O cancelamento de uma nota fiscal retira-lhe a validade fiscal, portanto a incidência de impostos da NF eletrônica (NF-e), modelo 55, ou NF do consumidor eletrônica (NFC-e), modelo 65, que já tenha sido autorizada pelo Fisco. Vejamos aqui como cancelar, bem como a diferença entre cancelar e desfazer a emissão.
Esta página mostra:
- Como cancelar uma nota fiscal?
- O que acontece quando a NF é cancelada?
- É possível desfazer o cancelamento de uma NF?
- Qual a diferença entre cancelar e desfazer a emissão da NF?
- Prazo de cancelamento
- O que fazer quando a NF passa do prazo permitido para cancelamento?
Veja também:
Como cancelar uma nota fiscal?
1) Acesse o menu “Vendas > Notas Fiscais”.
2) Identifique a NF emitida e autorizada pela SEFAZ e clique no ícone “lápis laranja” para abrir sua tela de edição.
3) Clique no botão cinza “Cancelar NF-e/NFC-e” no rodapé da tela.
4) É aberta uma tela auxiliar, com um campo “Justificativa“, no qual deve ser inserida a justificativa de cancelamento .
O cancelamento pode ser bloqueado pelo sistema nos seguintes casos:
a) o campo “Justificativa” não foi preenchido, ou tem menos de 15, ou mais de 255 caracteres. Neste caso, o sistema retorna uma mensagem de “Atenção” com um botão “Ok“.
“A justificativa deve ter entre 15 e 255 caracteres.”
b) Se já tiver sido gerado algum boleto bancário dos títulos dessa NF, o sistema bloqueará o cancelamento, visando a integridade do boleto, e o campo “Bloqueado” terá o valor “Sim” na grade de títulos da nota.
c) Neste caso, é necessário autorizar o sistema a prosseguir com o cancelamento, independente de haver boletos dos títulos da NF. Para isso, clique no ícone do “cadeado azul“, ao lado da grade de títulos da nota:
5) Inserida a justificativa, clique no botão verde “Salvar“. Se o cancelamento for efetivado, é retornada uma mensagem de sucesso, conforme a imagem abaixo:
O que acontece quando a NF é cancelada?
Após o cancelamento da NF, os registros dela derivados também são desfeitos, tais como títulos financeiros, movimentações de estoque e lançamentos contábeis.
No entanto, se os títulos da NF já tiverem lançamentos contábeis, tais como descontos, juros, adiantamentos ou recebimentos /pagamentos, ao clicar no botão cinza “Cancelar NF-e” ou “Desfazer emissão“, o sistema retorna uma mensagem de “Atenção” com um botão “Ok“.
Esta nota contém pelo menos um título com valor já baixado ou estado diferente de emitido, não é possível cancelar esta nota.
- Neste caso, é necessário desfazer os lançamentos contábeis dos títulos da NF. Veja como, clicando aqui.
Após a NF ter sido cancelada, os campos “Estado” e “Situação” são alterados para “Cancelada“, e todos os campos ficam tachados (riscados) na exibição da NF na grade de “Notas fiscais”.
É possível desfazer o cancelamento de uma NF?
Não é possível desfazer o cancelamento da NF após este ser transmitido para a Sefaz. No entanto, se necessário, é possível desfazer o cancelamento internamente. Isso não tem nenhum impacto na Sefaz, para a qual a NF continuará cancelada. Para nova emissão com valor fiscal, é necessário emitir uma nova NF.
1) Para desfazer o cancelamento, acesse “Vendas > Notas fiscais”.
2) Busque a nota cancelada e clique no ícone de “lápis laranja”.
3) Com a nota aberta, no canto superior esquerdo vá para “Ações > Desfazer o cancelamento”.
4) Clique em “Sim” para confirmar a ação e seguir com o cancelamento.
a) Com isso, a nota voltará ao estado de “Digitação”. Mesmo em digitação, sua situação estará “Cancelada”, porque a situação se refere ao estado na Sefaz. Para saber mais, clique aqui.
b) Para retornar a nota ao estado de “Cancelada” no sistema, clique no botão verde “Emitir” ao final da nota:
c) A seguir, quando o sistema perguntar se deseja enviar a NF-e para a Sefaz, clique em “Não”. Caso contrário, receberá a “Rejeição 218: NF-e já está cancelada na base de dados da Sefaz”.
d) Com isso, a nota mudará de “Digitação” para “Emitida”. Para atualizar o estado da NF na Sefaz através do sistema, vá para “Ações > Verificar e atualizar situação da NF-e/NFC-e junto à Sefaz”.
Qual a diferença entre cancelar e desfazer a emissão da NF?
1) O cancelamento retira a validade fiscal e incidência de impostos da NF-e/NFC-e, que tenha sido autorizada pelo Fisco, o que não ocorre quando a emissão da NF-e/NFC-e é desfeita.
2) Ainda que a NF-e tenha sido emitida e autorizada pela SEFAZ, quando sua emissão é desfeita, seu estado é alterado para “Digitação“, permitindo sua alteração e reemissão. Neste caso, ao clicar no botão cinza “Desfazer emissão” é exibida uma caixa de diálogo, que informa o usuário que a NF-e/NFC-e já está em situação “Autorizada”.
“A nota fiscal **** está com a situação “Autorizada”.
Isso significa que a nota já foi enviada e aceita pela SEFAZ, não podendo ser reenviada.
Caso faça alterações nesta nota fiscal aqui no sistema, estas alterações não serão enviadas para a SEFAZ: elas ficarão restritas às informações armazenadas aqui no sistema, que passarão a estar incompatíveis com as informações constantes na SEFAZ.
Se deseja alterar informações desta NF-e na SEFAZ, é necessário emitir uma carta de correção ou cancelar esta NF-e e emitir uma nova.
Deseja continuar mesmo assim?”
3) Ao clicar em “Sim“, a emissão é desfeita e o estado da NF-e/NFC-e é alterado para “Digitação“. Todavia, uma vez que a NF-e/NFC-e tenha sido cancelada, o sistema não permite mais qualquer alteração, deixando-a “inutilizável”.
Prazo de cancelamento
O prazo para cancelamento de uma nota fiscal autorizada varia conforme a legislação de cada estado, sendo definido pela SEFAZ responsável pela UF do emitente. A grande maioria dos estados permite o cancelamento em até 24 horas, porém alguns admitem prazos superiores. Em algumas situações pode haver prazos diferentes, conforme a regulamentação de cada UF.
O que acontece quando se tenta cancelar após 24 horas?
1) Ao tentar cancelar uma NF após mais de 24 horas da autorização, o sistema exibe um alerta informando que o cancelamento será provavelmente rejeitado pela SEFAZ:
“Algumas Secretarias da Fazenda (estaduais) estabelecem o prazo máximo de 24h para cancelamento de NF-e.
Outras permitem prazos maiores. Esta NF-e foi autorizada há mais de 24 horas.
Deseja tentar cancelar esta NF-e mesmo assim? Se o cancelamento for rejeitado, é possível que a causa seja esta.”
2) Apesar do alerta, é possível clicar em “Sim” e prosseguir com a tentativa de cancelamento.
3) Se sua UF for uma das que permitem cancelamento após 24 horas, o processo será concluído com sucesso. Caso contrário, a SEFAZ rejeitará o cancelamento e o sistema exibirá a mensagem de erro correspondente.
Dica: Recomendamos consultar o site da SEFAZ do seu estado ou sua contabilidade para confirmar o prazo exato de cancelamento aplicável à sua situação.
O que fazer quando a NF passa do prazo permitido para cancelamento?
Se a nota fiscal eletrônica (NF-e) ultrapassou o prazo legal para cancelamento (geralmente 24 horas, salvo exceções previstas pela legislação estadual), o cancelamento não poderá mais ser feito pelo método convencional.
Nestes casos, há duas possibilidades:
1) Emissão de nota fiscal de devolução: se a operação descrita na NF-e não foi efetivada (por exemplo, a mercadoria não foi entregue ou o serviço não foi prestado), pode-se emitir uma nota fiscal de devolução para anular os efeitos fiscais da nota original. Essa devolução deve conter as mesmas informações principais da nota original, tais como produtos, CFOP e valores. Para saber mais sobre notas fiscais de devolução, clique aqui.
⚠️Importante: nem todas UFs aceitam a devolução de NF-e para fins de anulação após o prazo de cancelamento. Sempre consulte sua contabilidade para garantir que o procedimento adotado esteja conforme a legislação fiscal vigente.
2) Emissão de nota fiscal complementar ou corretiva: se a NF-e foi emitida com alguma informação incorreta, mas a operação ocorreu normalmente, pode ser necessário emitir uma nota fiscal complementar ou nota fiscal de ajuste, dependendo do tipo de erro e da orientação da sua contabilidade.
3) Cancelamento extemporâneo: a Sefaz de algumas UFs permite o cancelamento de NF-e fora do prazo legal. Neste caso, é necessário que o usuário ou a contabilidade entre em contato com a Sefaz estadual e solicite autorização para o cancelamento. Para saber mais sobre cancelamento extemporâneo, clique aqui.
Se ficou alguma dúvida, fale com o suporte.
Veja também: