O ERP MAXIPROD permite importar e atualizar informações em massa através de planilhas Excel. Esse recurso é fundamental em situações como implantação do sistema, migração de dados ou quando for necessário cadastrar ou atualizar registros em massa, de forma rápida e padronizada.
Esta página mostra:
- Como funciona a importação?
- Em quais telas posso importar dados via Excel?
- Importação de dados via Excel dados de CRM
- Importação de dados via Excel dados de Vendas
- Importação de dados via Excel dados de Compras
- Importação de dados via Excel dados de Itens
- Importação de dados via Excel dados de Estoque
- Importação de dados via Excel dados de Produção
- Importação de dados via Excel dados de Qualidade
- Importação de dados via Excel dados Financeiros
- Importação de dados via Excel dados Fiscais
- Importação de dados via Excel dados de Contabilidade
Como funciona a importação?
A importação de dados no sistema segue sempre o mesmo fluxo. Independentemente da tela em que esteja, o processo é padronizado e simples de executar.
1) Acesse a tela desejada e vá em “Ações > Importar [dados] de arquivo Excel”.
Exemplo: na tela de Clientes, selecione a opção “Importar empresas de arquivo Excel”.
2) Baixe o modelo de planilha fornecido pelo sistema.
3) Preencha as colunas da planilha com os dados conforme os campos do sistema. As informações obrigatórias são indicadas com asterisco (*).
4) Selecione e importe o arquivo Excel.
5) Após as validações e conclusão da importação, é gerado um relatório que mostra os registros importados com sucesso ou os motivos que impossibilitaram a importação, facilitando a correção.
Dica: cada tela de importação traz o link para download do modelo de planilha especifica para aquela importação.
Em quais telas posso importar dados via Excel?
O cadastro e a atualização de dados no sistema de gestão podem ser tarefas repetitivas e demandar bastante tempo. Pensando nisso, o ERP MAXIPROD oferece a possibilidade de realizar importações e atualizações em massa em diversas telas dos módulos do sistema. Confira abaixo em quais telas é possível efetuar a importação de dados via excel:
Importação via Excel de dados de CRM
- Cadastro de empresas: o cadastro de empresas correspondem aos clientes, fornecedores, transportadoras, representantes, entre outros. É possível cadastrar a primeira vez, como atualizar empresas já cadastradas no sistema. Para isso basta baixar o modelo específico, preencher dados obrigatórios, e importar. Pode-se alterar dados como representante/ vendedor, endereço, entre outras informações, para isso basta preencher o apelido da empresa e os campos que deseja alterar, usando a planilha de atualização.
- Contatos vinculados às empresas: é possível vincular múltiplos contatos às empresas, preenchendo dados como cargo, canal de contato, entre outros
- Tarefas e anotações: para importar tarefas e anotações, utilize a planilha modelo, preenchendo informações como empresa, contato e descrição. A coluna “Descrição” é obrigatória para que cada registro seja aceito, nela se detalha a tarefa/anotação. Nos demais campos, preencha os dados conforme existente no sistema (nome da empresa já cadastrada, contato vinculado, assunto e classificação disponíveis). Se desejar apenas registrar anotações simples, você pode deixar algumas colunas em branco.
Importação via Excel de dados de Vendas
- Pedidos de venda: há quatro formas de gerar um pedido de venda, uma delas é importar diversos pedidos de venda pelo excel. A planilha exige colunas como “Novo pedido” (indica se cada linha inicia um novo pedido) e “Identificador” (define quais itens pertencem ao mesmo pedido). Itens com o mesmo identificador serão agrupados no mesmo pedido.
- Propostas de venda: a proposta já contém a maior parte dos dados do pedido de venda e da nota fiscal, incluindo a parametrização fiscal e financeira, sendo possível importar várias propostas ao mesmo tempo. A planilha possui campo obrigatório “Nova proposta” (preencher “S” ou “N”), que indica se será criada uma proposta nova ou apenas dados de itens somados à proposta existente.
- Itens da tabela de preços (inclusão e atualização): para a inclusão de itens em uma tabela de preços é necessário indicar uma tabela de preços já cadastrada no sistema ainda na tela de importação. Na planilha Excel, as colunas obrigatórias são “Código do item” e “Tipo do preço de venda”, tendo outros campos de preenchimento opcional como preço de venda, desconto (%), entre outros. Já para a atualização, a única coluna obrigatória na planilha é “Código do item”, podendo preencher apenas as colunas cujos valores deseja alterar (por exemplo, se quiser só alterar o “Preço de venda”, basta preencher “Código do item”, “Tipo do preço de venda” e “Preço de venda”).
Importação via Excel de dados de Compras
- Pedidos de compra: após a definição dos produtos e quantidades a comprar, e da seleção do fornecedor, é emitido o pedido de compra. Pode-se importar vários pedidos de compra de uma vez. Usa a planilha modelo, com campos obrigatórios, seguindo as instruções mostradas na janela de importação. Não se deve modificar o nome da planilha ou suas abas para que funcione.
Importação via Excel de dados de Itens
- Cadastro de itens (inclusão e atualização): os itens correspondem aos produtos acabados, matérias-primas e serviços, é possível cadastrá-los e atualizar itens já existentes através da importação. Para isso basta baixar o modelo específico, preencher dados obrigatórios, e importar. Pode-se alterar dados como descrição, peso, unidade entre outras informações, para isso basta preencher o código de identificação do item e os campos que deseja alterar, usando a planilha de atualização.
- Códigos externos de itens: os códigos externos são os códigos pelos quais os itens são conhecidos pelos fornecedores, clientes, etc. A partir desse cadastro, esses itens podem ser automaticamente associados aos códigos internos, atribuídos pela sua empresa, simplificando o recebimento. Para realizar a importação de códigos internos em massa é necessário preencher informações obrigatórias como o código do item, apelido do cliente/fornecedor e código externo, podendo também informar a unidade de medida do fornecedor e fator de conversão, se necessário.
- Fornecedores vinculados aos itens: nessa tela é possível cadastrar os fornecedores de cada item, informando sua qualificação para fornecer este item. Esse cadastro pode ser feito em massa, sendo necessário informar o código do item, fornecedor, avaliação do fornecedor para fornecer este item e se é preferencial. O item e fornecedor devem estar previamente cadastrados no sistema, a avaliação precisa estar de acordo com as opções possíveis (“Qualificado”, “Habilitado, com qualificação indefinida” e “Não habilitado”) e para indicar se é preferencial basta preencher com “Sim” ou “Não.
- Grupos de itens: Os grupos de itens segmentam e organizam o cadastro de itens, agrupando-os em conjuntos com características semelhantes. Para criá-los em massa via excel, basta preencher a planilha atentando-se as informações obrigatórias. As colunas “Dentro do grupo” e “Unidade principal” devem estar preenchidas com alguma unidade de medida e grupos previamente cadastrados.
Importação via Excel de dados de Estoque
- Lotes: facilita o cadastro de lotes do fabricante em massa, preencha o código do lote do fabricante/número de série, o item e fabricante, e outras informações opcionais e os importe no sistema.
- Endereços de estoque: os endereços de estoque são subdivisões do estoque “Em poder” da empresa, permite a localização por endereços de estoque físicos. Para cria-los em massa, basta na planilha modelo inserir o código e a descrição dos endereços de estoque que deseja criar e importa-los, por exemplo “PT-01”, “Prateleira 1”.
Importação via Excel de dados de Produção
- Ordens de produção (e baixas): facilita a criação ou atualização de ordens de produção em massa. A planilha deve conter o código da OP, o código do item a ser produzido, a quantidade planejada e a data de necessidade. Para registrar baixas, é necessário incluir o código da ordem, o código do item (insumo), quantidade baixada, se irá manter em estoque separado dentre outra informações.
- Ordens de manutenção: permite a criação de ordens de manutenção em massa, preenchendo na planilha informações como serviço, objeto de manutenção, quantidade e necessidade.
- Apontamentos de operação: é possível inserir em massa apontamentos como início/reinício de operação, interrupções, trocas de paradas, etc., para diversas operações de ordens de produção.
Importação via Excel de dados de Qualidade
- Boletins de inspeção: a importação de boletins de inspeção permite registrar em massa os critérios de qualidade de itens ou lotes. Cada linha da planilha corresponde a um critério de inspeção específico para um lote. Se o mesmo lote aparecer em várias linhas, o sistema criará apenas um boletim de inspeção para esse lote, agrupando todos os critérios mencionados. É importante preencher corretamente as colunas obrigatórias, como “Lote” (código do lote previamente cadastrado) e “Descrição”, para garantir a aceitação dos registros.
Importação via Excel de dados Financeiros
- Títulos a receber (inclusão e baixa): criar títulos a receber em massa via importação Excel. É necessário preencher colunas obrigatórias como “Conta de destino”, “Título com lançamento?” (Sim/Não), “Conta” se aplicável. Também é possível importar baixas de títulos (ou seja, registrar que foram pagos) usando Excel, marcando corretamente cada campo exigido.
- Títulos a pagar (inclusão e baixa): importar múltiplos títulos a pagar por Excel. É preciso usar a planilha modelo do sistema, não alterar nomes de abas/colunas obrigatórias. O resultado da importação traz uma coluna “Resultado da importação” indicando para cada linha se foi importada com sucesso ou qual foi o erro.
Importação via Excel de dados Fiscais
- NCMs (inclusão e atualização): facilita a inclusão ou atualização de NCMs em massa. A planilha deve conter o código da NCM e seu estado, outras informações são opcionais, mas seu preenchimento oferece um cadastro completo. Para atualizações, é apenas a coluna do código NCM é obrigatório.
Importação via Excel de dados da Contabilidade
- Lançamentos contábeis: para inclusão de lançamentos contábeis em massa é necessário preencher a planilha modelo com informações obrigatórias com o identificador, data, código da conta, se é Débito/Crédito (D ou C também são aceitos), valor e histórico.
Observação: cada funcionalidade acima possui links de ajuda que detalham o processo de importação naquela tela.
Dica: Além da inclusão de novos registros, em algumas telas também é possível atualizar informações já cadastradas (por exemplo: atualização de empresas, itens, tabela de preços, NCMs etc.). O fluxo é o mesmo, basta escolher no menu “Ações > Atualizar via Excel”.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte.
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