Meu primeiro ERP

O primeiro ERP de uma empresa tem o desafio do “novo”.  Um ERP traz consigo um conjunto de regras que normalizam os procedimentos da empresa, mas também melhoram a qualidade da informação, e a liberam de pequenas decisões e rotinas, permitindo maior dedicação às atividades-fim: produzir e vender.

Em geral, a procura do primeiro ERP resulta da percepção do crescimento da empresa, em termos de volume e complexidade de informações.

A implantação do primeiro ERP requer um certo aprendizado em gestão empresarial e  suas diferentes facetas, tais como a gestão comercial, de produção, financeira, contábil, e outras. Cada uma dessas facetas tem sua linguagem, suas tabelas, seus procedimentos. Aprende-las exige algum esforço, que pode ser sensivelmente reduzido pela amigabilidade, ou seja, pela facilidade de aprendizado e de uso do ERP.

Em outras palavras, a implantação do primeiro ERP da empresa traz dois tipos de resultados:

• resultados diretos em qualidade de gestão e informação;
• melhorias nos processos de gestão, que desbloquearão o crescimento.

Mas a implantação tem custos:

• o tempo necessário para atualizar diversas tabelas
• o custo de eventuais erros na atualização
• o custo do ERP

À medida que o porte e a complexidade da empresa aumentam, começa a valer cada vez mais a pena, pois começa a ficar difícil controlar manualmente os pedidos e contas de vários clientes  fornecedores, os estoques de vários itens e o  trabalho de várias pessoas.

Aos poucos, torna-se inviável sincronizar várias linhas de várias planilhas. Para automatizar esse processo, algumas empresas passam a desenvolver “macros”, ou seja, começam a “desenvolver o seu próprio ERP”, o que é como uma pessoa costurar suas próprias roupas.  É possível, mas não vale a pena.

É mais vantajoso cuidar das vendas e produção da empresa, e pagar uma pequena quantia mensal para usar um ERP já pronto e testado, que faz muitas coisas além de sincronizar linhas de planilhas: calcula impostos, necessidades de compra, fluxo de caixa, custos, etc…

Naturalmente, isto só será verdadeiro se o custo do ERP for inferior aos seus benefícios. O custo de um ERP não é apenas o valor da licença e da taxa de manutenção mensal, mas também os custos de:

• servidor, rede, às vezes da licença do banco de dados
• manutenção do equipamento e do banco de dados
• pessoal de suporte, inclusive do administrador do banco
• atualizações de software (às vezes não incluidas)
• aprendizado e implantação

Os ERPs na nuvem (on-line), como o MAXIPROD evitam ou reduzem boa parte desses custos.

Por onde começar na implantação do primeiro ERP?

Cada empresa tem diferentes objetivos e necessidades. A sugestão a seguir que corresponde à sequência natural da na maioria dos casos.

1. Vendas
2. Financeiro
3. Estoque e compras
4. Produção
5. Engenharia

Com a configuração “Usa estoque” desligada:

1. Cadastre ou importe os seus clientes.  Se os seus clientes estão cadastrados em planilhas Excel, estas podem ser importadas diretamente, sem redigitação.
2. Cadastre ou importe os produtos, incluindo a NCM (classificação fiscal). Se os seus produtos estão cadastrados em planilhas Excel, estes podem ser importados diretamente, sem redigitação.
3. Verifique se os CFOPs e as Naturezas da Operação usados por sua empresa estão cadastrados como padrão. Se não, cadastre-os.
4. Crie a nota fiscal
5. Instale o certificado digital A1 ou A3 (A3 somente com Windows 10)
6. Emita a nota fiscal eletrônica

Os produtos podem ser vendidos mesmo que não se encontrem no estoque do sistema. Enquanto a configuração “Usa estoque” estiver desligada, o estoque não é consultado nem afetado pelas notas fiscais.

Funcionalidades adicionais em Vendas

• CRM: cadastre os seus contatos junto aos clientes, crie e-mails padrão, programe as chamadas e visitas
• Pedidos de venda: registre os pedidos de venda cujo conteúdo é transferido para as NFs, quando são faturados.
• Contas a receber: são geradas em função das condições de pagamento das NFs, sendo baixadas à medida que os valores são recebidos.

Financeiro

• Baixe as contas a receber e a pagar
• Verifique o fluxo de caixa

Estoque e compras

1. Ligue a configuração “Usa estoque”. Os materiais podem ser acrescentados ou retirados do estoque através de movimentações manuais, ou através de notas fiscais emitidas ou recebidas. Não se admite estoque negativo, portanto não é mais possível vender produtos que não se encontram em estoque.
2. Cadastre um fornecedor
3. Crie um pedido de compra
4. Receba a nota fiscal do fornecedor, e estoque o produto comprado
5. Crie as contas a pagar, que podem ser cadastradas manualmente, ou automaticamente a partir das NFs recebidas dos fornecedores.

Produção

1. Ligue a configuração “Usa planejamento e produção”.
2. Crie itens e estruturas de produto
3. Crie pedidos de venda
4. Rode o MRP, que criará solicitações de compra (SCs) e ordens de produção (OPs).
5. Baixe os insumos do estoque para as ordens de produção.
6. Conclua as ordens de produção, transferindo o produto para o estoque
7. Converta as solicitações de compra (SCs) em pedidos de compra (já testado em Estoque e Compras).

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