Tarefas e anotações

Pode-se criar de tarefas e anotações associadas a várias entidades, tais como empresas, solicitações e compra, propostas, pedidos de compra ou venda, notas fiscais, ordens de produção, etc.

Tarefas são anotações que podem ser atribuídas a um usuário, que recebe um e-mail de notificação.

Esta página mostra:

• Como criar uma tarefa ou anotação referente a uma empresa?
• Como criar uma anotação referente a uma solicitação de compra, pedido de compra ou venda, NF, OP, etc?
• Como filtrar as tarefas por data limite?
• Como filtrar apenas as tarefas pendentes?
• Como finalizar uma tarefa?
• Como cadastrar assuntos e classificações de tarefas/anotações?
• Notificações exibidas ao criar, finalizar ou atrasar tarefas

Propriedades das tarefas e anotações

• Empresa: a qual empresa do seu cadastro de clientes/fornecedores/transportadoras se refere a tarefa ou anotação a ser criada.
• Contato: a que contato dessa empresa esta tarefa ou anotação está vinculada.
• Assunto: da tarefa ou anotação a ser criada. Os assuntos das tarefa são previamente cadastrados, como mostrado abaixo.
• Classificação: campo também previamente cadastrado que classifica a tarefa/anotação em, por exemplo, grau de urgência/importância.
• Descrição:  campo de preenchimento obrigatório, detalha a tarefa/anotação.
• Tarefa para: se está criando uma tarefa, ela demandará uma ação. Se não marcado será uma anotação. Se  marcado são mostrados os seguintes campos: indicando a data e hora limite para realização da tarefa bem como o usuário responsável pela sua realização.
• Anexos: pode-se  anexar arquivos à tarefa/anotação. Tamanho máximo por arquivo anexado: 28 MB.

Como criar tarefas e anotações referentes a uma empresa (CRM) ?

1) Vá ao menu “CRM” > “Tarefas e anotações”.

2) Na tela aberta, clique no botão “Novo”, sendo aberta a tela:

Anotações de empresas, propostas, pedidos de venda ou de compra, solicitações de compra, ordens de produção, etc

Pode-se criar tarefas e anotações associadas a vários tipos de entidade, tais como propostas, pedidos, notas fiscais, ordens de produção, etc. Para isso:

1) abra a área “Anotações” da tela de edição de algum desses tipos de registro, geralmente localizado ao final da tela.

2) A seguir, clique no botão “Novo” e siga os passos acima.

Como filtrar as tarefas por data limite?

Utilize os filtros da grade de tarefas/anotações, como os indicados na imagem a seguir:

Pode-se também filtrar a lista de tarefas/anotações pelo criador, data de criação, empresa, assunto, etc.

Como filtrar apenas as tarefas pendentes?

O menu “CRM” traz opção que inicializa a visualização da relação de tarefas/anotações apenas com as tarefas ainda pendentes. Clique na opção destacada na próxima imagem para carregar essa pré-visualização.

Como finalizar uma tarefa?

1) Entre na edição da tarefa criada.

2) Marque a opção “Finalizar” na janela da tarefa aberta.

3) Digite um texto dando mais detalhes do que foi realizado para a finalização da tarefa e clique no botão “Salvar”.

Como cadastrar assuntos e classificações de tarefas e anotações no CRM?

1) Vá ao menu “CRM” > “Cadastros”.

2) Para cadastrar assuntos ou classificações clique em “Assuntos de tarefas e anotações” ou “Classificações de tarefas e anotações”.

3) Na janela aberta, clique no botão “Novo”.

4) Preencha os campos “Valor” e “Descrição”. Sugestão: preencha-os com o texto a ser exibido nos campos “Assunto” ou “Classificação”.

5) Clique no botão “Salvar”.

As opções cadastradas podem agora ser selecionadas nos campos de assunto e classificação de tarefas/anotações.

Notificações exibidas ao criar, finalizar ou atrasar tarefas

• Ao criar tarefa: o destinatário da tarefa recebe aviso por e-mail.
• Ao finalizar tarefa: o criador da tarefa recebe aviso por e-mail.
• Tarefa pendente em atraso: é mostrado o ícone    no canto superior direito da tela.

No vídeo abaixo, apresentamos como criar anotações e tarefas no CRM do ERP MAXIPROD: