Esta página mostra:
- O que é provisão de despesas?
- Qual a importância do provisionamento de despesas?
- Como criar provisões de despesas?
- Como usar contas de provisão de despesas nos títulos a pagar?
- Exemplos do uso de contas
O que é o provisão de despesas?
Provisionamento ou provisão é a reserva de um valor para atender as despesas esperadas. Visa a cobertura de um gasto certo ou altamente provável. As provisões representam expectativas de perdas de ativos ou estimativas de valores a desembolsar que, apesar de financeiramente ainda não efetivadas, derivam de fatos geradores já ocorridos.
Quando essas perdas de ativos ou obrigações são completamente definidas, deixam de ser consideradas provisões. Por exemplo: a provisão para férias se transforma em salários a pagar, a provisão para imposto de renda passa a ser imposto de renda a pagar.
Além das provisões de férias e do imposto de renda, há outras bastante comuns, tais como: para pagamento do 13º salário, participações dos colaboradores nos resultados da empresa, contribuição social sobre o lucro, água, luz, telefone, etc. Trata-se de despesas que, ainda que não pagas, configuram-se como ocorridas, pelo princípio de competência contábil. Embora o pagamento efetivo aconteça somente em datas específicas, o correto é a empresa provisionar os valores correspondentes mês a mês, para realizar esse pagamento sem dificuldades.
Qual a importância do provisionamento de despesas?
O provisionamento ajuda a garantir a transparência e a gestão dos ativos da empresa. Sabendo-se quando e quanto sairá do caixa, preserva-se a saúde financeira e administram-se melhor os riscos. É o ponto de partida para decisões inteligentes, considerando os limites do negócio e não comprometendo obrigações assumidas anteriormente. Permite definir estratégias de investimento para as diferentes áreas da empresa, tais como marketing, pessoal, compra de equipamentos, e outras.
Como criar provisões de despesas?
As provisões de despesas são feitas através de lançamentos contábeis:
1) Acesse “Contabilidade > Lançamentos contábeis” e clique no botão verde “Novo” para criar um lançamento contábil.
2) Na tela de inserção do lançamento contábil, informe “Data”, “Conta de débito” e “Conta de crédito”, “Valor” e “Histórico”.
3) No campo “Conta de débito” preencha a conta de despesa, como, por exemplo, a conta “81 – 13º salário”.
4) No campo “Conta de crédito” preencha a conta de provisão, como, por exemplo, a conta “147 – Provisão para 13º salário”.
Obs.: As contas informadas acima são ilustrativas, conforme o plano de contas padrão do ERP MAXIPROD. Entretanto, cada empresa pode personalizar o seu plano de contas. Verifique, portanto, quais contas serão utilizadas em cada caso.
5) No plano de contas padrão atual do ERP MAXIPROD, as contas de “Provisões trabalhistas” estão contidas na conta “2.01.02 Obrigações sociais e fiscais”, que por sua vez está contida na conta “2.01 PASSIVO CIRCULANTE”.
6) Ainda na tela de inserção do novo lançamento contábil, pode-se informar um centro de custos associado às contas de débito ou de crédito. Os centros de custos são uma maneira de classificar custos e despesas, e funcionam como um complemento das contas contábeis. Para saber mais sobre centros de custos, clique aqui.
Obs.: Para que o campo centro de custos fique visível, é necessário que, no cadastro da respectiva conta contábil, na seção “Centro de custos/pedido de venda” o campo “Centro de custos” esteja marcado como “Opcional” ao invés de “Proibido”.
7) Após preencher os campos necessários para criar o lançamento referente à provisão, conclua o processo clicando no botão verde “Salvar”, ou no botão verde “Salvar e novo” para salvar o lançamento atual e abrir a janela para novo lançamento.
8) Após realizar o lançamento contábil, para verificar o impacto deste lançamento no saldo das contas envolvidas no processo, acesse “Contabilidade > Balancete” e/ou “Contabilidade > Razão” e procure as contas usadas no lançamento. Na tela de lançamentos contábeis serão geradas duas partidas, como no exemplo abaixo.
9) Para acompanhar os valores empenhados nas contas de provisão, além das consultas às telas de balancete, razão, lançamentos contábeis, podem ser criados relatórios personalizados ou utilizando as informações da API de exportação de dados.
- Para saber mais sobre criação de relatórios personalizados, clique aqui.
- Para saber mais sobre a API de exportação de dados do ERP MAXIPROD, clique aqui.
Como utilizar as contas de provisionamento nos títulos a pagar?
1) Ao pagar a despesa provisionada, acesse “Financeiro > Contas a pagar”.
2) Na tela de contas a pagar, crie a nova despesa chamando “Nova despesa com lançamento” no menu “Ações”.
3) O lançamento da nova despesa informa a conta do pagamento e a conta da provisão. A conta do pagamento é informada no campo “Conta”, e a conta da provisão no campo “Conta de destino”.
- No campo “Conta” informe uma conta financeira. Contas financeiras são contas cuja finalidade é uma das seguintes: “Adiantamento pago (Ativo)”, “Adiantamento recebido (Passivo)”, “Título a pagar (Passivo)”, “Título a receber (Ativo)”, “Devolução a fornecedor (Ativo)” e “Devolução de cliente (Passivo)”.
- No campo “Conta de destino”, se a conta tem finalidade diferente de “Despesa”, altere para “Outras” e preencha o campo à direita com a conta de provisão utilizada no lançamento feito anteriormente.
4) Após “Salvar” a nova despesa com lançamento, o valor da provisão será debitado na conta de provisão e lançado na conta financeira informada.
5) Quando ocorrer o pagamento, retorne ao título a pagar e efetue a baixa. Para baixar o título a pagar, clique no ícone do lápis para editar ou selecione a linha do título e vá para “Ações > Pagar”.
Obs.: Se houver mais de um título a pagar, marque as caixas de seleção das linhas dos títulos e utilize “Ações > Pagar selecionados”.
6) Na janela de edição do título, marque o campo “Pagar/baixar agora” e informe a conta de liquidação, data e valor a baixar.
7) Para efetivar a baixa clique no botão verde “Salvar”.
8) Com isso, haverá um débito da conta financeira informada anteriormente na criação da despesa com lançamento, creditando a conta de liquidação preenchida na baixa do título.
Exemplo do uso de contas
Como explicado anteriormente, provisões indicam a presença de uma despesa futura. A partir do momento que a despesa deixa de ser prevista e passa a ser real, é criado um título a pagar com um lançamento contábil, para traduzir esta transição no ERP MAXIPROD.
É importante que uma despesa com lançamento contábil seja criada, para realizar a contrapartida entre as contas contábeis. Abaixo, segue um exemplo de como as contas contábeis que podem ser usadas para provisões, em um contexto de 13º salário. Sendo, caso ela esteja presente no padrão de contas contábeis do sistema:
81 — 13º salário (despesa)
“81”: código da conta;
“13º salário”: descrição da conta;
“(despesa)”: finalidade da conta, não seguindo necessariamente o padrão.
Provisão mensal do 13º salário:
- Débito: 81 — 13º salário (despesa)
- Crédito: 147 — Provisão para 13º salário (passivo)
Provisão mensal de encargos sobre o 13º salário, usando INSS como exemplo:
- Débito: 86 — INSS sobre 13º salário (despesa)
- Crédito: 149 — Provisão para INSS sobre 13º salário (passivo)
Lançamento do 13º salário no “Contas a pagar”:
- Débito: 147 — Provisão para 13º salário (passivo)
- Crédito: 13º salário a pagar (passivo)
Lançamento de encargos em “Contas a pagar”, usando INSS como exemplo:
- Débito: 149 — Provisão para INSS sobre 13º salário (passivo)
- Crédito: 141 — INSS a recolher (passivo)
Lançamento dos descontos do 13º salário no “Contas a pagar”, usando INSS como exemplo:
- Débito: 147 — Provisão para 13º salário (passivo)
- Crédito: 141 — INSS a recolher (passivo)
Pagamento do título do 13º salário:
- Débito: 13º salário a pagar (passivo)
- Crédito: Caixa/banco (ativo)
Pagamento dos encargos do 13º salário (INSS):
- Débito: 141 — INSS a recolher (passivo)
- Crédito: Caixa/banco (ativo)
Pagamento dos descontos do 13º salário (INSS):
- Débito: 141 — INSS a recolher (passivo)
- Crédito: Caixa/banco (ativo)
Observação: algumas contas contábeis citadas, que não tiveram o código informado, não estão no plano padrão de contas contábeis do ERP MAXIPROD. Para saber mais sobre planos de contas e como criar uma conta contábil, clique aqui.
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