriedades de rastreabilidade são armazenadas na tabela de lotes registrados, cujos registros identificam:

  • o fabricante e número de série ou código do lote.
  • sublote (opcional): um lote pode ser dividido em sublotes, por exemplo partes de um mesmo lote que tiveram diferentes formas de armazenagem, e podem ter assumido diferentes características. O sublote também é usado para diferenciar os lotes registrados por número de série criados pela mesma OP, que recebem o mesmo lote interno.

Os lotes registrados podem ser criados tanto para itens produzidos internamente, como recebidos de outra empresa, sempre que a estocagem é do tipo “lote de fabricante” ou “número de série”. Se a estocagem é apenas por lote interno, então não é criado um registro na tabela de lotes registrados.

Os lotes registrados são apontados por:

  • estoque: vários registros de estoque podem pertencer ao mesmo lote registrado,  mas cada registro de estoque pode apontar para apenas um lote registrado.
  • ordens de manutenção: apenas lotes registrados podem ser objetos de ordens de manutenção.
  • boletins de inspeção.

As propriedades de rastreabilidade que identificam um lote registrado são: item, fabricante, lote do fabricante ou número de série, sublote. Não existem dois lotes registrados com estas propriedades repetidas.

Apenas itens cadastrados com tipo de estocagem por lote de fabricante ou número de série existem na tabela de lotes registrados. Apenas itens existentes na tabela de lotes registrados podem ter ordens de manutenção.

Ao receber um material, o usuário pode verificar se este já corresponde a um lote registrado. Caso afirmativo,  identifica-o, e ao colocá-lo no estoque faz com que este aponte para o lote registrado. Se não, cria um novo registro na tabela de lotes registrados.

A tabela de lotes registrados reúne as informações detalhadas de cada lote de fabricante e número de série, tais como a data de fabricação, data de validade, data de reanálise e outras observações.

O lote interno de um lote registrado é a informação de origem deste lote registrado, ou seja, o prefixo do lote interno indica se a primeira vez que um material deste lote entrou no sistema foi através de um recebimento, OP, ou entrada manual. Também é possível cadastrar um lote registrado antes que o material entre em estoque. Neste caso, o lote registrado receberá um lote interno com o prefixo “MN”, de “entrada manual”.

A tabela de lotes registrados tem as seguintes propriedades (campos)  de rastreabilidade:

  1. item (código)
  2. lote interno: atribuído pela própria empresa, com o prefixo OP (ordem de produção), MN (entrada manual) ou RX (nota fiscal recebida).
  3. fabricante
  4. lote do fabricante ou número de série: atribuído pelo fabricante. Quando o item é fabricado pela própria empresa, é igual ao lote interno, ou seja, também terá o prefixo OP.
  5. ordem de produção, se pertinente
  6. datas de fabricação, validade e reanálise
  7. observações

Quando determinada quantidade de material é movimentada de uma para outra localização ou conta contábil, pode ser criado um novo registro de estoque, mas tanto o registro de origem como o de destino apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados, que mantém as propriedades de origem, como o fabricante, etc. Desta forma, é possível saber “por onde anda” o material oriundo de um mesmo lote.

Para que serve a tabela de lotes registrados, se já existe a tabela de estoque?

A tabela de estoque é transitória: os objetos podem ser movimentados dentro da empresa, ou mesmo para fora da empresa, mudando de registro de estoque, o que dificulta a referência a um item individual, por exemplo para fins de rastreabilidade de materiais, ou histórico de manutenção.

A tabela de lotes registrados é permanente. Diferentes registros de estoque, notas fiscais, ordens de produção, etc, referentes a um equipamento específico, apontarão para um registro da tabela de lotes registrados, sempre o mesmo. Por exemplo, todas as notas fiscais correspondentes a serviços realizados sobre um veículo ou equipamento apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados, independente da situação atual de estoque.

Além disso, vários registros de estoque podem apontar para um mesmo registro da tabela de lotes registrados. Por exemplo, vários frascos de um mesmo medicamento apontarão para um registro que contém os dados relativos à produção e inspeção do lote do fabricante.