Lotes e rastreabilidade

Esta página mostra:

• O que é rastreabilidade?
• Quais formas de estocagem proporcionam rastreabilidade?
• Como cadastrar prefixo e sufixo de lotes?
• Como definir o prefixo e sufixo padrão do item?
• Como cadastrar lotes importando de Excel?
• Como informar o lote no XML de uma NF-e?
• Como informar o lote do fabricante/número de série de itens em estoque?
• Como alterar o lote do fabricante ou número de série?
• Como atribuir lote do fabricante/número de série importando de Excel?
• Como alterar a data de vencimento de um lote?
• Como registrar um lote com data de validade indeterminada?
• O que fazer quando o fornecedor envia o mesmo lote com datas de fabricação e vencimento diferentes?

Veja também:

• Como incluir os dados do lote na nota fiscal?

O que é rastreabilidade?

A rastreabilidade é o registro da história de um produto desde a origem dos seus insumos, visando o atendimento dos padrões de controle de qualidade. A rastreabilidade registra:

• para cada insumo, informações como o fabricante, o lote, suas datas de fabricação e validade. Estas informações são gravadas na tabela de lotes registrados.
• para cada operação, ou etapa da produção, informações sobre o equipamento e pessoas responsáveis, bem como boletins de inspeção.

Quais formas de estocagem proporcionam rastreabilidade?

A rastreabilidade pode ser ativada para qualquer item, selecionando-se a forma de estocagem por lote, ou por número de série no cadastro do item.

4 tabelas internas armazenam as informações de rastreabilidade:

• a tabela de lotes registrados armazena dados próprios de cada lote ou número de série produzido ou comprado. À tabela de lotes registrados associamos a identidade do fabricante, a data de validade, os boletins de inspeção, etc.
• a tabela de estoque indica o local no qual determinado material se encontra agora. Cada registro da tabela de estoque pode apontar para um registro da tabela de lotes registrados, mas vários registros da tabela de estoque podem apontar para o mesmo registro na tabela de lotes.m Cada porção do estoque pode pertencer a um lote.
• a tabela de movimentações identifica os insumos de cada produto, indicando o lote de cada insumo baixado do estoque para cada ordem de produção.
• a tabela de operações da OP registra as datas, os equipamentos e pessoas que participaram de cada operação, as paradas, inspeções e demais eventos.

Através dos ponteiros para a tabela de lotes registrados, cada movimentação transfere automaticamente as informações de rastreabilidade da sua origem para seu destino: ao receber a NF, os dados de cada item recebido são transferidos para o estoque, de lá para a NF de venda ou OP, etc.

Exemplo: a tela multinível de “Insumos (rastreabilidade) de item concluído” mostra a origem de cada insumo da OP n.º 5241 de uma Mesa.

Multinível realizado da OP n.º 5241, de 25 mesas, mostrando que:

• linha 2: os pés foram produzidos pela OP 5243
• linha 3: a madeira do pé foi recebida pela linha 1 da NF 665 do fornecedor ACP
• linha 4: a origem da caixa de papelão não é rastreável, pois esse item não é estocado por lote
• …

O lote interno de um lote registrado é a informação de origem deste lote registrado, ou seja, o prefixo do lote interno indica se a primeira vez que um material deste lote entrou no sistema foi por meio de um recebimento, OP, ou entrada manual. Também é possível cadastrar um lote registrado antes que o material entre em estoque. Neste caso, o lote registrado receberá um lote interno com o prefixo “MN”, de “entrada manual”.

A tabela de lotes registrados tem as seguintes propriedades (campos)  de rastreabilidade:

1. item: apontador para a tabela de itens
2. lote interno: atribuído pela própria empresa, com o prefixo OP (ordem de produção), MN (entrada manual) ou RX (NF recebida).
3. fabricante: apontador para a tabela de empresas
4. lote do fabricante ou número de série: atribuído pelo fabricante. Quando o item é fabricado pela própria empresa, é igual ao lote interno, ou seja, também terá o prefixo OP.
5. ordem de produção, se pertinente
6. datas de fabricação, validade e reanálise
7. observações

Quando uma quantidade de material é movimentada de uma para outra localização ou conta contábil, pode ser criado um novo registro de estoque, mas tanto o registro de origem como o de destino apontam para o mesmo registro da tabela de lotes registrados.  Desta forma, é possível saber “por onde andam” partes do material de um mesmo lote.

Como cadastrar prefixo e sufixo de lotes?

1) Acesse o menu superior “Itens > Cadastros > Prefixo e sufixo de lotes e números de série”.

2) Clique no botão verde “+ Novo” para cadastrar um novo prefixo e sufixo de lotes e números de série.

3) Na janela que será aberta, o usuário pode definir um prefixo, quantidade de dígitos numéricos, próximo sequencial, sufixo e ter uma prévia do “Próximo lote ou número de série”.

• Prefixo: valor inicial fixo dos lotes e números de série a serem criados.
• Dígitos numéricos: quantidade de dígitos numéricos que deve conter o lote ou número de série.
• Próximo sequencial: utilizado para prever o próximo lote ou número de série, conforme a quantidade de dígitos numéricos.
• Sufixo: valor final fixo dos lotes e números de série a serem criados.
• Próximo lote ou número de série: exibe uma prévia do próximo lote ou número de série daquele prefixo conforme os demais parâmetros.

4) Os campos “Prefixo” e “Sufixo” aceitam variáveis, que permitem combinar diferentes parâmetros na formação dos lotes e números de série, tornando o processo mais interativo. Veja a seguir as váriaveis aceitas:

• [[AA]] – Dois últimos dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 24.
• [[AAAA]] – Quatro dígitos do ano no momento da criação do lote. Ex: 2024.
• [[MM]] – Mês no momento da criação do lote. Ex: 04.
• [[DD]] – Dia no momento da criação do lote. Ex: 29.
• [[SS]] – Semana do ano no momento da criação do lote. Cálculo realizado de acordo com a ISO 8601. Ex: 18
• [[EMPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro da “Minha empresa”, disponível em “Roda dentada > Editar minha empresa > Seção ‘CPF/CNPJ e outros campos*¹’ > Campo ‘Sigla'”.
• [[PROC]] – Busca o caractere que se refere a procedência do item.
  • Fabricado: F
  • Comprado: C
  • Conjunto: J
  • Alternativo: A
  • Serviço / Manutenção: S
• [[EST]] – Busca a sigla que identifica se o item tem estocagem por lote ou número de série.
  • Lote: L
  • Número de série: NS
• [[GRPS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla do grupo” do cadastro do grupo do item, disponível em “Itens > Grupos > Seção ‘Outras configurações’ > Campo ‘Sigla do grupo'”.
• [[ITS]] – Busca o conteúdo do campo “Sigla” do cadastro do item, disponível em “Itens > Itens > Seção ‘Dados complementares’ > Campo ‘Sigla'”.
• [[OP]] – Busca o número da ordem de produção que originou o lote ou número de série.

Obs.: as variáveis, se informadas, devem ser acompanhadas dos colchetes duplos.

Como definir o prefixo e sufixo padrão do item?

1) Acesse o menu superior “Itens > Itens”.

2) Edite o cadastro do item e expanda a seção “Estocagem, inspeção, baixa e planejamento”.

3) Na seção “Estocagem, inspeção, baixa e planejamento”, se o campo “Estocagem por” estiver definido como “Lote do fabricante”, à direita será exibido o parâmetro “Utilizar prefixo e sufixo”, que se marcado, permite a seleção do prefixo e sufixo do lote.

4) Quando um novo lote do item é criado no sistema, o prefixo e sufixo definidos como padrão serão inicializados na formação daquele lote.

Como cadastrar lotes importando-os de Excel?

1) Pode-se cadastrar lotes do fabricante em massa, por importação de arquivo Excel. Para isso, acesse “Estoque > Lotes”.

2) Na tela de lotes, acesse o menu “Ações > Importar lotes de arquivo Excel”.

3) Na janela aberta, baixe a planilha-modelo para preenchimento, conforme explicado no ponto 1 da janela de importação.

Observação: é importante não alterar o nome da planilha e suas abas, para realizar a importação com sucesso. Para saber mais, clique aqui.

4) As colunas da planilha-modelo com asterisco no cabeçalho são de preenchimento obrigatório.

5) Uma vez preenchida a planilha, busque-a pelo botão “Selecionar arquivo” ou arraste o arquivo para o espaço à direita.

6) Ao selecionar a planilha, é aberta uma grade com as linhas vindas do Excel, onde o usuário pode conferir os dados que serão importados.

7) O usuário pode editar ou excluir linhas facilmente. Se optar por editar, é fácil alterar o valor de qualquer coluna daquela linha. Ao final pode “Salvar” as alterações ou desfazê-las.

8) Ao final clique em “Importar dados”. O sistema fará a importação, e mostrará uma mensagem com o “Resultado da importação”.

9) Após clicar em “Ok”, as linhas não importadas podem ser conferidas pela grade. O resultado ficará disponível na coluna “Resultado da importação”. Se necessário, corrija as linhas com erros e clique em “Importar dados” novamente.

10) Os lotes, após importação, ficam disponíveis para atribuição aos registros de estoque.

Como informar o lote no XML de uma NF-e?

1) Para incluir o lote registrado no XML de uma NF-e, marque a opção “Gerar o grupo “Detalhamento de produto sujeito a rastreabilidade” na NF-e”. Para isso, na tela de edição do item da NF, expanda a seção “Dados fiscais > Outros dados fiscais”:

2) Após emitida a NF-e, o detalhamento deste item incluirá o grupo <rastro> no XML:

Observação: também é possível parametrizar esta opção através da Operação Fiscal que inicializará todos os itens das NF-es na qual for utilizada. 

Como informar o lote do fabricante/número de série de itens em estoque?

Geralmente, o lote é atribuído durante o recebimento da NF. No entanto, quando a NF-e tem dezenas de itens associados a lotes, pode acabar sendo inviável preenchê-los diretamente na nota de entrada. Para permitir o recebimento de NF-es com itens estocados por lote, sem informá-lo, é necessária a permissão “NFR011 – Receber nota fiscal com item configurado com estocagem por lote do fabricante sem informar o lote (o lote deverá ser informado depois, no estoque)”. Para saber mais sobre perfis de acesso e permissões, clique aqui.

1) A atribuição do lote ao estoque somente é possível para itens com forma de estocagem por “Lote do fabricante” ou “Número de série”.

a) Para alterar a forma de estocagem do item, acesse o menu superior “Itens > Itens”, procure o item cuja forma de estocagem deseja alterar, e abra sua tela de edição (duplo-clique sobre a linha do item ou clique no ícone do lápis).

b) Na tela de edição do item, expanda a seção “Estocagem, inspeção, baixa e planejamento” e preencha o campo “Estocagem por” com uma das opções “Lote do fabricante” ou “Número de série”. Clique em “Salvar”.

2) Quando recebida a NF com itens estocados por lote do fabricante/número de série, sem informar o lote ou número de série, o registro de estoque terá coluna “Lote fab/Num série” em branco e com o sinalizador vermelho, e não pode ser movimentado.

Obs.: itens estocados por número de série entram no estoque com a qualidade “NI – Não inspecionado”.

3) Para informar o número de série/lote do fabricante manualmente, selecione o registro de estoque clicando sobre a sua linha de forma que fique na cor laranja, e acesse o menu “Ações > Informar números de série/lote do fabricante“.

Será aberta uma das seguintes janelas:

a) Para item estocado por “Lote do fabricante”:  o campo “Lote” tem duas opções “Selecionar lote existente” ou “Criar novo lote”. Quando o lote já existe na tabela de lotes registrados (“Estoque > Lotes registrados”), utilize a primeira opção e selecione o lote na tabela. Se o lote ainda não existe, opte por “criar novo lote” e preencha os dados necessários.

b) Para item estocado por “Número de série”: o campo “Criar/selecionar” tem duas opções “Criar número de série” ou “Selecionar números de série”. Quando o número de série já existe na tabela de lotes registrados (“Estoque > Lotes registrados”), utilize a segunda opção e selecione o número de série na tabela. Se o número de série ainda não existe, crie um novo número de série e preencha os dados necessários.

4) Após preencher os campos necessários (inclusive a quantidade de estoque selecionado ao qual deseja associar o lote do fabricante/número de série), clique em “Salvar”.

Como alterar lote do fabricante/número de série?

1) Na grade de estoque (“Estoque > Estoque”), selecione o registro de estoque cujo lote/número de série deseja alterar, e acesse o submenu “Ações > Alterar lote”.

2) Na janela aberta, preencha os campos necessários, criando o novo lote/número de série ou selecionando lote/número de série já cadastrado, e clique em “Salvar”.

Como atribuir lote do fabricante/número de série importando de Excel?

1) Acesse o menu superior “Estoque > Estoque”. Na tela de estoque, acesse “Ações > Atribuir lotes do fabricante, importando-os do Excel”. Apesar desta opção falar apenas em lote, são também importados os números de série.

2) Baixe a planilha modelo através da janela que será aberta (ponto 1) e preencha as colunas obrigatórias (identificadas por “*”), além do número da NF recebida, série da nota, posição do item na nota ou apenas o lote interno. Há outras colunas que podem ser preenchidas, tais como data de fabricação, vencimento e reanálise, observações.

Observação: é importante não alterar o nome da planilha e suas abas, para realizar a importação com sucesso. Para saber mais, clique aqui.

3) Após preencher e salvar os dados da planilha, importe-a através do botão cinza “Selecionar” da janela de importação e atribuição de lotes de Excel. Após selecionar o arquivo a ser importado (.xls ou .xlsx) na pasta local, clique no botão verde “Importar” para concluir o processo.

4) Ao final é apresentada uma mensagem com a quantidade de registros importados com sucesso da quantidade total, por exemplo: “10 registros de 15 importados com sucesso”. Após a importação é disponibilizado o download da planilha com o resultado da importação de cada item na coluna “Resultado da importação”.

Como alterar a data de vencimento de um lote?

1) Para alterar a data de vencimento de um lote, acesse “Estoque > Lotes”.

2) Clique no ícone do lápis ao lado do lote que deseja editar.

3) Altere o valor do campo “Data da vencimento” e clique no botão verde “Salvar”.

Como registrar um lote com data de validade indeterminada?

Às vezes é necessário cadastrar um lote sem data de validade ou com uma data indeterminada. No entanto, a opção “Requerer data de fabricação e data de validade ao criar/editar um lote registrado” pode estar ativada, impedindo o registro de lotes sem data de fabricação ou validade.

Neste caso, se não for possível desmarcar esta opção para permitir o registro de lotes sem data de validade, pode-se incluir uma data fictícia, como “01/01/2100“. Com essa data futura, o lote poderá ser cadastrado com data de validade consideravelmente distante, evitando seu vencimento.

1) Para isso, no cadastramento do lote, informe a data de fabricação real e insira a data fictícia em “Vencimento”.

2) A seguir, clique no botão verde “Salvar”, e o lote será registrado.

Que fazer quando o fornecedor envia o mesmo lote com datas de fabricação e vencimento diferentes?

Por padrão, um lote de um produto é uma quantidade produzida a partir dos mesmos lotes de insumos e operações. Ou seja, cada lote de produto/material deveria ter uma única data de fabricação e vencimento. Mas há situações em que o fabricante atribui o mesmo lote a quantidades fabricadas em datas diferentes, portanto com datas de vencimento diferentes.

1) No ERP MAXIPROD, não é permitido criar um segundo lote com os mesmos valores nos campos “item”, “fabricante”, “lote do fabricante/nº de série” de lote já cadastrado no sistema, mesmo que informada data de fabricação ou vencimento diferente. O sistema retorna a seguinte mensagem:

“Já existe um lote registrado com os mesmos valores nos campos: item, fabricante, lote do fabricante/nº de série e sublote.”

2) No entanto, há situações em que as empresas não controlam a data de fabricação e vencimento dos lotes, apenas se preocupam em manter o rastro da numeração/código do lote. Nestes casos, quando o usuário der entrada nas remessas seguintes do mesmo lote, ao invés de selecionar a opção “Criar novo lote”, deve optar por “Selecionar lote existente”, assim é possível informar o lote já cadastrado.

Quando o item é estocado por “Lote do fabricante”, cada entrada deste item para o mesmo lote do fabricante gera um diferente lotes internos.  Por exemplo: se o item (Cód.: ABC) entra hoje com a NF n.º 1 no lote do fabricante 0001, e amanhã chega uma nova nota com o mesmo item (Cód.: ABC) para o mesmo lote do fabricante 0001, o lote interno será outro, embora o lote do fabricante permaneça o mesmo.

3) Se o lote do fabricante é o mesmo, mas é necessário controlar as datas de fabricação e validade, considerando que são datas (fabricação/validade) diferentes para o mesmo lote, o usuário pode informar um sequencial após o lote do fabricante ao dar entrada no lote no estoque.

Exemplo:

a) No dia 01 do mês chega o lote 123 do item ABC, com data de fabricação 30/11/2022 e data de vencimento 30/11/2025. O usuário dá entrada normalmente criando o lote 123.

b) No dia 10 do mês chega nova remessa do lote 123 do item ABC, com data de fabricação 05/12/2022 e data de vencimento 05/12/2025. Para criar um novo lote, informando as datas de fabricação e vencimento desta nova remessa, é necessário adicionar algum sufixo, por exemplo, 123/1 e 123/2.

c) Deste modo, o usuário está identificando cada remessa do mesmo lote que entra no estoque, informando suas datas de fabricação e vencimento.

Se ficou alguma dúvida, fale com nosso suporte.

Veja também:

• Formas de estocagem
• Como incluir os dados do lote na nota fiscal?
• Como usar a estocagem por número de série?
• Estocagem dos produtos de notas fiscais recebidas
• Terceirização: como rastrear as remessas e retornos dos insumos usando lotes?
• “Ao importar o XML da NF de entrada, os dados do lote não foram inicializados.” Que fazer?
• Quais tags acessam os dados do lote baixado nos relatórios de OP?