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Lotes e rastreabilidade

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O que é rastreabilidade?

A rastreabilidade é o registro da história de um produto, desde a origem dos seus insumos, visando o atendimento dos padrões de controle de qualidade. A funcionalidade registra:

  • para cada insumo, informações como o fabricante, o lote, suas datas de fabricação e validade. Estas informações são gravadas na tabela de lotes registrados.
  • para cada operação, ou etapa da produção, informações sobre o equipamento e pessoas responsáveis, bem como boletins de inspeção.

A rastreabilidade é um requisito de qualidade e é obrigação legal em áreas críticas para a saúde (ANVISA) e segurança, como as indústrias alimentícia, farmacêutica, cosmética e aeronáutica. A rastreabilidade também é usada na manutenção. Por exemplo, o histórico de veículo ou equipamento em manutenção é composto pelo conjunto de NF-es, peças substituídas, calibrações, etc. Em caso de problemas, estes documentos, que referenciam o objeto de manutenção, facilitam a pesquisa da sua origem.

Quais as formas de estocagem que garantem rastreabilidade?

A rastreabilidade pode ser ativada para qualquer item, selecionando-se a forma de estocagem por lote, ou por número de série no cadastro do item.

4 tabelas internas armazenam as informações de rastreabilidade:

  • a tabela de lotes registrados armazena dados próprios de cada lote ou número de série produzido ou comprado. À tabela de lotes registrados associamos a identidade do fabricante, a data de validade, os boletins de inspeção, etc.
  • a tabela de estoque indica o local no qual determinado material se encontra agora. Cada registro da tabela de estoque pode apontar para um registro da tabela de lotes registrados. Cada porção do estoque pode pertencer a um lote.
  • a tabela de movimentações identifica os insumos de cada produto, indicando o lote de cada insumo baixado do estoque para cada ordem de produção.
  • a tabela de operações da OP registra as datas, os equipamentos e pessoas que participaram de cada operação, as paradas, inspeções e demais eventos.

Através dos ponteiros para a tabela de lotes registrados, cada movimentação transfere automaticamente as informações de rastreabilidade da sua origem para seu destino: ao receber a NF, os dados de cada item recebido são transferidos para o estoque, de lá para a NF de venda ou OP, etc.

Exemplo: a tela multinível de “Insumos (rastreabilidade) de item concluído” mostra a origem de cada insumo da OP n.º 5241 de uma Mesa.

Multinível realizado, rastreabilidade, Anvisa, data de validade

Multinível realizado da OP n.º 5241, de 25 mesas, mostrando que:

  • linha 2: os pés foram produzidos pela OP 5243
  • linha 3: a madeira do pé foi recebida pela linha 1 da NF 665 do fornecedor ACP
  • linha 4: a origem da caixa de papelão não é rastreável, pois esse item não é estocado por lote

O lote interno de um lote registrado é a informação de origem deste lote registrado, ou seja, o prefixo do lote interno indica se a primeira vez que um material deste lote entrou no sistema foi por meio de um recebimento, OP, ou entrada manual. Também é possível cadastrar um lote registrado antes que o material entre em estoque. Neste caso, o lote registrado receberá um lote interno com o prefixo “MN”, de “entrada manual”.

A tabela de lotes registrados tem as seguintes propriedades (campos)  de rastreabilidade:

  1. item: apontador para a tabela de itens
  2. lote interno: atribuído pela própria empresa, com o prefixo OP (ordem de produção), MN (entrada manual) ou RX (NF recebida).
  3. fabricante: apontador para a tabela de empresas
  4. lote do fabricante ou número de série: atribuído pelo fabricante. Quando o item é fabricado pela própria empresa, é igual ao lote interno, ou seja, também terá o prefixo OP.
  5. ordem de produção, se pertinente
  6. datas de fabricação, validade e reanálise
  7. observações

Quando determinada quantidade de material é movimentada de uma para outra localização ou conta contábil, pode ser criado um novo registro de estoque, mas tanto o registro de origem como o de destino apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados.  Desta forma, é possível saber “por onde anda” o material oriundo de um mesmo lote.

Para que serve a tabela de lotes registrados, se já existe a tabela de estoque?

A tabela de estoque é transitória: os objetos podem ser movimentados na empresa, ou mesmo para fora da empresa, mudando de registro de estoque, dificultando a referência a um item individual, por exemplo, para fins de rastreabilidade de materiais, ou histórico de manutenção.

A tabela de lotes registrados é permanente. Diferentes registros de estoque, NF-es, OPs, etc., referentes a um equipamento, apontarão para um registro da tabela de lotes registrados, sempre o mesmo. Por exemplo, todas as NF-es correspondentes a serviços realizados sobre um veículo ou equipamento apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados, independente da situação atual de estoque.

Além disso, vários registros de estoque podem apontar para um mesmo registro da tabela de lotes registrados. Por exemplo, vários frascos de um mesmo medicamento apontarão para um registro que contém os dados relativos à produção e inspeção do lote do fabricante.

Como cadastrar lotes importando de Excel?

1) No sistema, pode-se cadastrar lotes do fabricante em massa, por importação de arquivo Excel. Para isso, acesse “Estoque > Lotes”.

2) Na tela de lotes, acesse o menu “Ações > Importar lotes de arquivo Excel”.

3) Na janela aberta, baixe a planilha-modelo para preenchimento, conforme explicado no ponto 1 da janela de importação.

4) As colunas da planilha-modelo com asterisco no cabeçalho são de preenchimento obrigatório.

5) Uma vez preenchida a planilha, busque-a pelo botão “Selecionar arquivo” ou arrastando para o espaço à direita. Ao final clique em “Importar dados”.

6) Os lotes, após importação, ficam disponíveis para atribuição aos registros de estoque.

Como informar o lote no XML de uma NF-e?

1) Para incluir o lote registrado no XML de uma NF-e, marque a opção Gerar o grupo “Detalhamento de produto sujeito a rastreabilidade” na NF-ePara isso, na tela de edição do item da NF, expanda a seção “Dados fiscais > Outros dados fiscais”:

2) Após emitida a NF-e, o detalhamento deste item incluirá o grupo <rastro> no XML:

Observação: também é possível parametrizar esta opção através da Operação Fiscal que inicializará todos os itens das NF-es na qual for utilizada. 

Como informar o lote do fabricante/número de série de itens em estoque?

Geralmente, o lote é atribuído durante o recebimento da NF. No entanto, quando a NF-e tem dezenas de itens associados a lotes, pode acabar sendo inviável preencher diretamente na nota de entrada. Para permitir o recebimento de NF-es com itens estocados por lote, sem informar o lote, é necessária a permissão “NFR011 – Receber nota fiscal com item configurado com estocagem por lote do fabricante sem informar o lote (o lote deverá ser informado depois, no estoque)”. Para saber mais sobre perfis de acesso e permissões, clique aqui.

1) A atribuição do lote ao estoque somente é possível para itens com forma de estocagem por “Lote do fabricante” ou “Número de série”.

a) Para alterar a forma de estocagem do item, acesse o menu superior “Itens > Itens”, procure o item cuja forma de estocagem deseja alterar e abra sua tela de edição (duplo-clique sobre a linha do item ou clique no ícone do lápis).

b) Na tela de edição do item, expanda a seção “Estocagem, inspeção, baixa e planejamento” e preencha o campo “Estocagem por” com uma das opções “Lote do fabricante” ou “Número de série”. Clique em “Salvar”.

2) Quando recebida a NF com itens estocados por lote do fabricante/número de série, sem informar o lote ou número de série, o registro de estoque terá coluna “Lote fab/Num série” em branco e com o sinalizador vermelho, e não pode ser movimentado.

Obs.: itens estocados por número de série entram no estoque com a qualidade “NI – Não inspecionado”.

3) Para informar o número de série/lote do fabricante manualmente, selecione o registro de estoque clicando sobre a sua linha de forma que fique na cor laranja, e acesse o menu “Ações > Informar números de série/lote do fabricante“.

Será aberta uma das seguintes janelas:

a) Para item estocado por “Lote do fabricante”:  o campo “Lote” tem duas opções “Selecionar lote existente” ou “Criar novo lote”. Quando o lote já existe na tabela de lotes registrados (“Estoque > Lotes registrados”), utilize a primeira opção e selecione o lote na tabela. Se o lote ainda não existe, opte por criar novo lote e preencha os dados necessários.

b) Para item estocado por “Número de série”: o campo “Criar/selecionar” tem duas opções “Criar número de série” ou “Selecionar números de série”. Quando o número de série já existe na tabela de lotes registrados (“Estoque > Lotes registrados”), utilize a segunda opção e selecione o número de série na tabela. Se o número de série ainda não existe, crie um novo número de série e preencha os dados necessários.

4) Após preencher os campos necessários (dentre eles, a quantidade de estoque selecionado ao qual deseja associar o lote do fabricante/número de série), clique em “Salvar”.

Como alterar lote do fabricante/número de série?

1) Na grade de estoque (“Estoque > Estoque”), selecione o registro de estoque cujo lote/número de série deseja alterar, e acesse o submenu “Ações > Alterar lote”.

2) Na janela aberta, preencha os campos necessários, criando o novo lote/número de série ou selecionando lote/número de série já cadastrado, e clique em “Salvar”.

Como atribuir lote do fabricante/número de série importando de Excel?

1) Acesse o menu superior “Estoque > Estoque”. Na tela de estoque, acesse “Ações > Atribuir lotes do fabricante, importando-os do Excel”. Apesar desta opção falar apenas em lote, são também importados os números de série.

2) Baixe a planilha modelo através da janela que será aberta (ponto 1) e preencha as colunas obrigatórias (identificadas por “*”), além do número da NF recebida, série da nota, posição do item na nota ou apenas o lote interno. Há outras colunas que podem ser preenchidas, tais como data de fabricação, vencimento e reanálise, observações.

Se o lote do fabricante já está cadastrado, deve ser informado na planilha, e seus dados serão importados. 

3) Após preencher e salvar os dados da planilha, importe-a através do botão cinza “Selecionar” da janela de importação e atribuição de lotes de Excel. Após selecionar o arquivo a ser importado (.xls ou .xlsx) na pasta local, clique no botão verde “Importar” para concluir o processo.

4) Ao final é apresentada uma mensagem com a quantidade de registros importados com sucesso da quantidade total, por exemplo: “10 registros de 15 importados com sucesso”. Após a importação é disponibilizado o download da planilha com o resultado da importação de cada item na coluna “Resultado da importação”.

Como alterar a data de vencimento de um lote?

1) Para alterar a data de vencimento de um lote, acesse “Estoque > Lotes”.

2) Clique no ícone do lápis ao lado do lote que deseja editar.

3) Altere o valor do campo “Data da vencimento” e clique no botão verde “Salvar”.

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