O inventário de estoque é um acerto de estoque, resultante da contagem em determinada data, que torna o estoque registrado no ERP igual ao estoque físico. Para isso, são feitas movimentações de ajuste de estoque, que não são movimentações reais. Por exemplo, se o estoque registrado é de 5 unidades, mas ao contar foram encontradas apenas 3, então é feita uma movimentação de ajuste de retirada de 2 unidades.
Esta página mostra:
- Como gerar um inventário de estoque?
- Como inserir itens em um inventário?
- Cuidados ao inserir itens
- Como informar a quantidade contada?
- Como finalizar e ajustar os estoques?
- Como fazer movimentações de ajuste de entrada/saída em massa?
- Como fazer inventários com data passada/retroativos?
Como gerar um inventário de estoque?
1) Acesse o menu “Estoque > Inventário“. É necessária a permissão “INV000“.
2) Clique no botão “Novo“. É necessária a permissão “INV001“.
3) Preencha os campos e em seguida clique em “Salvar“. Veja abaixo um exemplo de preenchimento:
Como inserir itens em um inventário de estoque?
Para inserir itens em um inventário, abra-o, duplo-clicando a linha ou clicando no ícone do lápis da linha do inventário desejado.
Há três formas de inserir itens: a partir do estoque, manualmente ou por importação Excel.
1) A partir do estoque:
1.1) Na janela Inventário, clique no menu “Ações > Inserir itens do estoque“.
1.2) Na janela Estoque, selecione os estoques desejados e em seguida clique em “Ok“.
1.3) Os itens selecionados serão exibidos na grade da janela abaixo.
2) Manualmente:
2.1) Na janela Inventário, clique no botão “Novo“.
2.2) Preencha os campos desejados e clique no botão “Salvar“. Vide abaixo um exemplo:
3) Por importação de arquivo Excel:
3.1) Vá para “Estoque > Inventário”.
3.2) Duplo-clique um inventário já criado e a seguir clique em “Ações > Importar inventário de arquivo Excel”.
3.2) Siga os passos indicados na janela aberta.
3.3) Preencha todos os campos da planilha obrigatórios (com asterisco *), além dos campos “Quantidade contada” e “Valor unitário”. Estes dois campos informam as novas quantidades e valores em estoque do item contado.
3.4) Selecione a planilha e importe-a, clicando no botão “Importar”.
Observação: é importante não alterar o nome da planilha e suas abas, para realizar a importação com sucesso. Para saber mais, clique aqui.
Cuidados ao inserir itens em um inventário de estoque
Para alterar a quantidade de determinado estoque por meio de inventário, é necessário que as seguintes propriedades preenchidas naquela linha no inventário sejam iguais às do registro de estoque:
- Item
- Endereço de estoque
- Qualidade
- Estoque
- Lote do fabricante
- Lote interno
Exemplo:
1) O item “DRV0002” está no estoque “Matéria-prima”, e o usuário deseja retirar 680 ml:
2) Ao tentar inserir o item manualmente, pelo botão verde “Novo“, o sistema reconhece um registro de estoque somente quando todos os campos acima são preenchidos com os mesmos dados, conforme destacado abaixo.
3) Os demais registros, apontados abaixo não foram reconhecidos como de mesmo item e lote:
4) Para facilitar, o usuário pode utilizar o menu “Ações > Inserir itens do estoque” que permite selecionar vários registros de estoque e trazê-los para o inventário, já com as propriedades preenchidas.
5) Na janela que se abre, marque a caixa de seleção dos registros de estoque a inserir no inventário, e clique no botão “Ok” no canto inferior direito da tela.
Como informar a quantidade contada?
1) Na janela abaixo, clique no menu “Ações > Iniciar inventário“.
2) Responda “Sim“ à mensagem:
3) Duplo-clique o item desejado, preencha o campo “Qt contada” e clique em “Salvar”.
4) Se a quantidade contada for zero, informe zero, e é feito um ajuste de estoque que retira toda a quantidade registrada.
5) Repita os passos acima para todos os itens da lista.
Como finalizar e ajustar os estoques?
1) Volte para a janela que lista os inventários e selecione o que está no estado “Iniciado“.
2) Clique no menu “Ações > Finalizar e ajustar o estoque“. Para isto, é necessária a permissão “INV002“.
3) Responda “Sim“ à mensagem abaixo:
4) Se tudo correr bem, é exibida a mensagem:
Como fazer movimentações de entrada/saída em massa através de um inventário?
1) Acesse o menu “Estoque > Estoque“.
2) A seguir, filtre ou selecione os registros desejados.
3) Depois, acesse menu “Imprimir/exportar > Gerar relatórios padrão do estoque > Exportação de estoque para atualização por Inventário.xlsx”:
4) Escolha a opção “Download”:
5) Abra o relatório baixado e preencha a coluna “Quantidade contada”.
6) Acesse o menu “Estoque > Inventário“.
7) Clique no botão verde “Novo“, preencha a descrição e a data e clique em “Salvar“.
8) Abra o inventário clicando no ícone “lápis“.
9) Acesse o menu “Ações > Iniciar inventário“.
10) Acesse novamente o menu “Ações > Importar inventário de arquivo Excel“:
11) Na janela que se abre, clique no botão “Selecionar…“, escolha o relatório anteriormente baixado e preenchido e clique em “Importar“:
12) Após importar todos os registros, acesse o menu “Ações > Finalizar inventário“:
Observações:
- Para alterar a quantidade e valor unitário de um item já existente em estoque, preencha o código do item, o local estoque, os dados de lote e informações de terceirização (“Dono” e “Em poder de”), se pertinente.
- Para zerar a quantidade de um item existente em estoque, preencha a coluna “Quantidade contada” com zero e o valor unitário com seu valor atual. Esta linha de planilha, quando importada, gerará uma movimentação de saída manual do item com os dados inseridos.
- Para alterar apenas a quantidade do item em estoque ou seu valor unitário, informe na planilha a quantidade e valor desejados. Especificar todas as características do item em estoque (código, estoque, localização, lote etc.).
- As movimentações de estoque geradas pela importação da planilha ocorrem na data de importação. Não há como importar inventário com data retroativa. A data de criação é apenas informativa.
Como fazer inventários de estoque retroativos (com data passada) ?
Também podem ser feitos inventários com uma data passada, seja para fechamento do estoque no final do ano (31/12) ou para acertar um estoque em determinada data. Inicialmente, devemos gerar um fechamento de estoque que será posteriormente utilizado nesse inventário retroativo. Veja a seguir:
1) Acesse o menu de “Estoque > Fechamentos de estoque“.
2) Clicando no botão “Novo“, crie um fechamento de estoque com o campo “Pré-inventário” marcado, e a data do inventário retroativo.
3) Em “Estoque > Inventário“, clique no botão “Novo“, e informe a “Data do inventário” desejada:
IMPORTANTE: para um inventário ser considerado retroativo, o campo Data das movimentações de estoque a serem geradas quando da finalização deste inventário deve estar como “Data do inventário”.
4) Ao iniciar o inventário com data retroativa, os valores utilizados como base nas colunas “Qt estoq” e “Vl estoq” serão os do fechamento de estoque pré-inventário (caso o item contado contenha quantidades em estoque naquela data):
4.1) Por exemplo, seja o item “00002- Puxadores Plástico”, no fechamento de estoque pré-inventário:
4.2) Item no inventário retroativo:
5) Após a finalização do inventário retroativo, acesse “Estoque > Fechamentos de estoque“, e gere um novo fechamento de estoque atualizado, sem marcar o campo “Pré-inventário“.
Observações sobre inventário retroativo:
- Para criar um inventário retroativo, deve ter sido gerado um fechamento de estoque do tipo “Pré-inventário” com aquela data.
- É recomendável que antes da finalização do inventário sejam conferidas as quantidades informadas, pois não será possível excluir ou refazer um novo inventário naquela data retroativa após finalizado.
- O sistema não permite que seja concluído um inventário retroativo se algum item tiver estoque negativo, ou quantidade reservada maior que a contada.
O vídeo abaixo mostra como criar um inventário de estoque no ERP MAXIPROD: