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“Cadastro da empresa já existe”. O que fazer?

Se, ao tentar cadastrar uma empresa, o sistema exibe uma mensagem informando que já existe cadastro para aquele CNPJ e IE (Inscrição Estadual), isto significa que aquela empresa já foi cadastrada.

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Esta página mostra:

Explicando a validação

1) Ao cadastrar uma nova empresa, a primeira propriedade verificada pelo sistema é o “Apelido”. Se já existe outra empresa cadastrada com aquele apelido, retorna a seguinte mensagem:

“Já existe uma empresa com este apelido.”

2) Após verificar o apelido, o sistema verifica se existe outro cadastro com a mesma combinação de “CNPJ e IE”. Neste caso, o sistema retorna a seguinte mensagem:

As seguintes empresas possuem o mesmo CNPJ/CPF informado:

Apelido: {apelido da empresa já cadastrada}: {tipo de inscrição estadual da empresa já cadastrada}.

Obs: O Maxiprod permite cadastar mais de uma empresa com o mesmo CNPJ/CPF pois em alguns casos a mesma empresa pode ter inscrições estaduais diferentes na sua UF.

Obs2: Caso o seu objetivo seja cadastrar diferentes inscrições estaduais como substituto tributário, então sugerimos utilizar o menu Fiscal > Cadastros > Inscrições estaduais de substituto tributário.

Deseja continua mesmo assim?

3) Se o usuário clicar em “Sim”, uma segunda empresa é cadastrada com o mesmo CNPJ e IE, desde que o apelido não seja idêntico, como no exemplo abaixo.

4) No entanto, a duplicidade de cadastro de uma empresa pode gerar problemas no momento do faturamento, compras, contas a pagar ou a receber, etc. Recomenda-se verificar o cadastro já existente e confirmar se ambos cadastros se referem à mesma empresa.

Como localizar um cadastro já existente?

1) Acesse o menu superior “CRM” e escolha a opção que corresponde ao tipo de empresa que se deseja cadastrar (cliente, fornecedores, parceiros, etc.).

2) Na grade do cadastro de empresas, utilize o filtro “CNPJ/CPF” para localizar o cadastro da empresa:

a) Talvez seja importante marcar todas as opções do filtro “Tipo” (existem casos em que aquele CNPJ ou CPF se encontra cadastrado com um tipo de empresa diferente da que o usuário está tentando cadastrar, por exemplo, o usuário está tentando cadastrar o CNPJ/CPF como cliente, mas o cadastro já existe como fornecedor).

b) Pode ser necessário filtrar também por cadastros “Inativos” (existem casos em que o CNPJ/CPF foi cadastrado em algum momento, mas se encontra inativo).

3) Clique no ícone do lápis para editar a empresa existente e verifique se os dados cadastrais estão corretos. Se tiver dificuldades para encontrar o cadastro da empresa existente, clique aqui e saiba mais.

Como inativar um cadastro de empresa em duplicidade?

Ao identificar que determinada empresa foi cadastrada em duplicidade de maneira equivocada, o usuário pode excluir o cadastro desnecessário. Mas existem casos em que isso não é possível, por ambos os cadastros possuírem vínculos com outros registros no sistema, como pedidos, notas fiscais, contas a receber e a pagar, etc.

1) Para tentar excluir o cadastro descenessário, acesse por meio do menu superior “CRM”, a opção que corresponda ao tipo de empresa cadastrada indevidamente.

a) Na grade de empresas, localize o cadastro criado em duplicidade.

b) Clique no ícone do “x” da linha do cadastro que deseja excluir.

c) Se não for possível a exclusão do cadastro por existir vínculo com alguma entidade, será exibida uma mensagem similar a mostrada na imagem abaixo:

“A empresa {apelido da empresa} não pode ser apagada porque está sendo utilizada em documentos de compra ou venda. Entretanto, a empresa pode ser inativada, impossibilitando que seja utilizada em novos registros, lançamentos ou movimentações.”

2) Se não for possível excluir o cadastro duplicado, clique no ícone do lápis para editar. Na janela de edição, desmarque a opção “Ativa” e clique para “Salvar” as alterações.

Precisando de mais informações, fale com o suporte.

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