O cancelamento de uma nota fiscal retira-lhe a validade fiscal, portanto a incidência de impostos da NF eletrônica (NF-e), modelo 55, ou NF do Consumidor eletrônica (NFC-e), modelo 65, que já tenha sido autorizada pelo Fisco. Vejamos aqui como cancelar, bem como a diferença entre cancelar e desfazer a emissão.
Esta página mostra:
- Como cancelar uma nota fiscal?
- O que acontece quando a NF é cancelada?
- É possível desfazer o cancelamento de uma NF?
- Qual a diferença entre cancelar e desfazer a emissão da NF?
Como cancelar uma nota fiscal?
1) Acesse o menu “Vendas > Notas Fiscais”.
2) Identifique a NF emitida e autorizada pela SEFAZ e clique no ícone “lápis laranja” para abrir sua tela de edição.
3) Clique no botão cinza “Cancelar NF-e/NFC-e” no rodapé da tela.
4) É aberta uma tela auxiliar, com um campo “Justificativa“, no qual deve ser inserida a justificativa de cancelamento .
O cancelamento pode ser bloqueado pelo sistema nos seguintes casos:
a) o campo “Justificativa” não foi preenchido, ou tem menos de 15, ou mais de 255 caracteres. Neste caso, o sistema retorna uma mensagem de “Atenção” com um botão “Ok“.
“A justificativa deve ter entre 15 e 255 caracteres.”
b) Se já tiver sido gerado algum boleto bancário dos títulos dessa NF, o sistema bloqueará o cancelamento, visando a integridade do boleto, e o campo “Bloqueado” terá o valor “Sim” na grade de títulos da nota.
- Neste caso, é necessário autorizar o sistema a prosseguir com o cancelamento, independente de haver boletos dos títulos da NF. Para isso, clique no ícone “cadeado azul“, ao lado da grade de títulos da nota:
- Neste caso, é necessário autorizar o sistema a prosseguir com o cancelamento, independente de haver boletos dos títulos da NF. Para isso, clique no ícone “cadeado azul“, ao lado da grade de títulos da nota:
5) Inserida a justificativa, clique no botão verde “Salvar“. Se o cancelamento for efetivado, é retornada uma mensagem de sucesso, conforme a imagem abaixo:
O que acontece quando a NF é cancelada?
Após o cancelamento da NF, os registros dela derivados também são desfeitos, tais como títulos financeiros, movimentações de estoque e lançamentos contábeis.
No entanto, se os títulos da NF já tiverem lançamentos contábeis, tais como descontos, juros, adiantamentos ou recebimentos /pagamentos, ao clicar no botão cinza “Cancelar NF-e” ou “Desfazer emissão“, o sistema retorna uma mensagem de “Atenção” com um botão “Ok“.
Esta nota contém pelo menos um título com valor já baixado ou estado diferente de emitido, não é possível cancelar esta nota.
- Neste caso, é necessário desfazer os lançamentos contábeis dos títulos da NF. Veja como, clicando aqui.
Após a NF ter sido cancelada, os campos “Estado” e “Situação” são alterados para “Cancelada“, e todos os campos ficam sublinhados na exibição da NF na grade de Notas fiscais.
É possível desfazer o cancelamento de uma NF?
Não é possível desfazer o cancelamento da NF-e se ela já foi transmitida para a Sefaz.
No entanto, se necessário, é possível desfazer o cancelamento internamente. Isso não tem nenhum impacto na Sefaz, para a qual a NF continuará cancelada. Para nova emissão com valor fiscal, é necessário emitir uma nova nota.
1) Para desfazer o cancelamento, acesse “Vendas > Notas fiscais”.
2) Busque a nota cancelada e clique no ícone de “lápis laranja”.
3) Com a nota aberta, vá para “Ações > Desfazer o cancelamento”.
4) Clique em “Sim” para confirmar a ação e seguir com o cancelamento.
a) Com isso, a nota voltará ao estado de “Digitação”. Note que, mesmo em digitação, sua situação estará “Cancelada”, porque a situação se refere ao estado na Sefaz. Para saber mais, clique aqui.
b) Para retornar a nota ao estado de “Cancelada” no sistema, clique no botão verde “Emitir” ao final da nota:
c) A seguir, quando o sistema perguntar se deseja enviar a NF-e para a Sefaz, clique em “Não”. Caso contrário, receberá a “Rejeição 218: NF-e já está cancelada na base de dados da Sefaz”.
d) Com isso, a nota mudará de “Digitação” para “Emitida”. Para atualizar o estado da NF no sistema, vá para “Ações > Verificar e atualizar situação da NF-e/NFC-e junto à Sefaz”.
Qual a diferença entre cancelar e desfazer a emissão da NF?
1) O cancelamento retira a validade fiscal e incidência de impostos da NF-e/NFC-e, que tenha sido autorizada pelo Fisco, o que não ocorre quando a emissão da NF-e/NFC-e é desfeita.
2) Ainda que a NF-e tenha sido emitida e autorizada pela SEFAZ, quando sua emissão é desfeita, seu estado é alterado para “Digitação“, permitindo sua alteração e reemissão. Neste caso, ao clicar no botão cinza “Desfazer emissão” é exibida uma caixa de diálogo, que informa ao usuário que a NF-e/NFC-e já está em situação “Autorizada”.
“A nota fiscal **** está com a situação “Autorizada”.
Isso significa que a nota já foi enviada e aceita pela SEFAZ, não podendo ser reenviada.
Caso faça alterações nesta nota fiscal aqui no sistema, estas alterações não serão enviadas para a SEFAZ: elas ficarão restritas às informações armazenadas aqui no sistema, que passarão a estar incompatíveis com as informações constantes na SEFAZ.
Se deseja alterar informações desta NF-e na SEFAZ, é necessário emitir uma carta de correção ou cancelar esta NF-e e emitir uma nova.
Deseja continuar mesmo assim?”
3) Ao clicar em “Sim“, a emissão é desfeita e o estado da NF-e/NFC-e é alterado para “Digitação“. Todavia, uma vez que a NF-e/NFC-e tenha sido cancelada, o sistema não permite mais qualquer alteração, deixando-a “inutilizável”.
Se ficou alguma dúvida, fale com o suporte.
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