O estoque e as movimentações são os elementos centrais da gestão de materiais. As principais informações do estoque de um item são o código, a quantidade, a propriedade e a localização (“em poder de” e “endereço”). Além disso, dependendo da forma de estocagem, registram-se também o lote, o número de série, e outras informações de rastreabilidade. Todas as alterações de estoque são realizadas através de movimentações, que também são registradas.
O registro do estoque existente em determinada data é denominado “inventário”. Somando as movimentações a partir de um inventário, podemos conhecer o estoque de qualquer item, em qualquer data. Para saber sobre inventários, clique aqui.
Esta página inclui:
- Propriedades do estoque
- Movimentações de estoque
- Principais propriedades das movimentações de estoque
- Movimentar estoque através de notas fiscais
- Como criar movimentações manualmente
- Como inspecionar um lote
- Como fazer uma entrada manual no estoque
- Como fazer uma saída manual do estoque
- Como ajustar a quantidade do estoque
- Por que e como manter a acuracidade do estoque?
- Na saída do estoque, como o sistema escolhe o lote?
- Tela de estoque agrupado, acumulando diferentes lotes e números de série
Propriedades do estoque
O estoque é uma lista de registros com as seguintes informações principais:
- Código
- Descrição
- Quantidade
- Unidade: representa a unidade principal do item na qual a quantidade se refere, que pode ser diferente das unidades de compra ou venda. Ex.: 350 CX. Para saber mais, clique aqui.
- Custo unitário: valor por unidade do item em estoque, para saber mais sobre o cálculo do custo, clique aqui. Ex.: Considerando 350 CX em estoque, o custo unitário representa o valor de 1 CX.
- Custo total: valor total do item em estoque, para saber mais sobre o cálculo do custo, clique aqui. Ex.: Considerando 350 CX em estoque, o custo total representa o custo unitário x 350.
- Estoque: apelido da conta contábil, definido no plano de contas, que tem marcada a opção “Pode ser usada em movimentação de estoque”. Para saber mais, clique aqui. A conta contábil representa a situação contábil do estoque (almoxarifado, em elaboração, expedição, etc.).
- Endereço de estoque: Representa a localização física do item, por exemplo: “Prateleira A”; “Freezer Y”; “Almoxarifado escritório”, etc. Itens de mesmo código podem ser estocados em diferentes endereços, sem vínculo com contas contábeis. Para saber mais, clique aqui.
- Tipo:
- Normal: estoque normal, não em elaboração. O campo “OP/OM” não é preenchido.
Os 3 tipos a seguir são relativos a ordens de produção ou de manutenção. O campo “OP/OM” é preenchido.
- Produção: estoque em elaboração pela OP/OM, recebe o valor dos insumos que agregam valor diretamente à produção ou ao conserto. No caso de OP, é o item em elaboração. No caso da OM, o item não é o objeto da manutenção, mas sVou envim um item-serviço como “Troca de óleo”, “Balanceamento”, ou “Inspeção de 1 ano”, ou um material usado como reposição.
- Consumido: registros que recebem os itens consumidos pela OP/OM, mas não incorporados ao valor do registro do tipo “Produção” da OP/OM. Exemplo: peças vendidas separadamente, ou de propriedade de terceiros (adquiridos pelo fornecedor de terceirização), que constam na NF como venda separada, ou retorno fiscal. A OP/OM para a qual o insumo foi baixado é identificada no registro de estoque. Para saber mais, clique aqui.
- Objeto de manutenção: registro de estoque que representa o equipamento sob manutenção.
- Qualidade: nível de qualidade do material no registro de estoque. Valores padrão: OK, NI (a inspecionar), RE (reprovado).
- Vencimento: data de vencimento do lote registrado.
- Lote interno: quando um item tem estocagem por “lote interno”, “lote do fabricante” ou “número de série”, é criado um número de lote interno a cada entrada no estoque daquele item.
- Lote do fabricante/número de série: aponta para um registro da tabela de lotes, que contém dados tais como o fabricante, lote do fabricante/número de série, a data de fabricação, vencimento, reanálise, etc. Vários registros de estoque podem apontar para o mesmo lote registrado. Estes dados são ou não armazenados em função da forma de estocagem selecionada no cadastro do item. Ou seja, dependendo da forma de estocagem do item, este campo pode permanecer vazio, como por exemplo no caso de itens como rebites ou lápis, que não requerem informações de rastreabilidade. Um lote/número de série pode ser associado a um boletim de inspeção.
- Fabricante: fabricante do lote/número de série.
- Quantidade reservada: reserva para determinado item de pedido ou nota fiscal de venda, se houver reservas para um único item de pedido de venda.
- Dono: empresa proprietária do material. Ex.: estoque de dono: terceiros, em nosso poder.
- Em poder de: empresa em cujo poder se encontra o material. Ex.: estoque em poder de terceiros.
- Ordem de produção ou de manutenção: identificação da OP/OM, se o estoque for do tipo “produção, consumido ou objeto de manutenção”.
- Separador: código do separador (contentor, unitizador) que contém este material.
Movimentações de estoque
As movimentações de estoque são registradas automaticamente e permitem a rastreabilidade dos itens, cada alteração na quantidade disponível em estoque gera um registro de movimentação.
Exemplos:
- Recebimento de material de fornecedor através de NF recebida.
- Recebimento ou emissão de nota de remessa para industrialização.
- Recebimento ou emissão de nota de retorno de materiais utilizados na industrialização.
- Transferência para a expedição.
- Saída de item para cliente através de NF de venda.
- Baixa de insumos para ordens de produção.
- Conclusão de ordens de produção.
As movimentações de material podem ocorrer entre os seguintes tipos de locais:
- Entrada (de fora da empresa)
- Estoque (movimentação interna)
- Insumo de OP (operação)
- Produto de OP
- Saída (para fora da empresa)
Principais propriedades das movimentações de estoque
- Movimento: representam a data e hora da movimentação.
- Item: código do item que foi movimentado.
- Descrição: descrição do item movimentado.
- Operação: descrição da alteração que gerou aquele registro criada a partir das seguintes alterações:
- Aparas
- Atribuição de lotes
- Baixa de objeto de manutenção
- Baixa para OP
- Conclusão de objeto de manutenção
- Entrada manual de estoque
- Inspeção
- Movimentação manual para conta
- NF de saída
- NF recebida/NF de entrada
- Quantidade concluída da OP
- Retirada de material
- Retirada de material da OM
- Saída manual de estoque
- Separação para expedição
- Transferência de estoque
- Quantidade: quantidade do item que foi moviementada, expressa na unidade de medida principal do item.
- Unidade: representa a unidade principal do item na qual a quantidade movimentada se refere. Ex.: 350 CX.
- Custo unitário: valor por unidade do item movimentado, para saber mais sobre o cálculo do custo, clique aqui. Ex.: Considerando 350 CX movimentadas, o custo unitário representa o valor de 1 CX.
- Custo total: valor total do item movimentado, para saber mais sobre o cálculo do custo, clique aqui. Ex.: Considerando 350 CX em estoque, o custo total representa o custo unitário x 350.
- Conta de origem: apelido da conta contábil de origem da movimentação.
- Conta de destino: apelido da conta contábil de destino da movimentação.
- Endereço de origem: endereço de estoque de origem.
- Endereço de destino: endereço de estoque de destino.
- Lote interno: quando um item tem estocagem por “lote interno”, “lote do fabricante” ou “número de série”, é criado um número de lote interno a cada entrada no estoque daquele item. Para saber mais, clique aqui.
- Lotes fab/Num série origem: aponta para um registro da tabela de lotes. Representa o lote anterior aquela movimentação.
- Lotes fab/Num série destino: aponta para um registro da tabela de lotes. Representa o lote após aquela movimentação.
Ex.: Houve uma alteração do lote do item estoque. O lote anterior era TEX-0000, o novo lote é TIN-1234. Assim, temos:
- Lote origem: TEX-0000
- Lote destino: TIN-1234
Na atribuição de lote, o lote origem ficará em branco, representando a sua inexistência no momento da atribuição.
- Qualidade de origem: nível de qualidade do material antes da movimentação registrada.
- Qualidade de destino: nível de qualidade do material após a movimentação registrada.
O funcionamento da qualidade de origem/destino funciona como os lotes informados acima, normalmente preenchidos quando a movimentação realizada é a inspeção.
Movimentar estoque através de notas fiscais
O fato de haver ou não movimentações de estoque na emissão de NFs de saída ou recebida depende:
- Da configuração de estoque existente em “Roda dentada > Configurações > Configurações de estoque”: “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque”. Se estiver desmarcada, o sistema não movimenta estoque na emissão ou recebimento de notas fiscais.
- Da configuração “Movimentar estoque” na operação fiscal da nota, que inicializa a mesma opção nos itens.
- Da configuração “Movimentar estoque” nos itens da nota.
Ou seja, se a configuração “Ao emitir/receber notas fiscais, movimentar estoque” estiver marcada, porém a opção de “Movimentar estoque” estiver desmarcada na operação fiscal e, consequentemente, nos itens da nota, ou apenas desmarcada diretamente nos itens da nota, não haverá movimentação de estoque.
A movimentação depende da configuração no item da nota, que pode ser feita individualmente ou parametrizada pela operação fiscal da nota. Para realizar as configurações necessárias para a movimentação de estoque através das notas, clique aqui.
Como criar movimentações manualmente
A tela “Movimentações de estoque” (disponível por meio do menu superior “Estoque > Movimentações de estoque”) funciona principalmente como um histórico, para fins de visualização, onde as única ações disponíveis são: a exclusão de uma movimentação criada manualmente ou a devolução de estoque da linha selecionada.
Contudo, é possível fazer movimentações de estoque manualmente pela tela “Estoque”. Nesses casos, a movimentação de estoque consiste em uma transferência de saldos entre diferentes estoques, de um endereço para outro. Para fazer uma movimentação manual:
1) Acesse o menu “Estoque > Estoque”.
2) A seguir, clique sobre o item que deseja movimentar, e vá ao menu “Ações > Nova movimentação manual”.
3) Preencha os campos necessários, tais como “Quantidade” e “Valor unitário”. Os campos “Destino*” e “Endereço de estoque” definem o estoque de destino da movimentação.
Observações:
- A aba “Origem” exibe informações acerca do estoque de origem da movimentação.
- Ao marcar a opção “Data de Movimentação manual”, pode-se definir a data/hora da movimentação de estoque.
4) Para registrar a movimentação, clique no botão verde “Salvar“. Para ver a movimentação gerada, clique na linha de estoque movimentada e acesse o menu “Consultar > Movimentações”.
Observação: na tela “Movimentações de estoque“, pode-se utilizar o filtro “Movimento” para facilitar a busca do registro da movimentação manual.
Como inspecionar um lote
1) Acesse “Estoque > Estoque” e selecione o registro desejado, deixando a linha alaranjada.
2) Após isso, clique no menu “Ações > Inspecionar selecionado(s)”.
3) Altere os dados pertinentes, por exemplo, a qualidade de NI para “OK” e clique no botão verde “Salvar“. A alteração da qualidade se faz através de uma movimentação, que pode alterar apenas a qualidade, ou também a localização, etc.
Como fazer uma entrada manual no estoque
1) Acesse “Estoque > Estoque” e clique no botão verde “Novo”. Será aberta a tela de nova entrada manual no estoque.
2) Preencha os dados do item e quantidade a receber, após isso, clique em “Salvar”.
Observação:
- A conta contábil de destino do item é inicializada pela conta preferencial do seu tipo contábil, podendo ser editada. Para saber mais, clique aqui.
Como fazer uma saída manual do estoque
1) Acesse “Estoque > Estoque” e selecione o registro desejado, deixando a linha alaranjada.
2) Após isso, clique no menu “Ações > Nova saída manual”.
3) Informe a quantidade que deseja retirar do estoque, preencha as demais informações pertinentes e clique em “Salvar”.
Como ajustar a quantidade do estoque
1) Acesse “Estoque > Estoque” e selecione a linha do estoque, deixando alaranjada.
2) Clique no menu “Ações > Ajustar estoque”.
3) Preencha o campo “Quantidade a ajustar”. Para aumentar ou diminuir o estoque informe valores positivos ou negativos, respectivamente. É possível ajustar também o valor unitário e/ou o valor total.
4) Se for preenchido o campo “Quantidade final”, a quantidade da movimentação será calculada e preenchida automaticamente. Clique no botão “Salvar” para finalizar.
Por que e como manter a acuracidade do estoque?
“Manter a acuracidade do estoque” significa manter correto o registro da quantidade de cada item no sistema. Ou seja, manter a quantidade registrada igual à quantidade física.
Sem acuracidade de estoque, se compra e produz menos ou mais do que o necessário, o que resulta em perdas, em ambos os casos. É claro que a importância da acuracidade depende do custo de cada item. No caso de itens de baixo custo, pode ser mais econômico manter um estoque elevado do que manter a gestão meticulosa das quantidades.
De maneira geral, a forma de manter a acuracidade do estoque de um item em um local, é:
- Periodicamente: fazer um inventário, isto é uma contagem física da quantidade.
- Constantemente: registrar as movimentações de entrada e saída.
Uma parte das movimentações é automática, tais como o recebimento de materiais comprados e as saídas de produtos vendidos. A obrigação legal de emissão de NFs de compra e venda mantém essas movimentações de forma bastante precisa.
Já a movimentação de materiais pela produção, principalmente as baixas de insumos para OPs, costuma exigir mais cuidados. No calor da batalha diária, é comum esquecer de registrar as baixas de insumos ou a conclusão de ordens de produção. Algumas medidas relativamente simples podem ajudar:
- Manter o controle das entradas e saídas de material no almoxarifado. De forma geral, é no almoxarifado que se encontra a maior variedade e quantidade de itens. É bom mantê-lo preciso, pois uma recontagem pode ser trabalhosa.
- Para isso, é recomendável fazer e registrar as movimentações de insumos do almoxarifado para o chão da fábrica em maiores quantidades, digamos, para um dia de trabalho, e a seguir registrar novas movimentações de baixa, agora do chão de fábrica para cada OP.
- Reduzir a necessidade de apontamentos manuais, atribuindo aos materiais a propriedade “baixa por explosão” (backflushing, refluxo), que gera automaticamente a baixa dos insumos no momento da produção, conforme a estrutura de produto. Este deveria ser o modo usual, mantendo-se o apontamento manual apenas para os casos em que o consumo é menos previsível.
- Sempre que possível, devolver os materiais principais não utilizados para o almoxarifado.
- O sistema de gestão pode ajudar, exigindo a conclusão da baixa dos insumos não baixados por explosão, antes do fechamento da OP.
Na saída de material do estoque, como o sistema escolhe o lote?
Se o material tem data de validade, é escolhido o lote com vencimento mais próximo, o que corresponde ao critério FEFO (First-Expire, First-Out). Para saber mais, clique aqui.
Tela de estoque agrupado, acumulando diferentes lotes e número de série
1) Acesse “Estoque > Estoque agrupado”.
2) Esta grade agrupa os itens em estoque pelos seguintes critérios, todos ao mesmo tempo. Ou seja, não há opção de critérios a ativar:
- Código do item
- Conta contábil do estoque
- Endereço de estoque
- Dono
- Em poder de
- Qualidade de inspeção
- Ordem de produção
3) Desta forma, registros de estoque de um item com diferentes lotes internos e/ou de fabricante são unificados, na tela de “Estoque agrupado”, desde que esses registros coincidam em todas essas características (endereço de estoque, conta contábil, qualidade de inspeção, etc.). Como o estado da OP não está entre estes critérios, se houver mais de uma ordem de produção em estado “A produzir”, o sistema criará linhas separadas para cada OP.
4) Na tela de estoque agrupado, a coluna “Qt reservada” exibe o total reservado daquele estoque agrupado. Observe abaixo a tela de “Estoque > Estoque” do item 00037, considerando os critérios acima ao agrupá-los. Como resultado, são agrupadas as seguintes linhas:
- 1, 4 e 5
- 2, 7, 8 e 10
- 3
- 6
- 9
- 11
5) Esse agrupamento resulta na seguinte tela de “Estoque agrupado”:
Se precisar de mais informações, fale com o suporte.
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