No plano de contas padrão ou próprio, as contas bancárias são aquelas que possuem a finalidade “Caixa/banco (Ativo)”, portanto, o saldo de uma conta bancária é formado com base nos lançamentos contábeis cuja origem ou destino é aquela conta. Para saber mais sobre contas contábeis, clique aqui.
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A conciliação bancária através do arquivo OFX evita que sejam criadas divergências entre o saldo da conta bancária no sistema e o saldo no banco. A conciliação bancária consiste no processo de comparação e ajuste das movimentações e saldos financeiros registrados no ERP com as movimentações e saldos informados pelos extratos bancários. Para saber mais, clique aqui.
Para acompanhar as movimentações e saldo das contas bancárias no sistema, acesse o menu superior “Financeiro > Extrato”. Porém, existem situações onde a falta do processo de conciliação bancária resulta em divergências que exigem um ajuste pontual. O ajuste de saldo não é considerado receita ou despesa, mas listado na pauta de lançamentos que não serão contabilizados. Siga o passo a passo abaixo para realizar ajuste no saldo da conta bancária:
1) Verifique se a divergência encontrada é positiva ou negativa, ou seja, se o saldo da conta no banco é maior ou menor que o saldo da conta no sistema.
Exemplo:
- a conta do Banco Itaú está com um valor de R$ 50 mil no sistema, porém, o saldo real é R$ 30 mil. Para ajustar, o usuário precisa fazer um lançamento contábil creditando 20 mil na conta Banco Itaú, debitando em alguma conta contábil para ajuste de saldo bancário.
- a conta do Banco Santander está com um valor de R$ 70 mil no sistema, porém, o saldo real é R$ 90 mil. Neste caso, o usuário precisa fazer um lançamento contábil creditando 20 mil na conta contábil para ajuste de saldo bancário e debitando na conta do Banco Santander.
Dica: As palavras “Débito” e “Crédito”, na linguagem contábil, têm significados muito diferentes daqueles que têm na linguagem cotidiana. É errado associar o débito e o crédito da contabilidade, com “subtração” e “adição” do financeiro. O correto é associá-los aos termos “Destino” e “Origem”, respectivamente. Débito é a aplicação de recurso, enquanto crédito é a origem do recurso aplicado. Ou seja, quando um contador faz um lançamento a débito em uma conta, significa que o dinheiro, o bem ou o serviço destina-se àquela conta. Agora, quando ele faz um lançamento a crédito em uma conta, significa que o dinheiro, o bem ou o serviço teve origem naquela conta.
2) É necessário criar uma conta contábil para receber ou originar os valores do ajuste. Para criar a conta contábil, acesse “Contabilidade > Cadastros > Contas contábeis”. Para mais informações, clique aqui.
a) Verifique internamente com a contabilidade ou alguém de notório conhecimento sobre o assunto, em qual classificação (conta pai) deverá ser criada a conta contábil de ajuste do saldo.
b) A conta contábil para ajuste de saldo deve ficar com o campo “Finalidade” vazio. Certifique-se que o campo “Código de aglutinação” também não seja preenchido, para que o saldo desta conta não seja contabilizado nas demonstrações contábeis (DRE, balanço patrimonial, etc.)
c) Verifique como deverá ser preenchido o campo “Natureza” na seção “Configurações fiscais e demonstrações contábeis”.
3) Após concluir a criação da conta contábil para ajuste do saldo, acesse o menu superior “Contabilidade > Lançamentos contábeis” para realizar o lançamento contábil de ajuste. Para mais informações sobre lançamentos contábeis, clique aqui.
a) Na tela de lançamentos contábeis, clique no botão verde “Novo” para abrir a janela de inserção do novo lançamento.
b) Na janela de inserção do novo lançamento, o campo “Data” inicializa preenchido com a data atual, portanto, se a data do lançamento de ajuste não deve ser a data atual, altere conforme necessário.
c) Se o ajuste é positivo, informe a conta de ajuste no campo “Conta de crédito”, ou seja, a conta de ajuste será a conta de origem do lançamento. No campo “Conta de débito”, informe a conta bancária a ser ajustada, ou seja, a conta bancária será a conta de destino do lançamento.
- Preencha o campo “Valor” e uma breve descrição no campo “Histórico”, e efetive o lançamento clicando no botão verde “Salvar” ou botão verde “Salvar e novo”.
d) Se o ajuste é negativo, informe a conta de ajuste no campo “Conta de débito”, ou seja, a conta de ajuste será a conta de destino do lançamento. No campo “Conta de crédito”, informe a conta bancária a ser ajustada, ou seja, a conta bancária será a conta de origem do lançamento.
- Preencha o campo “Valor” e uma breve descrição no campo “Histórico”, e efetive o lançamento clicando no botão verde “Salvar” ou botão verde “Salvar e novo”.
4) Após fazer o lançamento contábil de ajuste, acesse o menu superior “Financeiro > Extrato” e filtre pela conta bancária ajustada. Verifique o saldo final.
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