Está página mostra:
- O que é “forma de estocagem”?
- Como definir a forma de estocagem do item?
- Como funciona a estocagem por código de item?
- Como funciona a estocagem por lote interno?
- Como funciona a estocagem por lote do fabricante?
- Como funciona a estocagem por número de série?
- Como informar o número de série de um produto recebido por nota fiscal?
- Como informar o número de série de um item que foi estocado sem número de série?
- Como é formado o número de série dos produtos da minha empresa?
- Como associar um prefixo de número de série a um item?
- Perguntas e respostas
O que é “forma de estocagem”?
A forma de estocagem, uma propriedade de cada item, define:
- a forma de acumulação ou agrupamento do material nos registros de estoque.
- a existência de um registro na tabela de lotes registrados com informações adicionais sobre o lote, tais como o fabricante, a data de fabricação e a data de vencimento de cada lote ou número de série, visando a rastreabilidade.
A estocagem pode ser feita de 4 formas:
- código do item: sem rastreabilidade, sem usar a tabela de lotes registrados. É a única forma na qual não é preenchido o lote interno.
- lote interno: rastreabilidade limitada, sem usar a tabela de lotes registrados. Em cada registro de estoque é preenchido o campo “lote interno”, que vem do item da NF recebida, da OP que o produziu, ou de entrada manual.
- lote de fabricante ou número de série: com rastreabilidade. Cada registro de estoque tem um apontador para a um registro da tabela de lotes registrados. Além disso, também tem preenchido o campo lote interno.
Como definir a forma de estocagem do item?
1) Entre na tela de edição dos itens, menu “Itens > Itens”.
2) Clique no lápis para abrir a tela de edição do item cuja forma de estocagem deseja definir.
3) Expanda a seção “Estocagem, inspeção, baixa e planejamento”.
4) O campo “Estocagem por” mostra as 4 formas de estocagem, para seleção.
5) Escolha a forma desejada e clique no botão “Salvar”.
Como funciona a estocagem por código de item (sem rastreabilidade)?
- O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, em função apenas do código, localização e qualidade, independente da NF recebida, da OP que o produziu, do lote do fabricante ou do número de série.
- Ao receber este item por uma NF, entrada manual, ou conclusão de OP, não há qualquer campo de lote a preencher.
- Não são criados registros, portanto não são armazenadas informações relevantes na tabela de “lotes registrados”.
- A qualidade é registrada na tabela de estoque.
- As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para uma etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP.
A grade de estoque ficará assim:
Como funciona a estocagem por lote interno (acumulado no estoque por item da NF ou OP de origem)?
- Não há qualquer campo de lote a preencher, o sistema gera automaticamente um número de lote interno.
- O material é acumulado em um mesmo registro de estoque, se tiver o mesmo código de lote interno, isto é, se for originário de um mesmo item de NF recebida ou OP.
- As propriedades ANVISA (fabricante, lote de fabricante, etc…) podem ser copiadas do item da NF recebida para a etiqueta de estoque, mas não há registro das mesmas no estoque do ERP.
- Não são criados registros na tabela de lotes registrados.
A estocagem por lote interno oferece uma forma simples de rastreabilidade. Para os materiais com este tipo de estocagem, o sistema gera um “lote interno”, ou seja, um lote sequencial com um prefixo que informa a origem do material.
Os registros de estoque de itens com este tipo de estocagem são separados de acordo com a sua origem, ou seja, se o mesmo item for recebido através de duas notas fiscais, suas quantidades ficarão separadas no estoque, com diferentes lotes internos.
O código do lote interno fica registrado nos registros de estoque e de movimentação. Os códigos dos lotes internos tem os formatos:
- RXpppppp: o material entrou no estoque através de uma NF recebida.
- MNqqqqq: o material entrou no estoque através de uma entrada manual, por desmembramento, etc.
- OPnnnnn: o material entrou no estoque através de uma OP. Neste caso, o número do lote interno é o número da OP que o produziu.
onde pppppp e qqqqqq são contadores sequenciais 1, 2, 3,…
No recebimento através de uma NF, ou entrada manual no estoque, são atribuídos códigos de lote interno a cada item de NF, desde que esse item de nota fiscal tenha a propriedade “com movimentação”, herdado da operação fiscal. O lote interno é gravado no item da nota fiscal recebida armazenada no ERP, e pode ser impresso na etiqueta interna.
A grade de estoque ficará assim:
Como funciona a estocagem por lote do fabricante (produtos químicos, cosméticos, farmacêuticos, visando rastreabilidade)?
A estocagem pelo lote do fabricante identifica os registros do estoque pelo lote do fabricante do material. Este tipo de estocagem utiliza a tabela de lotes registrados, onde são informados o fabricante, as datas de fabricação, vencimento, reanálise e outras observações.
O usuário informa o fabricante e o lote, no momento de entrada do material, seja uma entrada manual, OP ou NF.
No caso da OP, a propriedade “fabricante” é inicializada com a própria empresa, e o lote do fabricante é inicializado com o lote interno, podendo ser editado antes da conclusão.Sempre que algum material entra no estoque, pode-se criar um novo lote, ou atribuir-lhe um lote já registrado. O usuário também pode preencher as datas de fabricação, vencimento e reanálise na entrada do material, ou editar estas informações no lote registrado posteriormente.
- é criada uma linha na tabela de “lotes registrados”, que armazena propriedades comuns ao lote, tais como as propriedades ANVISA. Essa linha pode ser apontada por sucessivas movimentações e boletins de inspeção (BIs), mantendo um histórico de qualidade.
- na tabela de estoque, as quantidades recebidas podem ser mantidas em registros independentes, ou acumuladas conforme o fabricante e lote do fabricante. No caso mais comum haverá apenas um recebimento por lote de um fabricante. Não obstante, a priori as quantidades recebidas são mantidas em registros separados de estoque, podendo ser acumuladas por lote de fabricante, por configuração ou manualmente. Quando são acumuladas, a quantidade do lote adicionado é somada à do lote já existente.
- o sistema sugere o uso ou venda do lote com a data de vencimento mais próxima, e impede o uso ou venda de lotes vencidos. Isto corresponde, aproximadamente, ao critério FEFO (First-Expire, First-Out – Primeiro a vencer, primeiro a sair). Para saber mais, clique aqui.
O identificador do lote registrado é automaticamente transferido a cada movimentação: ao ser recebida a NF, o identificador é transferido para o estoque, de lá para a NF de venda ou OP, etc.
A grade de estoque ficará assim:
Como funciona a estocagem por número de série?
Os números de série (NS) identificam permanentemente cada unidade de um produto, conferindo rastreabilidade ao sistema de gestão, com as características exigidas de empresas associadas à saúde, aeronáutica e segurança:
- rastreabilidade: os NS são registrados nas movimentações de material. Sabe-se portanto qual NS de uma peça foi usada em qual NS de um produto.
- histórico: é mantida uma referência a cada material identificado por NS, e suas características, mesmo que saia do estoque. Isto permite manter o seu prontuário, contendo, por exemplo, as entradas de cada veículo ou equipamento, NF referentes a manutenções, com os materiais utilizados e serviços realizados, as inspeções realizadas e as revisões agendadas.
Existe no mundo apenas uma unidade do equipamento ou veículo do mesmo item, fabricante e número de série, portanto nenhum ou um único registro da tabela de estoques conterá o material.
O ERP MAXIPROD:
- lê e registra os números de série dos produtos fornecidos por terceiros.
- gera os números de série dos produtos fabricados pela própria empresa. Veja como cadastrar prefixos e número de série.
- cada unidade do item, com o seu número de série, fica em um registro separado no estoque. que aponta para seu lote registrado, que contém o número de série.
- é criado um registro na tabela de lotes registrados para este número de série, que será apontada pelas movimentações, fichas de calibração de instrumentos, históricos de substituição de peças e realização de serviços. Da mesma forma como na estocagem por lote do fabricante, se for recebida uma unidade do mesmo item e número de série de outra já registrada anteriormente, o sistema a identificará.
- quando o material com estocagem por número de série entra no estoque, o usuário informa o número de série de cada unidade recebida. Isto é feito na tela de estoque através do menu “Ações > Informar número de série”. Ao informar o número de série de uma unidade é criado um lote registrado.
- imprime e lê etiquetas: os números de série podem ser impressos e lidos de etiquetas, usando código de barras, segundo o padrão GS-1, ou outro, sob consulta.
Ao receber uma NF ou entrada manual de material com estocagem por número de série nenhuma informação referente ao lote é preenchida. Os produtos com estocagem por número de série são estocados com a qualidade de inspeção “NI”, portanto não se consegue utilizar esse estoque até que os números de série sejam informados.
Uma mesma linha da NF recebida pode ter múltiplas unidades de um item, portanto múltiplos números de série. Por isso, a atribuição do NS é feita posteriormente, na tela de estoque. Utilize o menu “Ações > informar número de série” para informar o número de série de cada unidade no estoque.
A grade de estoque ficará assim:
Como informar o número de série de um produto recebido por nota fiscal?
O item estocado por número de série e recebido em uma NF entra em estoque com qualidade “NI” (não inspecionado), até ser-lhe atribuído um número de série.
1) Para atribuir números de série a itens do estoque, vá no menu “Ações > Informar números de série/lote do fabricante”:
2) Na janela aberta, há duas opções: criar um número de série novo ou selecionar um já cadastrado.
a) Se for selecionada a opção “Criar número de série”:
- informe o fabricante do item recebido (campo “Fabricante”);
- indique no campo “Quantidade” a quantas unidades devem ser atribuídos números de série;
- digite um prefixo, se desejar, para os números de série a criar;
- é possível indicar também número de dígitos para o prefixo a ser criado.
Exemplo de preenchimento:
b) Se selecionada a opção “Selecionar número de série”, selecione um número previamente cadastrado, utilizando o botão da lupa.
Exemplo de preenchimento:
Como informar o número de série de um item que foi estocado sem número de série?
Caso uma unidade seja estocada originalmente com outra forma de estocagem (código do item ou lote) e a forma de estocagem do item foi alterada para número de série:
1) Vá ao menu “Estoque > Estoque”.
2) Na tela de estoque, vá ao menu “Ações > Informar números de série”.
3) É aberta a janela abaixo. Selecione um número de série já existente ou crie um novo.
Como é formado o número de série dos produtos da minha empresa?
O número de série é um identificador alfanumérico único para determinado fabricante. Ou seja, uma empresa que fabrica vários produtos identifica cada unidade produzida através de um número de série, com codificação única para a empresa. A formatação (conteúdo, separadores, etc.) do número de série é uma decisão interna de cada fabricante, disso resultando um identificador alfanumérico.
No ERP MAXIPROD, o número de série será formado por:
- um prefixo definido para cada código de item fabricado (vários itens fabricados podem ter o mesmo prefixo).
- um número sequencial.
Tabela de prefixos e sufixos de lotes e números de série: esta tabela tem os seguintes campos:
- Prefixo: valor inicial fixo dos lotes e números de série a serem criados.
- Dígitos númericos: quantidade de dígitos númericos que deve conter o lote ou número de série.
- Próximo sequencial: utilizado para prever o próximo lote ou número de série, conforme a quantidade de dígitos numéricos.
- Sufixo: valor final fixo dos lotes e números de série a serem criados.
- Próximo lote ou número de série: exibe uma prévia do próximo lote ou número de série daquele prefixo conforme os demais parãmetros.
1) Para criar um novo prefixo, vá ao menu “Itens” > “Cadastros” > “Prefixos de número de série”.
2) Na tela aberta, clique no botão verde “+ Novo”.
3) Na janela que será aberta, o usuário pode definir um prefixo, quantidade de dígitos numéricos, próximo sequencial, sufixo e ter uma prévia do “Próximo lote ou número de série”.
4) Os campos “Prefixo” e “Sufixo” aceitam variáveis, que permitem combinar diferentes parâmetros na formação dos lotes e números de série, tornando o processo mais interativo. Veja a seguir as váriaveis aceitas:
- Variáveis para prefixo:
[[AA]] – Dois últimos dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 24.
[[AAAA]] – Quatro dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 2024.
[[MM]] – Mês no momento da criação do lote. Ex: 04.
[[DD]] – Dia no momento da criação do lote. Ex: 29.
[[SS]] – Semana do ano no momento da criação do lote. Cálculo realizado de acordo com a ISO 8601. Ex: 18.
[[EMPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro da “Minha empresa”.
[[PROC]] – Busca o caractere que se refere a procedência do item.
Fabricado: F
Comprado: C
Conjunto: J
Alternativo: A
Serviço / Manutenção: S
[[EST]] – Busca a sigla que identifica se o item tem estocagem por lote ou número de série.
Lote: L
Número de série: NS
[[GRPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla do grupo” do cadastro do grupo do item.
[[ITS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro do item. - Variáveis para sufixo:
[[AA]] – Dois últimos dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 24.
[[AAAA]] – Quatro dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 2024.
[[MM]] – Mês no momento da criação do lote. Ex: 04.
[[DD]] – Dia no momento da criação do lote. Ex: 29.
[[SS]] – Semana do ano no momento da criação do lote. Cálculo realizado de acordo com a ISO 8601. Ex: 18.
[[EMPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro da “Minha empresa”.
[[PROC]] – Busca o caractere que se refere a procedência do item.
Fabricado: F
Comprado: C
Conjunto: J
Alternativo: A
Serviço / Manutenção: S
[[EST]] – Busca a sigla que identifica se o item tem estocagem por lote ou número de série.
Lote: L
Número de série: NS
[[GRPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla do grupo” do cadastro do grupo do item.
[[ITS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro do item.
Obs.: as variáveis se informadas, devem ser acompanhadas dos colchetes duplos.
5) Uma vez cadastrado o prefixo e sufixo de lotes e números de série, se a forma de estocagem do item for “Número de série”, pode ser selecionado no campo “Prefixo do número de série” da tela de cadastro do item.
6) Se a estocagem for por “Lote do fabricante”, a direita será exibido o parâmetro “Utilizar prefixo e sufixo”, que se marcado, permite a seleção do prefixo e sufixo do lote.
Exemplos
1. Sequencial FGZ000004:
- o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é FGZ
- o próximo sequencial deste prefixo é 4
- a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 6
2. Sequencial SERIE-012:
- o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é SERIE-
- o próximo sequencial deste prefixo é 12
- a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 3
3. Sequencial SP-SA0001:
- o prefixo correspondente ao código de um item estocado por número de série é SP-SA
- o próximo sequencial deste prefixo é 1
- a quantidade de dígitos numéricos para esse prefixo é 4
Como associar um prefixo de número de série a um item?
Na janela de edição do item, ao selecionar a forma de estocagem “Número de série”, o campo “Prefixo do número de série” deve ser preenchido com um prefixo previamente cadastrado na tabela de prefixos de números de série.
Perguntas e respostas:
1) Onde se indica que um item de uma nota fiscal recebida deve ser estocado, isto é, se deve ser transferido para o estoque do ERP? Por exemplo, quando é recebida uma nota fiscal de faxina ou material de limpeza?
Pela operação fiscal do item do espelho da nota fiscal recebida.
2) Como se indica que o valor médio é calculado por registro de estoque do item, ou pela média de todos os registros?
Pela conta contábil do estoque.
Todo estoque é lançado em alguma conta contábil. Algumas das contas se referem a estoques: de revenda, acabados, matéria-prima, de terceiros.
Para consultar as contas contábeis, vá para o menu “Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis”.
Para cada conta contábil, pode-se selecionar as opções “Lote” ou “Média”:
- Lote: cada registro de estoque possui um custo próprio
- Média: média de todos os estoques do código do item, na conta contábil.
3) O que significa a contratação do adicional Rastreabilidade?
Se o assinante não contrata o adicional Rastreabilidade, pode usar apenas a estocagem por código.
No vídeo abaixo, veja quais são as formas de estocagem de produtos no ERP MAXIPROD:
Veja também: