Se foi criada mais de uma NF para a mesma venda, remessa, retorno ou devolução, é possível excluir as NFs duplicadas, mas há alguns pontos a verificar:
O primeiro ponto é a situação da NF emitida em duplicidade. A situação da nota fiscal é diferente do estado. Enquanto o “Estado” indica a posição da NF no sistema, a “Situação” mostra a condição da NF-e junto a Sefaz. Para saber mais sobre a diferença entre estado e situação das notas fiscais, clique aqui.
1) Notas fiscais com situação “Autorizada” não devem ser excluídas do sistema, uma vez que a exclusão do sistema não altera o que foi transmitido para a Sefaz. Para verificar a situação da NF-e, veja o campo “Situação” no canto superior direito da tela de edição da nota ou na coluna “Situação” da grade de notas fiscais.
2) Se a NF-e foi transmitida para a Sefaz indevidamente e está na situação “Autorizada”, ela pode ser cancelada dentro do prazo legal, que geralmente é de 24 horas a partir da autorização. Para saber mais sobre cancelamento de NF-e, clique aqui.
3) Notas fiscais no estado “Cancelada”, “Denegada” ou “Inutilizada” não devem ser excluídas. A exclusão de notas nestas situações não altera a situação na Sefaz. NF-es com situação “Em processamento” devem ter o status verificado junto a Sefaz. Para saber mais sobre NF-es em processamento, clique aqui.
4) Se a situação da NF está em branco, então ela não chegou a ser transmitida para a Sefaz. Para a filtragem na grade de notas fiscais, estas NFs são classificadas com a situação “Não enviada“. Nesta situação a NF pode ser excluída do sistema.
a) Para ser excluída, a NF deve estar no estado “Digitação”. Portanto, se a NF estiver no estado “Emitida”, desfaça a emissão primeiro. Para saber como, clique aqui.
b) Com a NF em digitação, clique no ícone do “x” vermelho na segunda coluna (da esquerda para direita) da grade de notas fiscais. Na mensagem de confirmação apresentada a seguir, clique em “Sim” para confirmar a exclusão.
5) Quando a NF-e emitida em duplicidade está em situação rejeitada junto a Sefaz, e o usuário não pretende corrigir o motivo da rejeição e fazer o reenvio da NF-e, a nota pode ser excluída. Para excluir a NF-e rejeitada, siga os passos abaixo:
a) Desfaça a emissão da NF. Para mais informações sobre como desfazer a emissão de nota fiscal, clique aqui.
b) Com a NF em digitação, clique no ícone do “x” vermelho na segunda coluna (da esquerda para direita) da grade de notas fiscais. Na mensagem de confirmação apresentada a seguir, clique em “Sim” para confirmar a exclusão.
6) Após excluir a nota fiscal “Não enviada” ou “Rejeitada”, verifique o próximo número da série fiscal.
a) Se houve emissão de notas fiscais após a emissão da nota emitida em duplicidade, verifique a situação destas notas. Se as NF-es emitidas posteriormente ainda não foram enviadas para a Sefaz, é possível desfazer a emissão, limpar o campo “Número”, alterar o próximo número da série fiscal e fazer nova emissão com o próximo número correto, sem quebrar a sequência.
b) Para alterar o próximo número da série fiscal, acesse o menu superior “Fiscal > Cadastros > Séries de documentos fiscais”. Na tela de séries de documentos fiscais, edite a série desejada, verifique e/ou altere o campo “Próximo número”. Para saber mais sobre séries de documentos fiscais, clique aqui.
c) Se houve emissão de nota(s) fiscal(is) após a emissão da nota emitida em duplicidade, e esta(s) NF-e(s) já foram enviadas para a Sefaz e estão autorizadas, canceladas ou denegadas, com a exclusão da nota emitida em duplicidade houve quebra da sequência da numeração. Portanto, o usuário precisa inutilizar a numeração não utilizada. Para saber mais sobre inutilização de faixa de numeração de NF-e, clique aqui.
7) Ao excluir uma nota fiscal que possuía numeração, se ainda não houve a emissão de outras notas fiscais posteriores a NF excluída, sempre tenha o cuidado de verificar se o próximo número da série fiscal foi atualizado corretamente.
a) Acesse o menu superior “Fiscal > Cadastros > Séries de documentos fiscais”.
b) Na tela de séries de documentos fiscais, edite a série desejada, verifique e/ou altere o campo “Próximo número”. Para saber mais sobre séries de documentos fiscais, clique aqui.
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