O ERP MAXIPROD permite o controle da numeração de vários documentos, tais como Notas Fiscais (NFs), pedidos de venda e compra, propostas de venda e solicitações de compra. Contudo, é frequente que os usuários observem problemas na numeração, seja pela dificuldade em localizar registros específicos ou até mesmo por um registro ter sido excluído do sistema. Nesta seção, analisaremos alguns desses temas e orientaremos sobre como proceder em cada situação.
Esta página mostra:
- Problemas na numeração de pedidos, solicitações ou propostas
- Problemas na numeração de NFs / Não localizo uma NF autorizada pela Sefaz
- O que acontece quando um registro é excluído do sistema?
Problemas na numeração de pedidos, solicitações ou propostas
Quando enfrentamos problemas na sequência numérica desses registros, geralmente, é devido à dificuldade em localizar o registro na interface. Por outro lado, esses registros podem não aparecer por terem sido excluídos do sistema.
Para facilitar a identificação dos registros, recomendamos a utilização dos filtros disponíveis nas respectivas telas. Alguns dos filtros mais comuns incluem “Estado“, “Número” e “Cliente“. A seguir, mostraremos como usá-los.
Nesta apresentação, mostraremos o caso em que um usuário tem dificuldades para encontrar um pedido de venda pelo seu número.
1) Acesse o menu “Vendas > Pedidos de venda” (ou a tela onde o registro se encontra).
2) Já na tela, utilize o filtro “Estado” para encontrar os pedidos que estão no estado selecionado. Basta selecionar o estado e pressionar a tecla “Enter” no teclado.
3) Caso não se encontre o pedido pelo “Estado“, pode-se pesquisá-lo pelos filtros “Cliente” ou “Número“.
Importante:
- Há outros filtros de tela que podem auxiliar na pesquisa do registro. Para mais informações sobre filtros de tela, clique aqui.
Quando um registro é excluído, não é mais possível encontrá-lo no sistema. A exclusão implica na eliminação do registro, impedindo qualquer forma de rastreamento ou recuperação. Portanto, é crucial considerar cuidadosamente as implicações dessa ação, uma vez que a irreversibilidade da exclusão significa a perda da informação associada ao registro.
Problemas na numeração de NFs / Não localizo uma NF autorizada na Sefaz
Na emissão da Nota Fiscal (NF), o ERP MAXIPROD preenche automaticamente seu número, conforme a série fiscal selecionada. No entanto, há algumas situações que podem gerar lacunas na numeração, seja pelo número da NF já estar sendo utilizado, ou pela mesma ter sido emitida, autorizada pela Sefaz e, a seguir, excluída do sistema. Abaixo abordaremos estes tópicos:
O número já está sendo utilizado por outra NF
Comumente nos deparamos com situações em que o número de uma NF pesquisada já está em uso por outra NF. Se o número seguinte ao que foi pulado não foi utilizado (ou seja, se a NF do próximo número não foi emitida e autorizada pela Sefaz), é possível empregar esse número na próxima NF.
Nesse caso, é necessário excluir as NFs que estão utilizando a numeração e alterar o “Próximo número” no cadastro da série. Vejamos aqui como realizar isto.
1) Acesse o menu “Vendas > Notas Fiscais”.
2) Identifique a NF que está utilizando a numeração desejada e clique sobre o ícone “x vermelho” para excluí-la. Lembre do número que a NF está utilizando, para a configuração posterior.
Observação: caso a NF esteja no estado “Emitida”, mas não autorizada, é necessário desfazer sua emissão. Para mais informações sobre como desfazer a emissão de uma NF, clique aqui.
3) Após a exclusão, acesse o menu “Fiscal” > “Cadastros” > “Séries de notas fiscais”.
4) Depois, identifique a série utilizada na emissão da NF e clique no ícone “lápis laranja” para abrir sua edição.
5) A seguir, insira o número da NF excluída no campo “Próximo número” e clique no botão verde “Salvar“.
Observação: conforme mencionado no início deste tópico, para realizar esta operação, não devem existir notas registradas nos números seguintes da sequência. Caso já existam NFs registradas com os números seguintes da sequência informada, ao tentar emitir a NF, o sistema retornará uma mensagem de “Atenção” com botão “Ok“.
Erro ao gerar o número da nota fiscal. A nota nº *** já existe.
6) Desta forma, as próximas NFs emitidas utilizando a série configurada seguirão esta numeração.
Não localizo uma NF autorizada na Sefaz
Há situações em que o usuário emite uma NF, submete-a à Sefaz para autorização, e depois a emissão da NF é desfeita e o usuário a exclui do sistema, resultando na “falta” deste número.
Se a NF foi autorizada pela Sefaz e posteriormente excluída do sistema, ela pode ser reimportada. Para isso, é necessário o número da chave de acesso da NF-e autorizada:
1) Acesse o portal “Consultar NF-e” da Sefaz, insira a chave de acesso no campo “Chave de Acesso NF-e“, selecione a opção “Sou humano” e clique em “Continuar“.
2) Em seguida, clique em “Download do documento” para baixar o arquivo XML.
Importante:
- Para fazer o download do arquivo, é necessário ter um certificado digital configurado em sua máquina.
- O download das notas fiscais só será possível se o certificado em uso tiver permissão para fazer o download das notas do cliente. Se for exibida a mensagem “O CNPJ ou CPF do certificado não está autorizado a baixar o documento”, é necessário entrar em contato com a Receita Federal para realizar a habilitação.
3) Após o download do XML, acesse novamente o sistema em “Vendas” > “Notas fiscais”.
4) No menu “NF-e/NFC-e“, selecione a opção “Importar XML de NF-e/NFC-e emitida por outro aplicativo”.
5) Selecione o arquivo XML acessível do seu computador, através do botão cinza “Selecionar”, e clique no botão verde “Importar”.
6) A NF será importada pelo ERP MAXIPROD, em estado de “Digitação” e na situação atual da Sefaz.
7) Arraste o conteúdo da tela até o final e clique no botão verde “Emitir” para efetivar a emissão da NF, gerando também as movimentações de estoque e financeiras.
Observações:
- A configuração de movimentação de estoque e financeira é por padrão inicializada conforme a operação fiscal. Se a NF-e não deve gerar movimentações de estoque, clique aqui.
- Caso a NF não deva gerar títulos ou movimentações financeiras, clique aqui.
8) Deste modo, a NF será reimportada pelo sistema, no estado atual da Sefaz.
O que acontece quando um registro é excluído do sistema?
Ao remover um registro do sistema, a exclusão é permanente, não sendo possível sua recuperação, pois o registro é eliminado definitivamente do banco de dados. Em muitos casos, esta exclusão não é recomendada, pois pode resultar na perda de dados valiosos e comprometer a integridade do histórico do sistema.
Recomenda-se, portanto, uma avaliação cuidadosa antes de fazer exclusões, buscando alternativas como o arquivamento ou a inativação, que preservam o histórico e garantem a disponibilidade dos dados para possíveis necessidades futuras. Esta abordagem contribui para a manutenção da consistência e utilidade do banco de dados ao longo do tempo.
- Ao tentar excluir um registo, o sistema retorna uma caixa de confirmação “Excluir” com os botões “Sim” e “Não“, para confirmar se de fato o registro deve ser excluído definitivamente do sistema.
Tem certeza de que deseja excluir o/a *registo*?
- No caso de NFs emitidas e autorizadas pela Sefaz, o sistema irá retornar uma segunda mensagem de confirmação da exclusão.
A nota fiscal *** está com a situação “Autorizada”. Isso significa que a nota já foi validada em ambiente nacional.
A exclusão dessa nota não se refletirá na SEFAZ, resultará apenas na exclusão no MAXIPROD. Se você deseja cancelar esta NF-e, utilize a operação de cancelamento da nota.
Tem certeza que deseja prosseguir com a exclusão dessa nota fiscal?
ATENÇÃO: Essa ação é irreversível.
Em caso de dúvida, fale com nosso suporte.
Veja também:
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